Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale ist ein wichtiges Mittel für Unternehmen zur Förderung von Mitarbeiter:innenzufriedenheit und -bindung. Erfahre, wie die clevere Nutzung der Pendlerpauschale nicht nur steuerliche Vorteile bietet, sondern auch deine Attraktivität als Arbeitgeber:in steigert. 

Wie können Arbeitgeber die Pendlerpauschale zur Entlastung von Mitarbeitenden nutzen?

Die Pendlerpauschale, offiziell als Entfernungspauschale bezeichnet, stellt ein zentrales Instrument der deutschen Steuerpolitik dar, um die finanzielle Belastung von Arbeitnehmer*innen durch den täglichen Arbeitsweg zu mindern. Sie ermöglicht es, die Fahrtkosten als Werbungskosten pauschal von der Steuer abzusetzen, wodurch das zu versteuernde Einkommen sinkt. Für Arbeitgeber ist das Verständnis dieses Mechanismus entscheidend, da es die Grundlage für eine effektive Mitarbeiterberatung bildet und zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität beitragen kann. Indem Unternehmen ihre Belegschaft über die korrekte Anwendung und die potenziellen Einsparungen aufklären, leisten sie einen wertvollen Beitrag zur finanziellen Entlastung und fördern die Mitarbeiterbindung. Dies ist besonders relevant in Zeiten steigender Mobilitätskosten und wirtschaftlicher Unsicherheiten, in denen solche Unterstützungsleistungen an Bedeutung gewinnen.

Die pauschale Abgeltung gilt für die einfache Entfernung zwischen Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel. Im Jahr 2020 nutzten laut Daten des Statistischen Bundesamtes bereits 13,8 Millionen Beschäftigte diese steuerliche Vergünstigung. [Statistisches Bundesamt] Dies unterstreicht die enorme Reichweite und Bedeutung der Pauschale für die arbeitende Bevölkerung. Da die Regelung das zu versteuernde Einkommen reduziert, führt dies direkt zu einer niedrigeren Lohnsteuerlast für die Angestellten. Ein Unternehmen, das proaktiv über diese Möglichkeit informiert, positioniert sich als fürsorglicher und kompetenter Arbeitgeber. Diese Aufklärung kann im Rahmen von Mitarbeitergesprächen, internen Newslettern oder Informationsveranstaltungen erfolgen und zeigt den Mitarbeitenden, dass ihr finanzielles Wohlergehen dem Unternehmen am Herzen liegt. Es ist ein indirekter, aber wirkungsvoller Beitrag zur Nettolohnoptimierung aufseiten der Arbeitnehmer*innen.

Die rechtliche Grundlage für die Entfernungspauschale findet sich im Einkommensteuergesetz (§ 9 EStG). Diese gesetzliche Verankerung stellt sicher, dass es sich nicht um eine Subvention, sondern um die Anerkennung beruflich veranlasster Aufwendungen handelt. [Wikipedia] Wenn Arbeitgeber die Funktionsweise erläutern, helfen sie ihren Mitarbeitenden, ihre gesetzlichen Ansprüche voll auszuschöpfen. Dies kann insbesondere für Angestellte mit weiten Anfahrtswegen oder in ländlichen Regionen einen signifikanten finanziellen Unterschied machen. Laut statistischen Erhebungen nutzten in Landgemeinden 93 % der Pendler*innen das Auto, was die Relevanz der Pauschale in diesen Gebieten verdeutlicht. [Statistisches Bundesamt] Eine klare Kommunikation über die Berechnung und die Voraussetzungen schafft Vertrauen und demonstriert die soziale Verantwortung des Unternehmens, ohne dass dem Arbeitgeber direkte Kosten entstehen.

Was ist die Pendlerpauschale und wer hat Anspruch darauf?

Die Pendlerpauschale, oder Entfernungspauschale, ist eine steuerliche Regelung, die es Arbeitnehmer*innen erlaubt, ihre Fahrtkosten zur Arbeit pauschal als Werbungskosten geltend zu machen. Anspruchsberechtigt ist grundsätzlich jede*r Steuerpflichtige mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, der/die eine erste Tätigkeitsstätte aufsucht. Dies umfasst Angestellte, Beamt*innen, Richter*innen und Auszubildende.

