Steuerfreie Geschenke

Eine Unternehmenslandschaft kann durch die Einführung steuerfreier Arbeitgeberzuschüsse zum Vorteil aller Beteiligten neu gestaltet werden. Durch die Gewährung solcher Zuschüsse, die als steuerfreie Geschenke deklariert werden können, öffnen sich Türen zur Verbesserung der Mitarbeitermotivation und Leistung. Dabei können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen von den steuerlichen Vorteilen profitieren. Da die Vergabe solcher Zuschüsse gesetzlich geregelt ist, bedarf es allerdings eines genauen Verständnisses der gesetzlichen Bestimmungen, um sie optimal zu nutzen. Es handelt sich hierbei also nicht nur um ein effektives Instrument zur Mitarbeiterbindung, sondern auch zur Optimierung der Unternehmensfinanzen. Zudem bieten diese Zuschüsse eine exzellente Möglichkeit, die regionale Wirtschaft zu stärken und Nachhaltigkeit zu fördern. In diesem Ratgeber werden wir tiefer in diese Themen eintauchen und beleuchten, was es bedeutet, steuerfreie Geschenke im betrieblichen Kontext zu implementieren.

Wie können Unternehmen Geschenke steuerfrei an Mitarbeiter und Geschäftspartner übergeben?

Unternehmen können Geschenke steuerfrei übergeben, indem sie spezifische Freigrenzen und Regelungen nutzen. Für Mitarbeiter*innen existieren zwei Hauptinstrumente: der monatliche Sachbezug bis 50 Euro und anlassbezogene Aufmerksamkeiten bis 60 Euro. Für Geschäftspartner*innen gilt seit 2024 eine erhöhte Grenze von 50 Euro netto pro Jahr.

Die korrekte Anwendung dieser Regelungen ermöglicht es, Wertschätzung auszudrücken und gleichzeitig die Steuerlast für das Unternehmen und die empfangende Person zu optimieren. Eine zentrale Voraussetzung ist, dass es sich um Sachzuwendungen handelt und diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. [eco-world Redaktion] Weil die gesetzlichen Vorgaben präzise sind, führt eine genaue Einhaltung der Wertgrenzen und Anlässe zur vollständigen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Eine sorgfältige Dokumentation aller Zuwendungen ist dabei für die steuerliche Anerkennung unerlässlich.

Welche grundlegenden Freigrenzen für Mitarbeitergeschenke existieren?

Für Mitarbeitergeschenke gibt es zwei wesentliche, voneinander unabhängige Freigrenzen. Zum einen können Arbeitgeber*innen monatlich steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro gewähren. Zum anderen sind Aufmerksamkeiten zu einem besonderen persönlichen Anlass bis zu 60 Euro brutto steuerfrei.

Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze ist in § 8 Abs. 2 S. 11 EStG geregelt und kann jeden Monat ohne spezifischen Anlass ausgeschöpft werden. [Guud GmbH] Wenn dieser Betrag auch nur um einen Cent überschritten wird, ist die gesamte Zuwendung für den jeweiligen Monat steuer- und sozialversicherungspflichtig. Diese Regelung gilt für Gutscheinkarten, Tankgutscheine oder andere Sachleistungen, die nicht in Bargeld umgetauscht werden können. Die Gewährung muss stets zusätzlich zum regulären Gehalt erfolgen.

Zusätzlich zur monatlichen 50-Euro-Grenze können Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen zu besonderen persönlichen Ereignissen eine Freude machen. Für Anlässe wie Geburtstage, Hochzeiten, Geburten eines Kindes oder ein Dienstjubiläum gilt eine Freigrenze von 60 Euro brutto pro Ereignis. [Finanztip Redaktion] Auch hier handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Die Anerkennung als persönliche Aufmerksamkeit setzt einen direkten Bezug zum privaten Lebensereignis der/des Mitarbeiter*in voraus.

Die Kombination beider Freigrenzen ist möglich. Wenn ein/e Mitarbeiter*in beispielsweise im Mai Geburtstag hat, kann die/der Arbeitgeber*in ein Geschenk im Wert von bis zu 60 Euro überreichen und zusätzlich den monatlichen Sachbezug von 50 Euro gewähren. In diesem Monat wären somit Zuwendungen im Gesamtwert von bis zu 110 Euro steuerfrei. [Finom Blog] Diese getrennte Anwendung schafft signifikante Spielräume für die Mitarbeitermotivation.

Was ist der Unterschied zwischen Sachbezügen und Aufmerksamkeiten?

Der wesentliche Unterschied liegt im Anlass und der Frequenz der Zuwendung. Sachbezüge bis 50 Euro sind anlassunabhängig und können monatlich gewährt werden, während Aufmerksamkeiten bis 60 Euro an ein konkretes persönliches Ereignis im Leben der/des Mitarbeiter*in gebunden sind und nur dann steuerfrei bleiben.

