Gutscheinsystem

In der heutigen Geschäftswelt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach innovativen Strategien, um ihre Mitarbeiter:innen zu motivieren und gleichzeitig das Wachstum der lokalen Wirtschaft zu unterstützen. Eine solche Strategie ist die Einführung eines regionalen Gutscheinsystems. Diese Systeme bieten steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse, fördern die Wertschöpfung, schaffen Mitarbeiterbindung und stärken zugleich die Relevanz des lokalen Gewerbes. Von der Möglichkeit Mitarbeiter:innen zu belohnen bis hin zur Verbesserung des Kundenservices bieten diese Systeme eine Reihe von Vorteilen. Doch um die potenzielle Vielfalt von Gutscheinsystemen voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, eine strategische Vorgehensweise zu verfolgen. In diesem Ratgeber werden wir uns mit den wichtigsten Aspekten rund um Gutscheinsysteme auseinandersetzen: von ihren Grundlagen und dem damit verbundenen steuerlichen Nutzen, über richtige Implementierungsstrategien, bis hin zu den Auswirkungen auf die lokale Wirtschaft.

Wie kann ein Gutscheinsystem die Mitarbeiterbindung und Steuereffizienz im Unternehmen steigern?

Ein Gutscheinsystem ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiter*innen steueroptimierte Zusatzleistungen anzubieten. Durch die Nutzung von Sachbezugsfreigrenzen können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer*innen Sozialabgaben und Steuern sparen. Dies führt zu einer höheren Netto-Vergütung für die Belegschaft und steigert die Arbeitgeberattraktivität sowie die Mitarbeitermotivation.

Was genau ist ein Gutscheinsystem und wie funktioniert es im Unternehmenskontext?

Ein Gutscheinsystem im Unternehmenskontext ist eine Methode, um Mitarbeiter*innen Sachbezüge zukommen zu lassen, die bis zu einer bestimmten Freigrenze steuer- und sozialabgabenfrei sind. Statt einer direkten Gehaltserhöhung erhalten die Angestellten Gutscheine, die sie bei ausgewählten Partnern wie Supermärkten, Tankstellen oder Online-Shops einlösen können. Dieses Vorgehen basiert auf den gesetzlichen Regelungen für Sachbezüge, welche eine Alternative zur herkömmlichen Barvergütung darstellen.

Die Funktionsweise ist dabei systematisch aufgebaut. Das Unternehmen erwirbt Gutscheinkarten oder digitale Gutscheincodes und verteilt diese an die Belegschaft. Da diese Zuwendungen nicht als direkter Lohn gelten, sondern als Sachleistung, fallen unter Einhaltung der Freigrenze von aktuell 50 Euro pro Monat keine Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge an. Dieser Mechanismus macht das System für beide Seiten finanziell attraktiv. Studien zeigen, dass gut durchdachte Gutscheinsysteme die Kunden- bzw. Mitarbeiterbindung stärken können, da sie einen wahrnehmbaren Mehrwert schaffen, der über das reine Gehalt hinausgeht [Neben].

Moderne Systeme sind oft digitalisiert und werden über eine Plattform oder App verwaltet. Mitarbeiter*innen können dort ihr Guthaben einsehen und sich für verschiedene Akzeptanzpartner entscheiden. Dieser Trend zur Digitalisierung von Gutscheinen wurde durch die Pandemie verstärkt und entspricht insbesondere den Erwartungen jüngerer Zielgruppen [Ingenico Marketing Solutions]. Die Flexibilität und die Wahlfreiheit, die solche Systeme bieten, sind entscheidend für ihre Akzeptanz und Wirksamkeit im Unternehmen.

Welche steuerlichen Vorteile bieten Gutscheine für Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen?

Gutscheine als Sachbezug bieten signifikante steuerliche Vorteile, da sie bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro pro Mitarbeiter*in komplett steuer- und sozialabgabenfrei sind. Dies bedeutet, dass der Wert des Gutscheins brutto für netto bei den Angestellten ankommt, was bei einer regulären Gehaltserhöhung nicht der Fall wäre. Dadurch erhöht sich die Kaufkraft der Mitarbeiter*innen effektiv.

Für Arbeitgeber resultiert daraus ebenfalls eine finanzielle Entlastung. Da auf den Wert des Gutscheins keine Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung anfallen, reduzieren sich die Lohnnebenkosten. Wenn-Dann-Szenarien verdeutlichen dies: Wenn ein Unternehmen 100 Mitarbeiter*innen einen monatlichen 50-Euro-Gutschein gewährt, spart es im Vergleich zu einer Bruttogehaltserhöhung in gleicher Höhe jährlich mehrere tausend Euro an Sozialversicherungsbeiträgen. Diese Ersparnis kann reinvestiert oder zur Finanzierung weiterer Benefits genutzt werden.