Der Anspruch auf die Entfernungspauschale ist nicht an ein bestimmtes Verkehrsmittel gebunden. Das bedeutet, dass nicht nur Autofahrer*innen, sondern auch Nutzer*innen von öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrgemeinschaften, Fahrrädern und sogar Fußgänger*innen die Pauschale in ihrer Steuererklärung ansetzen können. Diese verkehrsmittelunabhängige Ausgestaltung soll eine steuerliche Gleichbehandlung aller Pendler*innen gewährleisten. Laut einer Analyse der Lohnsteuerhilfe Bayern wird oft fälschlicherweise angenommen, die Pauschale würde primär den Autoverkehr fördern; wissenschaftliche Untersuchungen zeigen jedoch, dass sie das Pendelverhalten kaum beeinflusst, da sie die tatsächlichen Kosten oft nicht deckt. [Lohnsteuerhilfe Bayern e.V.]

Eine zentrale Voraussetzung für den Abzug ist das Vorhandensein einer "ersten Tätigkeitsstätte". Dies ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der/die Arbeitnehmer*in dauerhaft zugeordnet ist. Wenn ein*e Mitarbeiter*in an mehreren Orten tätig ist, muss der Arbeitgeber festlegen, welche davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Für Fahrten zu anderen Einsatzorten gelten andere Regelungen, wie beispielsweise die Reisekostenpauschale. Die Entfernungspauschale kann nur für die Tage angesetzt werden, an denen die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wird. Tage im Homeoffice, im Urlaub oder Krankheitstage sind daher nicht anrechenbar.

Laut statistischen Daten machten im Jahr 2020 rund 43 % aller Steuerpflichtigen mit Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit die Pendlerpauschale geltend, was ihre weite Verbreitung unterstreicht. [Statistisches Bundesamt] Besonders stark vertreten waren dabei Personen mit einem Bruttojahreslohn zwischen 50.000 und unter 100.000 Euro, von denen 62 % die Pauschale nutzten. Dies zeigt, dass die Pauschale vor allem für die Mittelschicht eine wichtige steuerliche Entlastung darstellt und Arbeitgeber durch entsprechende Informationen eine breite Gruppe ihrer Belegschaft unterstützen können.

Wie wird die Entfernungspauschale korrekt berechnet?

Die Berechnung der Entfernungspauschale folgt einer klaren Staffelung: Für die ersten 20 Kilometer der einfachen Wegstrecke werden 30 Cent pro Kilometer angesetzt. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 38 Cent pro Kilometer. Diese Erhöhung wurde eingeführt, um die gestiegenen Mobilitätskosten, insbesondere durch den CO2-Preis, teilweise auszugleichen. [Redaktionsteam Finanztip Stiftung Warentest]

Zur Berechnung der absetzbaren Gesamtsumme wird die Anzahl der Arbeitstage, an denen die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wurde, mit der einfachen Entfernung und dem entsprechenden Kilometersatz multipliziert. Es zählt immer die kürzeste, verkehrsübliche Straßenverbindung, nicht die tatsächlich gefahrene Strecke. Eine längere, aber verkehrsgünstigere Route kann nur dann angesetzt werden, wenn sie regelmäßig genutzt wird und eine deutliche Zeitersparnis bringt. Die Anzahl der Arbeitstage wird üblicherweise auf Basis einer Fünf-Tage-Woche mit ca. 220-230 Tagen pro Jahr geschätzt, abzüglich Urlaubs- und Krankheitstagen.

Ein konkretes Rechenbeispiel verdeutlicht die steuerliche Entlastung: Ein*e Arbeitnehmer*in pendelt an 220 Tagen im Jahr eine einfache Strecke von 30 Kilometern zur Arbeit.