Sachbezüge dienen als regelmäßiger, steueroptimierter Gehaltsbestandteil. Sie erfordern keinen besonderen Grund und können beispielsweise in Form von wiederaufladbaren Gutscheinkarten für Supermärkte, Tankstellen oder Online-Shops ausgegeben werden. Wichtig ist, dass diese Gutscheine die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen und den Bezug von Waren oder Dienstleistungen ermöglichen, aber keine Barauszahlungsfunktion haben. Ihre Regelmäßigkeit macht sie zu einem planbaren Instrument der Mitarbeiterbindung.

Aufmerksamkeiten hingegen haben einen unregelmäßigen und persönlichen Charakter. Das Finanzamt erkennt nur bestimmte Ereignisse als "persönlichen Anlass" an. Dazu gehören Geburtstag, die Heirat, die Geburt eines Kindes oder ein Firmenjubiläum. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern gelten ausdrücklich nicht als persönlicher Anlass im steuerrechtlichen Sinne. [Haufe Online Redaktion] Ein Weihnachtsgeschenk kann daher nicht über die 60-Euro-Regelung abgedeckt werden, sondern muss, wenn es steuerfrei sein soll, im Rahmen der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze liegen.

Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale gegenüber und dient als Entscheidungshilfe für die korrekte steuerliche Einordnung von Mitarbeiterzuwendungen.

Wie werden Geschenke an Geschäftspartner steuerlich behandelt?

Geschenke an Geschäftspartner*innen, Kund*innen oder Lieferant*innen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn ihr Wert pro Person und Jahr die Freigrenze von 50 Euro netto nicht übersteigt. Diese neue Grenze gilt seit dem 1. Januar 2024 und löste die vorherige 35-Euro-Grenze ab, wie im Wachstumschancengesetz festgelegt wurde. [Handwerksblatt]

Damit ein Geschenk steuerlich absetzbar ist, muss es rein betrieblich veranlasst sein. Das bedeutet, es dient der Pflege von Geschäftsbeziehungen und es wird keine konkrete Gegenleistung erwartet. Die 50-Euro-Grenze bezieht sich auf den reinen Warenwert ohne Umsatzsteuer, sofern das schenkende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. [ValueApp Blog] Versand- oder Verpackungskosten werden in der Regel nicht in die Wertgrenze eingerechnet, solange sie separat ausgewiesen sind. [Handwerksblatt]

Eine Ausnahme von dieser Regelung stellen sogenannte Streuartikel dar. Dabei handelt es sich um geringwertige Werbeartikel wie Kugelschreiber, Kalender oder Schlüsselanhänger, deren Anschaffungskosten pro Stück 10 Euro netto nicht überschreiten. Solche Artikel können unbegrenzt und ohne gesonderte Aufzeichnungspflicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, da bei ihnen die Werbewirkung im Vordergrund steht. [Guud GmbH]

Was passiert, wenn die Freigrenzen überschritten werden?

Die Überschreitung einer Freigrenze führt dazu, dass der gesamte Betrag der Zuwendung steuer- und sozialversicherungspflichtig wird, nicht nur der übersteigende Anteil. Wenn ein Geschenk an eine/n Mitarbeiter*in zum Geburtstag beispielsweise 60,50 Euro kostet, müssen die vollen 60,50 Euro als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Da dies sowohl für das Unternehmen als auch für die empfangende Person nachteilig ist, bietet der Gesetzgeber eine alternative Lösung an: die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Diese Regelung ermöglicht es dem schenkenden Unternehmen, die anfallende Einkommensteuer für die/den Empfänger*in pauschal mit einem Steuersatz von 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer zu übernehmen. [Lexware Redaktion] Die Zuwendung bleibt dadurch für die/den Empfänger*in steuerfrei.

Die Pauschalversteuerung kann sowohl für Geschenke an Mitarbeiter*innen als auch an Geschäftspartner*innen angewendet werden, die die jeweiligen Freigrenzen überschreiten. Entscheidet sich ein Unternehmen für diese Option, muss es diese für alle im Wirtschaftsjahr getätigten Zuwendungen dieser Art einheitlich anwenden. Eine selektive Anwendung für einzelne Geschenke ist nicht zulässig. Die Obergrenze für die Pauschalierung liegt bei 10.000 Euro pro Empfänger*in und Jahr. [Gokonfetti Magazin]

Welche Rolle spielen Dokumentation und Nachweispflichten?

Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation ist die entscheidende Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung von Geschenken. Das Finanzamt muss bei einer Prüfung klar erkennen können, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden. Ohne saubere Belege wird die Steuerfreiheit oder Abzugsfähigkeit in der Regel aberkannt.

Für die korrekte Dokumentation müssen Unternehmen den Namen der/des Empfänger*in, den genauen Anlass (insbesondere bei Aufmerksamkeiten), das Datum der Zuwendung sowie den Wert des Geschenks (inkl. Beleg) festhalten. [eco-world Redaktion] Diese Aufzeichnungen sollten getrennt für jede/n Mitarbeiter*in und jede/n Geschäftspartner*in geführt werden, um die Einhaltung der monatlichen bzw. jährlichen Grenzen jederzeit nachweisen zu können.

