Option 1: Die klassische Weihnachtsfeier als Rahmen für Geschenke

Die Betriebsveranstaltung, allen voran die Weihnachtsfeier, ist der wohl bekannteste Weg für steuerbegünstigte Zuwendungen. Die Regelungen hierzu sind seit Jahren stabil und gelten auch für 2025.

Der 110-Euro-Freibetrag: Was ist enthalten?

Für Betriebsveranstaltungen gewährt der Gesetzgeber einen Freibetrag von 110 Euro (brutto) pro teilnehmendem Mitarbeiter [1]. Dieser Betrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Es handelt sich hierbei um einen Freibetrag, nicht um eine Freigrenze. Das ist ein entscheidender Unterschied:
‍

Freibetrag vs. Freigrenze

• Freibetrag: Nur der Betrag, der den Freibetrag übersteigt, muss versteuert werden.
• Freigrenze: Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.
  ‍

In die 110 Euro fließen alle Kosten ein, die dem einzelnen Mitarbeiter direkt zugerechnet werden können. Dazu gehören:

• Speisen und Getränke
• Raummiete und Nebenkosten
• Musik, Künstler-Gagen oder Unterhaltungsprogramm
• Fahrtkosten (z.B. ein gecharterter Bus)
• Und eben auch Geschenke!

Rechenbeispiel: Geschenk innerhalb des Freibetrags

Ein Geschenk im Rahmen der Feier ist dann steuerfrei, wenn die Gesamtkosten pro Mitarbeiter den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen.

‍

‍
Ergebnis: Da die Gesamtkosten genau 110 Euro betragen, ist die gesamte Veranstaltung inklusive des Geschenks für den Mitarbeiter komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.

Was passiert bei Überschreitung des Freibetrags?

Angenommen, das Geschenk wäre teurer und die Gesamtkosten beliefen sich auf 140 Euro pro Kopf. In diesem Fall müssten nur die übersteigenden 30 Euro versteuert werden. Der Arbeitgeber hat hier die Möglichkeit, diese 30 Euro pauschal mit 25 % Lohnsteuer zu belegen. Das ist in der Regel günstiger als die individuelle Versteuerung durch den Mitarbeiter.

Wichtig: Eine sorgfältige Dokumentation ist unerlässlich! Führen Sie eine genaue Teilnehmerliste, um die Kosten pro Kopf exakt nachweisen zu können.

‍

Option 2: Der monatliche Sachbezug – Flexibilität nicht nur zu Weihnachten

Unabhängig von Betriebsfeiern können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern monatlich steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge gewähren. Diese Möglichkeit eignet sich hervorragend für ein flexibles Weihnachtsgeschenk.

‍

Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze

Seit 2022 liegt die monatliche Freigrenze für Sachbezüge bei 50 Euro [2]. Hierbei handelt es sich, wie der Name schon sagt, um eine Freigrenze. Wird dieser Betrag überschritten, wird der gesamte Betrag des Sachbezugs für diesen Monat steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Dieses Instrument kann perfekt für ein Weihnachtsgeschenk im Dezember genutzt werden, vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat in diesem Monat noch keine anderen Sachbezüge (wie z.B. einen Tankgutschein) erhalten.

‍

Deep Dive: Die Sachbezugskarte – Das moderne Weihnachtsgeschenk

Eine besonders attraktive und zeitgemäße Form des Sachbezugs ist die Sachbezugskarte. Dies ist eine wiederaufladbare Guthabenkarte (oft eine Prepaid-Kreditkarte), die der Arbeitgeber monatlich mit bis zu 50 Euro aufladen kann.

‍

Der Mitarbeiter kann dieses Guthaben dann flexibel bei einer Vielzahl von Akzeptanzpartnern einlösen. Doch Vorsicht: Seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2022 gelten hier strenge Regeln, die sogenannten ZAG-Kriterien (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz).