Zusätzlich zu der monatlichen 50-Euro-Freigrenze gibt es die Möglichkeit, für besondere persönliche Anlässe wie Geburtstage oder Jubiläen steuerfreie Sachzuwendungen von bis zu 60 Euro zu gewähren. Solche Gutscheine werden als Aufmerksamkeiten gewertet und können die Mitarbeiterwertschätzung zusätzlich unterstreichen. Die Nutzung dieser steuerlichen Instrumente erlaubt eine gezielte Steuerung des Konsums und kann zur Deckung spezifischer Bedarfe der Belegschaft eingesetzt werden [Institut der deutschen Wirtschaft].

Wie wird ein Gutscheinsystem erfolgreich im Unternehmen implementiert?

Die erfolgreiche Implementierung eines Gutscheinsystems erfordert eine strukturierte Planung und klare Kommunikation. Zunächst müssen die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen geprüft werden, um die Konformität, insbesondere mit den Vorgaben des § 8 Abs. 2 EStG, sicherzustellen. Darauf aufbauend wird eine passende Systemlösung ausgewählt, die den Bedürfnissen des Unternehmens und der Belegschaft entspricht.

Eine schrittweise Einführung hat sich in der Praxis bewährt:

• 1. Bedarfsanalyse: Zuerst sollte ermittelt werden, welche Art von Gutscheinen für die Mitarbeiter*innen den größten Nutzen stiftet. Eine Umfrage kann hier wertvolle Einblicke liefern, ob der Fokus auf Supermärkten, Tankstellen, lokalen Einzelhändlern oder Online-Shops liegen sollte.
• 2. Anbieterauswahl: Anschließend werden verschiedene Anbieter von Gutscheinsystemen verglichen. Wichtige Kriterien sind hierbei die Kosten, die Benutzerfreundlichkeit der Verwaltungsplattform, die Vielfalt der Akzeptanzstellen und der administrative Aufwand.
• 3. Rechtliche Prüfung: Es muss sichergestellt werden, dass die gewählten Gutscheine die Kriterien für einen Sachbezug erfüllen. Sie dürfen keinen allgemeinen Bargeldersatz darstellen und müssen auf ein bestimmtes Netzwerk von Anbietern beschränkt sein.
• 4. Kommunikation an die Belegschaft: Vor der Einführung ist eine transparente Kommunikation entscheidend. Es muss erklärt werden, wie das System funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie die Gutscheine eingelöst werden können. Dies fördert die Akzeptanz und Wertschätzung.
• 5. Technische Einrichtung und Roll-out: Nach der Entscheidung für ein System erfolgt die technische Implementierung, die Registrierung der Mitarbeiter*innen und die erste Ausgabe der Gutscheine.
• 6. Feedback und Optimierung: Nach der Einführung ist es ratsam, regelmäßig Feedback von den Nutzer*innen einzuholen, um das Angebot kontinuierlich zu verbessern. Analysen zeigen, dass eine positive Präsentation und einfache Handhabung die Nachfrage steigern [Ingenico Marketing Solutions].

Worin unterscheiden sich verschiedene Arten von Gutscheinsystemen?

Gutscheinsysteme lassen sich anhand ihrer Flexibilität, der Art der Einlösung und der steuerlichen Behandlung unterscheiden. Die Wahl des richtigen Systems hängt von den Zielen des Unternehmens und den Präferenzen der Mitarbeiter*innen ab. Grundsätzlich wird zwischen offenen (Open-Loop) und geschlossenen (Closed-Loop) sowie digitalen und physischen Systemen differenziert, die jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich bringen.

Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal ist die steuerliche Klassifizierung. Hierbei ist vor allem der Sachbezug relevant, der an strenge Kriterien geknüpft ist. Die folgende Tabelle vergleicht gängige Gutscheinarten:

Die Wahlfreiheit der Nutzer*innen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Systeme, die eine größere Auswahl an Einlösemöglichkeiten bieten, werden in der Regel besser angenommen [Fink]. Allerdings muss dabei stets die steuerliche Konformität gewährleistet bleiben.

Warum steigern Gutscheine die Mitarbeitermotivation und Unternehmensattraktivität?

Gutscheine steigern die Mitarbeitermotivation, weil sie als sichtbares Zeichen der Wertschätzung wahrgenommen werden, das über das reguläre Gehalt hinausgeht. Da der Wert des Gutscheins netto beim Mitarbeiter ankommt, ist der psychologische Effekt oft größer als bei einer Bruttogehaltserhöhung, von der nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben weniger übrig bleibt. Diese Form der Belohnung fühlt sich direkter und greifbarer an.