• Für die ersten 20 km gilt: 20 km * 0,30 €/km = 6,00 € pro Tag
• Für die weiteren 10 km gilt: 10 km * 0,38 €/km = 3,80 € pro Tag
• Gesamter täglicher Betrag: 6,00 € + 3,80 € = 9,80 €
• Jährlicher Abzugsbetrag: 9,80 €/Tag * 220 Tage = 2.156 €

Für eine einfache und transparente Darstellung der Berechnung für Mitarbeitende kann eine Tabelle hilfreich sein.

Welche Rolle spielt das Verkehrsmittel bei der Pendlerpauschale?

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich verkehrsmittelneutral konzipiert, was bedeutet, dass sie unabhängig davon gewährt wird, wie der Arbeitsweg zurückgelegt wird. Arbeitnehmer*innen können die Pauschale beanspruchen, egal ob sie mit dem eigenen Pkw, dem Motorrad, dem Fahrrad, öffentlichen Verkehrsmitteln oder sogar zu Fuß zur Arbeit kommen. [ADAC e.V.] Diese Regelung soll eine Ungleichbehandlung vermeiden.

Obwohl die Pauschale unabhängig vom Verkehrsmittel gilt, gibt es eine wichtige Obergrenze: Der als Entfernungspauschale abziehbare Betrag ist auf maximal 4.500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Diese Deckelung greift jedoch nicht, wenn der Arbeitsweg mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftfahrzeug (z. B. Pkw) zurückgelegt wird. In diesem Fall kann auch ein höherer Betrag als 4.500 Euro geltend gemacht werden, sofern er sich aus der Berechnung ergibt. Dies ist eine wichtige Information, die Arbeitgeber an ihre pendelnden Mitarbeitenden weitergeben können, um Missverständnisse zu vermeiden. [Wikipedia]

Für Nutzer*innen öffentlicher Verkehrsmittel gibt es eine Besonderheit. Sollten die tatsächlichen Kosten für die Fahrkarten (z. B. für Bus, Bahn, S-Bahn) höher sein als die errechnete Entfernungspauschale, können stattdessen diese höheren, tatsächlichen Kosten als Werbungskosten angesetzt werden. Auch hier gilt die Obergrenze von 4.500 Euro, es sei denn, ein Teil der Strecke wird mit dem Pkw zurückgelegt. Mitarbeitende sollten daher ihre Ticketkosten mit dem Pauschbetrag vergleichen und die für sie günstigere Variante wählen. Belege für die Fahrkarten müssen in diesem Fall aufbewahrt werden.

Statistiken zeigen, dass das Auto nach wie vor das dominanteste Verkehrsmittel für Pendler*innen ist. Laut Daten des Statistischen Bundesamtes nutzten 84 % der Pendler*innen, die die Pauschale geltend machten, zumindest teilweise das Auto für ihren Arbeitsweg. [Statistisches Bundesamt] Dies unterstreicht die hohe Relevanz der Pauschale für einen Großteil der Belegschaft. Arbeitgeber können durch gezielte Informationen über Alternativen wie das Jobticket oder die Vorteile von Fahrgemeinschaften, bei denen jede*r Mitfahrer*in die Pauschale für sich beanspruchen kann, einen Anreiz für nachhaltigere Mobilität setzen.

Warum ist die Pendlerpauschale gesellschaftlich und ökologisch umstritten?

Die Pendlerpauschale steht regelmäßig im Zentrum gesellschaftlicher und politischer Debatten, da sie mit ökologischen und sozialen Kritikpunkten konfrontiert wird. Kritiker*innen argumentieren, dass die Pauschale Fehlanreize setzt, indem sie lange Arbeitswege finanziell attraktiver macht und somit zur Zersiedelung und einem erhöhten Verkehrsaufkommen beiträgt. Insbesondere die unbegrenzte Absetzbarkeit für Autofahrer*innen wird als klimapolitisch kontraproduktiv angesehen. [Agora Verkehrswende]

Ein zentraler sozialer Kritikpunkt ist die Verteilungsgerechtigkeit. Da die Entfernungspauschale das zu versteuernde Einkommen mindert, profitieren Personen mit einem höheren Einkommen und einem höheren Grenzsteuersatz überproportional stark. Eine Studie des Progressiven Zentrums und der Universität Konstanz kam zu dem Ergebnis, dass die Pauschale die Einkommensungleichheit verstärkt. [Progressives Zentrum, Universität Konstanz] Geringverdiener*innen, die oft keine oder nur wenig Einkommensteuer zahlen, haben hingegen keinen oder nur einen sehr geringen Vorteil von der Regelung. Dies führt zu der Kritik, dass die Entlastung nicht dort ankommt, wo sie am dringendsten benötigt wird.

