Digitale Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte und warum ist sie für Unternehmen entscheidend?

Die digitale Personalakte ist die zentrale, softwaregestützte Sammlung aller mitarbeiterbezogenen Dokumente und Informationen eines Unternehmens. Sie ersetzt die traditionelle Papierakte durch ein sicheres, digitales System. Ihre Einführung ist entscheidend, weil sie den administrativen Aufwand im Personalwesen drastisch reduziert, den ortsunabhängigen Datenzugriff ermöglicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO durch automatisierte Prozesse sicherstellt. Weil administrative Aufgaben weniger Zeit beanspruchen, können sich HR-Abteilungen auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Die Transformation hin zu einer digitalen Personalakte ist ein fundamentaler Schritt im Rahmen der Digitalisierung von HR-Prozessen. Anstatt Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungszertifikate oder Krankmeldungen in physischen Ordnern zu lagern, werden diese gescannt oder direkt digital erstellt und in einer zentralen Datenbank abgelegt. Eine Studie von it-daily.net zeigt, dass bereits 71 % der befragten deutschen Unternehmen eine digitale Personalakte nutzen, was die hohe Marktdurchdringung und Relevanz dieser Technologie unterstreicht [it-daily.net]. Dieser Wandel ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine strategische Notwendigkeit in modernen Arbeitswelten, die durch dezentrale Teams und Homeoffice geprägt sind.

Ein wesentliches Merkmal der digitalen Akte ist das ausgeklügelte Berechtigungsmanagement. Wenn ein definierter Prozess etabliert ist, dann können nur autorisierte Personen wie HR-Manager*innen, direkte Vorgesetzte oder die Geschäftsführung auf spezifische Dokumente zugreifen. Dies erhöht die Datensicherheit im Vergleich zur physischen Akte, die oft nur durch einen abschließbaren Schrank gesichert ist. Moderne Systeme bieten zudem eine lückenlose Protokollierung (Audit-Trail), die jeden Zugriff und jede Änderung nachvollziehbar macht. Dies ist insbesondere für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben von großer Bedeutung.

Welche konkreten Vorteile bietet die Umstellung auf eine digitale Personalakte?

Die Umstellung auf eine digitale Personalakte bietet Unternehmen messbare Vorteile in den Bereichen Effizienz, Kosten, Sicherheit und strategisches Personalmanagement. Sie beschleunigt HR-Prozesse, senkt den Material- und Lageraufwand, verbessert die Datensicherheit und ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf relevante Mitarbeiterinformationen für eine flexible Arbeitsorganisation.

Ein zentraler Vorteil liegt in der erheblichen Zeit- und Kostenersparnis. Manuelle Tätigkeiten wie das Suchen, Kopieren, Ablegen und Versenden von Papierdokumenten entfallen vollständig. Da der physische Transport von Akten zwischen Standorten oder ins Homeoffice nicht mehr nötig ist, werden Prozesse beschleunigt und Ressourcen freigesetzt. Unternehmen profitieren zudem von einem reduzierten Bedarf an Büro- und Archivflächen, was sich direkt in den Betriebskosten niederschlägt. Eine Umfrage von Statista aus dem Jahr 2022 ergab, dass 81 % der deutschen Unternehmen bereits digitale HR-Programme eingeführt haben oder dies planen, um genau diese Effizienzgewinne zu realisieren [edoc.de].

Der standort- und zeitunabhängige Zugriff ist ein weiterer entscheidender Pluspunkt, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder einem hohen Anteil an mobiler Arbeit. Führungskräfte und HR-Personal können jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen, ohne auf die Verfügbarkeit der physischen Akte im Zentralbüro angewiesen zu sein. Dies fördert schnellere Entscheidungsfindungen und eine agilere Zusammenarbeit. Besonders dezentral organisierte Unternehmen profitieren, da der Zugriff auf alle Personalakten standortübergreifend möglich ist, während feingranulare Berechtigungskonzepte den Datenschutz gewährleisten [Alpha Com].