Die Einführung eines Gutscheinsystems signalisiert, dass sich das Unternehmen aktiv um das Wohlbefinden seiner Belegschaft kümmert. Dies stärkt die emotionale Bindung zum Arbeitgeber und kann die Fluktuation reduzieren. Gutscheine werden auch genutzt, um die Teilnahme an Initiativen zu fördern, was ihre motivierende Wirkung unterstreicht [Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung]. Laut einer Umfrage befürworten 63 Prozent der Deutschen Gutscheine als Geschenk, was auf eine hohe grundsätzliche Akzeptanz hindeutet [Brandt, Statista 2024].

Für die Unternehmensattraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte spielen solche Benefits eine zunehmend wichtige Rolle. Ein modernes, flexibles Gutscheinsystem ist ein konkreter Vorteil, der im Recruitingprozess kommuniziert werden kann. Es zeigt, dass das Unternehmen innovativ ist und in seine Mitarbeiter*innen investiert. Insbesondere wenn das System eine große Wahlfreiheit zwischen verschiedenen Anbietern wie Einzelhandel, Gastronomie oder Wellness bietet, wird es als besonders attraktiv empfunden. Solche Systeme können dazu beitragen, das Unternehmen positiv vom Wettbewerb abzuheben [Neben].

Häufige Fragen zu Gutscheinsystemen als Mitarbeiterbenefit

Wie hoch ist die steuerfreie Grenze für Sachbezüge?

Die steuerfreie Freigrenze für Sachbezüge liegt in Deutschland bei 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter*in. Wird dieser Betrag auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Zusätzlich gibt es eine Freigrenze von 60 Euro für persönliche Anlässe wie Geburtstage.

Sind digitale Gutscheine besser als physische Karten?

Ob digitale oder physische Gutscheine besser sind, hängt von der Zielgruppe ab. Digitale Gutscheine sind umweltfreundlicher, sofort verfügbar und einfach zu verwalten. Sie werden besonders von jüngeren, technikaffinen Mitarbeiter*innen bevorzugt. Physische Karten können für Mitarbeiter*innen ohne Smartphone oder mit geringerer digitaler Affinität zugänglicher sein.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Gutschein nicht einlöst?

Wenn ein Gutschein nicht eingelöst wird, verfällt der Wert nach Ablauf der Gültigkeitsfrist. Dies stellt einen Nachteil für den/die Mitarbeiter*in dar. Eine Studie ergab, dass 40 Prozent der Beschenkten mindestens einen Gutschein verfallen lassen [YouGov]. Unternehmen sollten daher auf eine lange Gültigkeit und einfache Einlöseprozesse achten.

Können Gutscheine auch an Teilzeitkräfte oder Minijobber ausgegeben werden?

Ja, Gutscheine als steuerfreier Sachbezug können allen Arbeitnehmer*innen gewährt werden, unabhängig von ihrer Vertragsart. Das schließt Teilzeitkräfte, Minijobber*innen und Auszubildende mit ein. Die steuerlichen Freigrenzen gelten pro Kopf und sind nicht vom Beschäftigungsumfang abhängig, was sie zu einem fairen Benefit für die gesamte Belegschaft macht.

1. Fink, Gerhard. Bildungs- und Sozialpolitik mit Gutscheinen. Institut der deutschen Wirtschaft Köln (IW Köln), 2002, https://www.econstor.eu/bitstream/10419/181775/1/iw-analysen-bd014.pdf.
2. Bernhard, Sarah, et al. Vermittlungsgutscheine. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), 2022, https://doku.iab.de/forschungsbericht/2022/fb0622.pdf.
3. Ingenico Marketing Solutions (IMS). Gutscheinkarten 2021: Studie zeigt Trends und Notwendigkeiten im E-Commerce. Cision, 2021, https://mb.cision.com/Main/15852/3469712/1508267.pdf.
4. Neben, Tim. Gutscheinsysteme in der Gastronomie am Beispiel des Restaurant Mangold, Heilbronn. Bachelor-Thesis, Hochschule Heilbronn, 2016, https://www.gastronomie-sachverstaendiger.de/wp-content/uploads/thesen/Thesis-Tim-Neben1480697814.pdf.
5. Institut der deutschen Wirtschaft (IW). Politik mit Gutscheinen. IW Köln, https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/IW-Analysen/PDF/Bd._14_Bildungs-_und_Sozialpolitik.pdf.
6. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB). Gutscheinverwendung in IAB-Befragungen. IAB-Opal, https://www.iab-opal.de/?ID=3.
7. Brandt, Mathias. Umfrage zur Einstellung zu Gutscheinen. Statista, 2024, https://de.statista.com/infografik/33607/umfrage-zur-einstellung-zu-gutscheinen/.
8. YouGov. Jeder dritte Deutsche verschenkt zu Weihnachten dieses Jahre einen Gutschein. YouGov Deutschland, 2024, https://yougov.de/economy/articles/51039-jeder-dritte-deutsche-verschenkt-zu-weihnachten-dieses-jahre-einen-gutschein.