Damit eine Gutscheinkarte als Sachbezug und nicht als steuerpflichtige Geldleistung gilt, muss sie mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:

1. Begrenztes Netzwerk (Limited Network): Die Karte kann nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland eingesetzt werden (z.B. bestimmte Ladenketten oder regionale Einzelhändler einer Stadt).
2. Begrenzte Produktpalette (Limited Range): Die Karte berechtigt nur zum Bezug einer sehr begrenzten Auswahl an Waren oder Dienstleistungen (z.B. nur Kraftstoff, nur Bücher, usw.).

‍

Praxisbeispiel für ZAG-Konformität:

• Zulässig: Eine "Stadtgutschein" für alle teilnehmenden Geschäfte in Stadt oder Kreis; eine Sachbezugskarte beschränkt auf eine Region via PLZ-Gebiet definiert (wie die HERO Card von Regional Hero); ein Gutschein nur für ein Geschäft.
• Unzulässig: Ein allgemeiner Amazon-Gutschein (zu breites Sortiment); eine allgemeine Prepaid-Kreditkarte ohne regionale oder produktbezogene Einschränkung.

Für Weihnachten 2025 bedeutet das: Sie können die HERO Card Ihrer Mitarbeiter im Dezember mit 50 Euro aufladen. Diese können das Guthaben dann für ihre Weihnachtseinkäufe überall in der Region nutzen – ein hochflexibles und willkommenes Geschenk, das für beide Seiten völlig abgabenfrei bleibt.

‍

Option 3: Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG – Wenn es etwas mehr sein darf

Was aber, wenn Sie ein Geschenk machen möchten, das die genannten Freibeträge und Freigrenzen übersteigt? Für diesen Fall gibt es die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG [3].

Diese Regelung erlaubt es dem Arbeitgeber, die Steuer für das Geschenk zu übernehmen. Die Konditionen sind:

• Anwendbar auf Sachzuwendungen, die zusätzlich zum Lohn gewährt werden.
• Der Arbeitgeber versteuert den Wert des Geschenks (inkl. USt.) pauschal mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer).
• Der Höchstbetrag liegt bei 10.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr.

Wichtiger Nachteil: Während die Lohnsteuer für den Mitarbeiter entfällt, ist diese Art der Zuwendung sozialversicherungspflichtig. Es fallen also Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an.

Alle Optionen für 2025 im direkten Vergleich

Checkliste: Steuerfreie Weihnachtsgeschenke 2025

1. Strategie wählen: Entscheiden Sie, welchen Weg Sie gehen wollen. Kombinieren Sie eine Feier mit einem Geschenk oder nutzen Sie den Sachbezug?
2. Budgets prüfen: Kalkulieren Sie die Kosten exakt. Denken Sie bei der Feier an alle Posten und halten Sie die 50-Euro-Freigrenze beim Sachbezug strikt ein.
3. Sachbezugskarte prüfen: Wenn Sie Karten nutzen, lassen Sie sich vom Anbieter die ZAG-Konformität schriftlich bestätigen.
4. Dokumentation sicherstellen: Führen Sie bei der Weihnachtsfeier eine Teilnehmerliste. Heben Sie alle Belege und Rechnungen sorgfältig auf.
5. Zusätzlichkeit beachten: Alle steuerfreien Vorteile müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist hierfür nicht zulässig.

Fazit

Die Möglichkeiten, Mitarbeitern im Jahr 2025 eine steuerfreie Weihnachtsfreude zu bereiten, sind vielfältig und attraktiv. Während die Weihnachtsfeier der klassische Weg bleibt, um Geschenke im Wert von bis zu 110 Euro unterzubringen, hat sich die Sachbezugskarte als moderne, flexible und äußerst beliebte Alternative etabliert. Sie gibt den Mitarbeitern die Freiheit, sich ihre Wünsche selbst zu erfüllen, und bietet dem Unternehmen bei korrekter Anwendung volle Rechts- und Planungssicherheit.

Mit einer vorausschauenden Planung und sorgfältigen Dokumentation können Sie als Arbeitgeber nicht nur großzügig sein, sondern auch die steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen und so das Jahr mit einer positiven Geste der Wertschätzung abschließen.