Die folgende Tabelle vergleicht die klassische Papierakte mit der digitalen Personalakte hinsichtlich zentraler Kriterien:

Wie gewährleistet eine digitale Personalakte die Einhaltung von DSGVO und GoBD?

Eine digitale Personalakte gewährleistet Compliance durch die Automatisierung von Prozessen, die für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) relevant sind. Dies umfasst rollenbasierte Zugriffskontrollen und die automatische Verwaltung von Löschfristen.

Im Kontext der DSGVO ist die digitale Personalakte ein mächtiges Werkzeug zur Sicherstellung des Datenschutzes. Personenbezogene Daten müssen nach dem Prinzip der Datenminimierung und Zweckbindung verarbeitet werden. Ein digitales System ermöglicht die Einrichtung präziser Zugriffsberechtigungen. Wenn beispielsweise eine Führungskraft nur Zugriff auf die Urlaubsanträge ihres Teams benötigt, kann der Zugang zu sensibleren Dokumenten wie ärztlichen Attesten oder Gehaltsdaten systemseitig gesperrt werden. Ferner unterstützt die Software die Umsetzung des Rechts auf Vergessenwerden, indem sie Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch zur Löschung vorschlägt oder löscht. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler und beugt empfindlichen Bußgeldern vor. [Papershift]

Die GoBD fordern eine nachvollziehbare, unveränderbare und revisionssichere Archivierung steuerrechtlich relevanter Dokumente. Eine digitale Personalakte erfüllt diese Anforderungen durch Mechanismen wie die Versionierung von Dokumenten und lückenlose Protokollierung (Audit-Trail). Jede Änderung an einem Dokument wird erfasst und ist jederzeit nachprüfbar. Weil diese Protokolle manipulationssicher gespeichert werden, kann bei einer Betriebsprüfung lückenlos nachgewiesen werden, wer wann welches Dokument eingesehen oder bearbeitet hat. Dies schafft die notwendige Transparenz und Rechtssicherheit, die bei einer reinen Papierablage nur schwer zu gewährleisten ist.

Die logische Strukturierung der digitalen Akte ist ein weiterer Faktor für die Compliance-Sicherheit. Durch eine klare Gliederung, beispielsweise in Kategorien wie „Persönliche Daten“, „Vertragsunterlagen“ und „Sozialversicherungsnachweise“, wird die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen vereinfacht. Da für unterschiedliche Dokumententypen verschiedene Fristen gelten, kann das System diese gezielt überwachen. Ein Arbeitszeugnis muss beispielsweise anders behandelt werden als eine Lohnsteuerbescheinigung. Eine solche Struktur ist ein wesentlicher Faktor für die Datenschutzkonformität und eine optimierte Nutzung im Betriebsalltag. [Transferdata]

Welche Schritte sind bei der Einführung einer digitalen Personalakte zu beachten?

Für eine erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte ist ein strukturierter Projektplan entscheidend. Dieser sollte eine gründliche Bedarfsanalyse, die Auswahl des passenden Software-Anbieters, die Planung der Datenmigration, die Einbindung des Betriebsrats sowie die Schulung der Mitarbeitenden umfassen, um eine hohe Akzeptanz sicherzustellen.

Der Prozess beginnt mit einer umfassenden Analyse- und Planungsphase. Hierbei werden die spezifischen Anforderungen des Unternehmens definiert. Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Abteilungen und Rollen benötigen Zugriff? Es ist essenziell, von Beginn an alle relevanten Stakeholder, insbesondere die Personalabteilung, die IT und den Betriebsrat, einzubeziehen. Die frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat ist nicht nur gesetzlich oft vorgeschrieben (BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 6), sondern fördert auch die spätere Akzeptanz im Unternehmen. Auf Basis der Analyse wird ein detaillierter Projekt- und Zeitplan erstellt.

