Tankgutschein

Kraftstoff ist für viele Arbeitnehmer:innen ein bedeutender Kostenfaktor. Daher kann ein Tankgutschein als Arbeitgeberleistung nicht nur erhebliche finanzielle Vorteile bieten, sondern auch als Instrument zur Motivation und Bindung der Mitarbeiter:innen dienen. Darüber hinaus stärkt dieses gezielte Zusatzangebot die lokale Wirtschaft und trägt zu einer nachhaltigen Unternehmensführung bei. Doch wie wählen Unternehmen den passenden Anbieter für Tankkarten aus und welche Praxisbeispiele zeigen den Erfolg dieser Art von Mitarbeiterbenefits? Mit dem aufkommenden Trend der Elektromobilität werden sich auch die Rahmenbedingungen und Nutzungsmöglichkeiten von Tankgutscheinen verändern. In diesem Ratgeber werden wir all diesen Fragen auf den Grund gehen und die steuerlichen Vorteile sowie die zunehmende strategische Bedeutung von Tankgutscheinen in der heutigen Unternehmenswelt beleuchten.

Wie kann ein Tankgutschein als Mitarbeiter-Benefit effektiv eingesetzt werden?

Ein Tankgutschein ist ein steuerlich begünstigter Sachbezug, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt gewähren können. Durch die Nutzung der monatlichen Freigrenze von 50 Euro lässt sich die finanzielle Belastung der Angestellten bei den Mobilitätskosten direkt senken, während das Unternehmen von einer gestärkten Mitarbeiterbindung und erhöhter Arbeitgeberattraktivität profitiert.

Welche steuerlichen Vorteile bietet der Tankgutschein für Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen?

Die Hauptattraktivität von Tankgutscheinen liegt in den signifikanten steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorteilen für beide Seiten. Für Mitarbeitende bedeutet ein Tankgutschein im Wert von bis zu 50 Euro pro Monat einen direkten, unbelasteten Nettozufluss, da auf diesen Betrag weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Weil der Betrag brutto für netto ankommt, ist der finanzielle Vorteil für den/die Arbeitnehmer*in deutlich höher als bei einer Bruttogehaltserhöhung in gleicher Höhe.

Arbeitgeber profitieren ebenfalls, da für den gewährten Sachbezug keine Lohnnebenkosten wie Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung anfallen. Dies macht den Tankgutschein zu einem kosteneffizienten Instrument der Gehaltsgestaltung. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet § 8 Abs. 2 S. 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG), welcher Sachbezüge bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro von der Besteuerung ausnimmt. Die Einführung solcher Gutscheine kann die Gesamtkosten für Personalzusatzleistungen somit spürbar senken und gleichzeitig die Kaufkraft der Belegschaft stärken. [Bundesministerium für Arbeit und Soziales]

Entscheidend für die Steuerfreiheit ist die rechtliche Einstufung als Sachbezug und nicht als Barlohn. Ein Sachbezug liegt vor, wenn der/die Arbeitnehmer*in einen Anspruch auf eine Sache oder Dienstleistung hat, nicht aber auf eine Barauszahlung. Laut Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist es unerheblich, ob der Gutschein einen konkreten Euro-Betrag ausweist, solange er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen – in diesem Fall Kraftstoff – berechtigt. Damit wird sichergestellt, dass der Vorteil zweckgebunden bleibt und nicht dem regulären Gehalt gleichgestellt wird. [Constanze Elter]

Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Tankgutscheinen?

Damit ein Tankgutschein steuer- und sozialabgabenfrei bleibt, müssen mehrere rechtliche Bedingungen strikt eingehalten werden. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass der Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung, bei der ein Teil des Bruttogehalts in einen Sachbezug umgewandelt wird, ist unzulässig und führt zur vollen Steuer- und Abgabenpflicht.

Seit 2022 müssen Gutscheine zudem die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) für eine Steuerbefreiung erfüllen. Dies bedeutet, dass sie nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen (z. B. eine bestimmte Tankstellenkette oder ein regionales Netzwerk) oder für eine sehr begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette (z. B. ausschließlich Kraftstoffe) berechtigen dürfen. Diese Regelung soll eine zu große Nähe zu allgemeinem Bargeld verhindern. [Vesting Steuerbüro]

Eine weitere kritische Bedingung ist die Einhaltung der monatlichen Freigrenze von 50 Euro. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wenn der Wert aller gewährten Sachbezüge in einem Kalendermonat diese Grenze auch nur um einen Cent übersteigt, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Ansparen oder Übertragen von nicht genutzten Beträgen in den Folgemonat ist daher nicht möglich. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einhaltung dieser Grenze im Lohnkonto jedes Mitarbeitenden sorgfältig zu dokumentieren, um bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung rechtssicher aufgestellt zu sein. Eine reine Kostenerstattung gegen Vorlage eines Tankbelegs durch den/die Mitarbeiter*in gilt nicht als Sachbezug, sondern als steuerpflichtiger Barlohn.