Befürworter*innen der Pauschale halten diesen Argumenten entgegen, dass es sich um eine notwendige steuerliche Anerkennung von beruflich bedingten Aufwendungen handelt. Die Lohnsteuerhilfe Bayern argumentiert, dass wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass die Pauschale das Pendelverhalten kaum beeinflusst, da sie die realen Kosten des Pendelns bei Weitem nicht deckt. [Lohnsteuerhilfe Bayern e.V.] Die Entscheidung für einen Wohn- oder Arbeitsort hänge von weitaus komplexeren Faktoren ab. Zudem sei die Pauschale wichtig, um die Mobilität von Fachkräften, insbesondere im ländlichen Raum, zu sichern und so die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu gewährleisten.

Die politische Debatte wird daher intensiv geführt. Vorschläge für eine Reform reichen von einer Umwandlung in eine einkommensunabhängige Mobilitätsprämie bis hin zu einer stärkeren ökologischen Ausrichtung. Das Bundesverfassungsgericht hat bereits 2008 geurteilt, dass eine umweltpolitische Lenkungswirkung bei der Ausgestaltung der Pauschale rechtlich zulässig wäre. [Vincenz Krieger, Wirtschaftsdienst] Für Arbeitgeber ist es wichtig, diese Diskussion zu kennen, um zukünftige gesetzliche Änderungen antizipieren und ihre Mitarbeitenden entsprechend informieren zu können.

Welche steuerlichen Alternativen oder Ergänzungen gibt es für Arbeitgeber?

Neben der passiven Information über die Pendlerpauschale können Arbeitgeber aktiv zur finanziellen Entlastung ihrer Mitarbeitenden beitragen, indem sie steuerbegünstigte Alternativen oder Ergänzungen anbieten. Diese Instrumente ermöglichen eine direkte und oft effizientere Unterstützung als die reine Minderung der Steuerlast durch die Entfernungspauschale und stärken gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und das Unternehmensimage.

Eine sehr populäre und wirksame Alternative ist der Zuschuss zum öffentlichen Personennahverkehr, oft in Form eines Jobtickets oder des Deutschlandtickets. Arbeitgeber können diese Tickets steuerfrei oder mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25 % bezuschussen. Dieser Zuschuss kommt direkt bei den Mitarbeitenden an, fördert die Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel und ist administrativ gut umsetzbar. Der Vorteil gegenüber der Pendlerpauschale liegt darin, dass der Zuschuss on top auf den Bruttolohn gezahlt wird und nicht mit den Werbungskosten verrechnet werden muss, sofern er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird.

Ein modernes und flexibles Instrument ist das Mobilitätsbudget. Hierbei stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden einen monatlichen Betrag zur Verfügung, den diese flexibel für verschiedene Mobilitätsformen nutzen können – sei es für den öffentlichen Nahverkehr, Carsharing, E-Scooter, Fahrradleasing oder sogar Tankgutscheine. Die steuerliche Behandlung hängt von der konkreten Nutzung ab, wobei viele Optionen (wie das ÖPNV-Ticket) steuerbegünstigt sind. Ein Mobilitätsbudget fördert die individuelle Wahlfreiheit und nachhaltige Mobilität und positioniert das Unternehmen als modernen und zukunftsorientierten Arbeitgeber.

Zusätzlich können Arbeitgeber den monatlichen steuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug von bis zu 50 Euro nutzen. Dieser kann in Form von Tank- oder Ladekarten, Gutscheinen für den öffentlichen Nahverkehr oder anderen Sachleistungen gewährt werden. Dieser Betrag kommt netto bei den Mitarbeitenden an und stellt eine direkte finanzielle Unterstützung dar. Im Gegensatz zur Pendlerpauschale, deren Wirkung vom individuellen Steuersatz abhängt, ist der Vorteil des Sachbezugs für alle Mitarbeitenden gleich hoch. Diese direkten Benefits werden oft als wertschätzender wahrgenommen und können die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber signifikant steigern.