Wenn-Dann-Szenario: Wenn die Buchhaltung beispielsweise ein Geschenk im Wert von 55 Euro für eine Mitarbeiterin verbucht, muss klar ersichtlich sein, ob es sich um eine Aufmerksamkeit zum Geburtstag handelt (dann steuerfrei) oder um einen anlasslosen Sachbezug (dann wäre die 50-Euro-Grenze überschritten und der Betrag steuerpflichtig). Fehlt der dokumentierte Anlass, wird das Finanzamt von der für das Unternehmen ungünstigeren Variante ausgehen. Daher ist eine proaktive und präzise Dokumentation ein zentraler Baustein zur Vermeidung von Steuernachzahlungen.

Häufige Fragen zu steuerfreien Geschenken

Sind Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter steuerfrei?

Ein Weihnachtsgeschenk ist nicht über die 60-Euro-Freigrenze für persönliche Anlässe steuerfrei, da Weihnachten ein allgemeiner Feiertag ist. Es kann jedoch im Rahmen der monatlichen 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze gewährt werden, sofern diese im entsprechenden Monat noch nicht durch andere Zuwendungen ausgeschöpft wurde.

Können auch Gutscheine als steuerfreie Geschenke genutzt werden?

Ja, Gutscheine sind eine beliebte Form des steuerfreien Sachbezugs. Sie müssen jedoch die Bedingung erfüllen, dass sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und eine Barauszahlung ausgeschlossen ist. Gutscheine, die diese Kriterien erfüllen, können sowohl für den 50-Euro-Sachbezug als auch für die 60-Euro-Aufmerksamkeit genutzt werden.

Wie oft darf die 60-Euro-Freigrenze pro Mitarbeiter und Jahr genutzt werden?

Die 60-Euro-Freigrenze ist anlassbezogen und kann für jedes anerkannte persönliche Ereignis (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) im Jahr genutzt werden. Es gibt keine gesetzliche Begrenzung der Anzahl der Anlässe pro Jahr, wenngleich einige Quellen eine Faustregel von bis zu drei Anlässen erwähnen. [Guud GmbH]

Muss der Arbeitnehmer die Geschenke in seiner Steuererklärung angeben?

Nein, wenn die Geschenke die jeweiligen Freigrenzen von 50 Euro (Sachbezug) oder 60 Euro (Aufmerksamkeit) einhalten und alle Voraussetzungen erfüllt sind, sind sie für die/den Arbeitnehmer*in steuer- und sozialversicherungsfrei. Eine Angabe in der Einkommensteuererklärung ist dann nicht erforderlich.

Was ist mit der Mitarbeiterprämie von bis zu 1.000 Euro?

Die steuerfreie Mitarbeiterprämie ist ein separates Instrument und kein Geschenk im klassischen Sinne. Arbeitgeber*innen können diese Prämie bis zu einer Höhe von 1.000 Euro im Jahr 2025 gewähren, sofern sie als freiwillige Zusatzleistung zum regulären Gehalt gezahlt wird und bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. [Bundesministerium der Finanzen]

1. Handwerksblatt, Redaktion. Neue Freigrenze: Geschenke an Geschäftsfreunde bis 50 Euro. Verfügbar unter: https://www.handwerksblatt.de
2. Finom Blog. Steuerfreie Mitarbeitergeschenke: Regeln für 2025. Verfügbar unter: https://finom.co
3. Finanztip Redaktion. Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse | Geschenke an Mitarbeiter. Verfügbar unter: https://www.finanztip.de
4. Medical Tribune. Wann sich der Fiskus für kostspielige Präsente (nicht) interessiert. Verfügbar unter: https://www.medical-tribune.de
5. Guud GmbH. Geschenkideen für Mitarbeiter steuerfrei und nachhaltig. Verfügbar unter: https://guud-benefits.com
6. Haufe Online Redaktion. Sachzuwendungen: Steuerliche Regeln für Geschenke an Mitarbeiter. Verfügbar unter: https://www.haufe.de
7. Franka Schneider, ValueApp Blog. Gesetzesänderung 2024: Erhöhung der Freigrenze für steuerfreie Geschenke von 35 EUR auf 50 EUR. Verfügbar unter: https://valueapp.de
8. eco-world Redaktion. Steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter. Verfügbar unter: https://www.eco-world.de
9. Lexware Redaktion. Geschenke: Was Sie steuerlich beachten sollten. Verfügbar unter: https://www.lexware.de
10. Gokonfetti Magazin. Kundengeschenke: Beliebte Geschenke an Geschäftsfreunde 2025. Verfügbar unter: https://gokonfetti.com
11. Bundesministerium der Finanzen (BMF). Zusammenfassende Informationen zu steuerlichen Regelungen, Stand 2025. Verfügbar unter: https://www.bundesfinanzministerium.de