Welche Arten von Tankgutscheinen gibt es und welche passt zu welchem Unternehmen?

Unternehmen können zwischen verschiedenen Formen von Tankgutscheinen wählen, die sich in Administration, Flexibilität und Akzeptanz unterscheiden. Die richtige Wahl hängt von der Unternehmensgröße, der regionalen Verteilung der Mitarbeitenden und dem gewünschten Verwaltungsaufwand ab. Eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile ist entscheidend für den Erfolg des Benefits.

Die klassische Variante ist der Papiergutschein einer bestimmten Tankstellenmarke. Er ist einfach in der Konzeption, verursacht aber einen hohen administrativen Aufwand bei der monatlichen Beschaffung und Verteilung. Zudem ist er bei Verlust nicht ersetzbar. Eine Alternative sind wiederaufladbare Prepaid-Tankkarten, die oft markengebunden sind. Sie reduzieren den monatlichen Aufwand, schränken die Mitarbeitenden aber auf ein bestimmtes Tankstellennetz ein. Dies kann für Angestellte in ländlichen Gebieten mit geringer Tankstellendichte unpraktisch sein. Laut Branchenanalysen ist die Dichte der Tankstellennetze sehr unterschiedlich, was die Attraktivität markengebundener Karten beeinflusst. [bft Bundesverband Freier Tankstellen e.V.]

Moderne digitale Lösungen bieten die höchste Flexibilität. Dabei handelt es sich oft um Prepaid-Kreditkarten (z. B. Visa oder Mastercard), die per App verwaltet werden. Der Arbeitgeber lädt monatlich den gewünschten Betrag auf, und die Karte kann an jeder Tankstelle mit entsprechender Akzeptanz eingesetzt werden. Diese Systeme vereinfachen die Verwaltung erheblich, bieten eine transparente Nachverfolgung und sind für die Mitarbeitenden sehr komfortabel. Weil sie die Administration zentralisieren und automatisieren, sind sie besonders für mittlere und größere Unternehmen eine effiziente Option.

Wie wird ein Tankgutschein-System im Unternehmen korrekt eingeführt und verwaltet?

Die Einführung eines Tankgutschein-Systems erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um rechtliche Konformität und eine hohe Akzeptanz bei der Belegschaft sicherzustellen. Ein durchdachter Implementierungsprozess stellt sicher, dass der Benefit seinen Zweck als Motivationsinstrument erfüllt und der administrative Aufwand für die Personalabteilung beherrschbar bleibt.

Der Prozess beginnt mit einer Bedarfsanalyse und der Auswahl des passenden Modells. Anschließend müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dies geschieht typischerweise über einen Zusatz zum Arbeitsvertrag oder, in größeren Unternehmen, über eine Betriebsvereinbarung. Darin werden die Bedingungen, wie die Höhe des Gutscheins und die Regelung, dass es sich um eine freiwillige, jederzeit widerrufbare Leistung handelt, klar definiert. Eine transparente Kommunikation ist der nächste entscheidende Schritt. Den Mitarbeitenden müssen die Vorteile und die genauen Nutzungsbedingungen des Systems verständlich erklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Schritt 1: Bedarf und Anbieter evaluieren: Zunächst wird analysiert, welche Gutscheinart (Papier, Karte, digital) am besten zur Unternehmensstruktur und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt. Anschließend werden verschiedene Anbieter verglichen.
• Schritt 2: Rechtlichen Rahmen schaffen: Die Gewährung des Tankgutscheins wird durch eine Ergänzung im Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung rechtlich verankert. Wichtig ist der Hinweis auf die Freiwilligkeit und den Zusatz zum Gehalt.
• Schritt 3: Interne Prozesse definieren: Der Prozess für die monatliche Gutscheinausgabe oder Aufladung der Karten wird festgelegt und in die Lohnbuchhaltung integriert. Die korrekte Erfassung als steuerfreier Sachbezug muss sichergestellt werden.
• Schritt 4: Mitarbeitende informieren: Eine klare und verständliche Kommunikation über den neuen Benefit, seine Vorteile und die Handhabung ist essenziell für die Akzeptanz.
• Schritt 5: Regelmäßige Kontrolle: Die Personalabteilung sollte regelmäßig prüfen, ob die 50-Euro-Freigrenze bei allen Mitarbeitenden eingehalten wird, insbesondere wenn weitere Sachbezüge gewährt werden.

Welchen Beitrag leisten Tankgutscheine zur Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität?