Häufige Fragen zur Pendlerpauschale

Kann die Pendlerpauschale auch für Home-Office-Tage geltend gemacht werden?

Nein, die Entfernungspauschale kann ausschließlich für Tage geltend gemacht werden, an denen der/die Arbeitnehmer*in tatsächlich die erste Tätigkeitsstätte physisch aufsucht. Für Tage, die ausschließlich im Homeoffice verbracht werden, kann stattdessen die sogenannte Home-Office-Pauschale (6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr) angesetzt werden.

Was ist die maximale Höhe der Pendlerpauschale?

Grundsätzlich ist der Abzug der Entfernungspauschale auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Diese Deckelung gilt jedoch nicht, wenn der Arbeitsweg mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt wird. In diesem Fall kann der volle, errechnete Betrag abgesetzt werden.

Müssen Belege für die Fahrten aufbewahrt werden?

Da es sich um eine Pauschale handelt, müssen keine Einzelbelege für Tankquittungen oder Fahrkarten gesammelt werden, um die Höhe nachzuweisen. Das Finanzamt kann jedoch eine nachvollziehbare Aufstellung der Arbeitstage und eine plausible Begründung für die angesetzte Entfernung verlangen. Es wird daher empfohlen, eine einfache Liste der Arbeitstage zu führen.

Wie wirkt sich die Pendlerpauschale auf Geringverdiener aus?

Geringverdiener*innen, deren zu versteuerndes Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt und die somit keine Lohnsteuer zahlen, profitieren nicht von der Pendlerpauschale. Da die Pauschale nur die Steuerlast senkt, läuft sie bei ihnen ins Leere. Dies ist ein zentraler Punkt der sozialen Kritik an der Regelung. [Agora Verkehrswende]

Quellenverzeichnis

1. ADAC e.V. (April 2025). Entfernungspauschale – Pendlerpauschale berechnen. https://www.adac.de/rund-ums-fahrzeug/auto-kaufen-verkaufen/autokosten/entfernungspauschale/
2. Agora Verkehrswende (o. D.). Die Schwachstellen der Pendlerpauschale. https://www.agora-verkehrswende.de/veroeffentlichungen/die-schwachstellen-der-pendlerpauschale
3. Krieger, Vincenz (2022). Entfernungspauschale nicht anheben, sondern reformieren!. Wirtschaftsdienst – Zeitschrift für Wirtschaftspolitik. https://www.wirtschaftsdienst.eu/inhalt/jahr/2022/heft/8/beitrag/entfernungspauschale-nicht-anheben-sondern-reformieren.html
4. Lohnsteuerhilfe Bayern e.V. (April 2025). Die Pendlerpauschale ist nicht klimaschädlich. https://www.lohi.de/steuertipps/aktuell/article/die-pendlerpauschale-ist-nicht-klimaschaedlich.html
5. Progressives Zentrum & Universität Konstanz (Februar 2023). Studie: Deutsche halten Pendlerpauschale für ökologisch und gerecht. https://www.progressives-zentrum.org/wp-content/uploads/2023/03/Pressemitteilung_Uni_Konstanz_Pendlerpauschale_240223-2.pdf
6. Redaktionsteam Finanztip Stiftung Warentest (Juli 2025). Pendlerpauschale: Fahrtkosten mit Entfernungspauschale absetzen. https://www.finanztip.de/entfernungspauschale/
7. Statistisches Bundesamt (Destatis) (März 2025). Fast 14 Millionen Beschäftigte nutzen umstrittene Pendlerpauschale. Veröffentlicht in: Die Zeit. https://www.zeit.de/politik/deutschland/2025-03/pendlerpauschale-deutschland-koalitionsverhandlungen-einkommen
8. Wikipedia-Autoren (laufend aktualisiert). Entfernungspauschale. Wikipedia. https://de.wikipedia.org/wiki/Entfernungspauschale