Tankgutscheine sind ein hochwirksames Instrument zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Da sie eine direkte finanzielle Entlastung bei alltäglichen Ausgaben bieten, wird dieser Vorteil von der Belegschaft als besonders wertschätzend und praxisnah wahrgenommen. Insbesondere in Zeiten schwankender oder hoher Kraftstoffpreise ist die Wirkung spürbar und unmittelbar. [Statista]

Im "War for Talents" verschaffen sich Unternehmen mit einem attraktiven Paket an Zusatzleistungen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Ein Tankgutschein ist ein moderner Benefit, der die Mobilitätsbedürfnisse vieler Arbeitnehmer*innen direkt adressiert, insbesondere die von Pendlern. Da der Staat solche Sachbezüge fördert, signalisiert ein Unternehmen damit auch soziale Verantwortung und modernes Management. Analysen des Umweltbundesamtes zeigen, dass steuerliche Instrumente im Verkehrsbereich erhebliche soziale Verteilungswirkungen haben, weshalb solche gezielten Entlastungen positiv wahrgenommen werden. [Umweltbundesamt]

Der psychologische Effekt eines Netto-Vorteils ist nicht zu unterschätzen. Eine Bruttogehaltserhöhung von 50 Euro führt je nach Steuerklasse oft nur zu einem Nettozuwachs von rund 25 bis 30 Euro. Ein Tankgutschein im Wert von 50 Euro kommt hingegen vollständig beim Mitarbeitenden an. Diese 1:1-Wirkung macht den Benefit greifbarer und emotional wirksamer als eine abstrakte Gehaltsanpassung. Wenn Mitarbeitende jeden Monat beim Tanken eine direkte Ersparnis erleben, wird die positive Verbindung zum Arbeitgeber kontinuierlich verstärkt, was die Loyalität und Motivation nachhaltig fördert.

Häufige Fragen zum Tankgutschein

Kann der monatliche Betrag für den Tankgutschein angespart werden?

Nein, ein Ansparen des monatlichen Betrags ist nicht möglich. Die 50-Euro-Grenze ist eine monatliche Freigrenze, kein Jahresfreibetrag. Nicht genutztes Guthaben eines Monats verfällt und kann nicht in den Folgemonat übertragen werden, da sonst die monatliche Grenze überschritten würde.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter in einem Monat den Gutschein nicht nutzt?

Wenn ein Tankgutschein in einem Kalendermonat nicht eingelöst oder genutzt wird, verfällt dieser Anspruch für den betreffenden Monat. Eine nachträgliche Auszahlung oder Übertragung ist steuerrechtlich nicht zulässig, da dies dem Prinzip des monatlichen Zuflusses von Sachbezügen widerspricht.

Dürfen auch Minijobber oder Teilzeitkräfte einen Tankgutschein erhalten?

Ja, Tankgutscheine können allen Arbeitnehmer*innen gewährt werden, unabhängig von der Art ihres Anstellungsverhältnisses. Das schließt Minijobber, Teilzeitkräfte, Werkstudenten und Auszubildende mit ein. Die steuerlichen Regelungen und die 50-Euro-Freigrenze gelten für alle Mitarbeitenden gleichermaßen.

Ist ein Tankgutschein eine Form der Gehaltsumwandlung?

Nein, ein steuerfreier Tankgutschein darf keine Gehaltsumwandlung sein. Er muss zwingend zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Würde ein Teil des bestehenden Gehalts in einen Gutschein umgewandelt, wäre dieser voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Quellenverzeichnis

1. Elter, Constanze. Tankgutschein statt Gehaltserhöhung. Whitepaper, basierend auf Urteilen des Bundesfinanzhofs. Verfügbar unter: https://www.constanze-elter.de/wp-content/uploads/2016/11/Whitepaper_Tankgutschein.pdf
2. Vesting, Steuerbüro. (2024). Gutscheine wie geht es richtig?. Dental Wirtschaft, 2/2024. Verfügbar unter: https://vesting-stb.de/wp-content/uploads/2024/04/ausgabe-dental-wirtschaft-2-2024-gutscheine-wie-geht-es-richtig.pdf
3. Bundesministerium für Arbeit und Soziales. (2024). Veröffentlichung zu Sachbezugswerten 2025. Zitiert über HRworks. Verfügbar unter: https://www.hrworks.de/news/sachbezugswerte-2025-alle-werte/
4. Statista. (2024). Tagesdurchschnittspreise von Kraftstoffen in Deutschland. Verfügbar unter: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1299261/umfrage/tagesdurchschnittspreise-von-kraftstoffen-in-deutschland/
5. Umweltbundesamt (UBA). (2024). Verteilungswirkungen einer Verkehrswende. UBA-Texte 134/2024. Verfügbar unter: https://www.umweltbundesamt.de/sites/default/files/medien/11850/publikationen/134_2024_texte_verteilungswirkungen_verkehrswende.pdf
6. bft Bundesverband Freier Tankstellen e.V. (2020). Branchenstudie Tankstellenmarkt Deutschland 2019/2020. Verfügbar unter: https://www.bft.de/download_file/force/291/388