Im nächsten Schritt erfolgt die Auswahl der richtigen Software. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, die sich in Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Sicherheitsstandards und Preis unterscheiden. Wichtige Auswahlkriterien sind die Zertifizierung nach gängigen Normen (z.B. ISO 27001), die Hosting-Option (Cloud oder On-Premise), die Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme (z.B. Lohnbuchhaltung) und die Benutzerfreundlichkeit. Es empfiehlt sich, eine Shortlist von Anbietern zu erstellen und deren Lösungen in Live-Demos zu testen. Die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ zeigte, dass erst rund 30 % der Unternehmen spezielle Software für das Personalmanagement nutzten, was auf einen erheblichen Nachholbedarf und die Wichtigkeit einer sorgfältigen Auswahl hindeutet. [Dr. Christian Ellrich]

Die Datenmigration und Implementierung bilden die technische Kernphase des Projekts. Hier wird entschieden, ob und wie bestehende Papierakten digitalisiert werden. Eine Möglichkeit ist die vollständige Digitalisierung des gesamten Archivs. Alternativ kann ein Stichtagsprinzip angewendet werden, bei dem nur neue Dokumente digital erfasst und alte Akten nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Parallel dazu wird die definierte Ordnerstruktur im System angelegt und die Berechtigungen werden konfiguriert. Die folgende Checkliste fasst die wesentlichen Schritte zusammen:

• Phase 1: Vorbereitung
  • Projektteam definieren (HR, IT, Betriebsrat, Management)
  • Anforderungen und Ziele festlegen
  • Budget und Zeitplan erstellen
  • Betriebsrat frühzeitig informieren und einbinden
• Phase 2: Auswahl
  • Marktanalyse und Erstellung einer Anbieter-Shortlist
  • Anforderungskatalog an Anbieter versenden
  • Live-Demos und Teststellungen durchführen
  • Vertragsverhandlungen und finale Entscheidung
• Phase 3: Umsetzung
  • Strategie für die Digitalisierung von Altakten festlegen
  • Systemkonfiguration (Ordnerstruktur, Berechtigungen, Workflows)
  • Technische Implementierung und Integration
  • Umfassende Schulung der Anwender*innen (HR, Führungskräfte)
• Phase 4: Go-Live & Optimierung
  • Offizieller Start der Nutzung
  • Support und Feedbackschleifen etablieren
  • Prozesse kontinuierlich überwachen und optimieren

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte?

Nein, in Deutschland gibt es derzeit keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Personalakten ausschließlich digital zu führen. Unternehmen können weiterhin Papierakten nutzen. Allerdings wird ab dem 1. Januar 2027 die digitale Speicherung bestimmter sozialversicherungs- und steuerrechtlich relevanter Dokumente verpflichtend, was den Umstieg strategisch nahelegt.

Die aktuelle Rechtslage lässt Unternehmen die Wahl zwischen einer physischen und einer elektronischen Aktenführung, solange die jeweiligen rechtlichen Anforderungen an Inhalt, Aufbewahrung und Datenschutz erfüllt werden. Eine wissenschaftliche Analyse der FH Joanneum bestätigt, dass der Gesetzgeber die digitale Form grundsätzlich als gleichwertig zur Papierform anerkennt, sofern die Integrität und Authentizität der Dokumente gewährleistet sind [FH Joanneum]. Wichtig ist, dass die gewählte Form der Aktenführung die Rechte der Mitarbeitenden, wie das Recht auf Einsichtnahme, nicht einschränkt.

Die entscheidende gesetzliche Neuerung ergibt sich aus dem Achten SGB IV-Änderungsgesetz. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen, die für die Sozialversicherung relevant sind, in elektronischer Form führen und auf Anforderung digital an die Prüfdienste übermitteln. Obwohl dies keine vollumfängliche Pflicht zur digitalen Personalakte darstellt, macht es die Führung eines hybriden Systems aus Papier- und Digitalakten ineffizient und fehleranfällig. Wenn ohnehin ein Teil der Akte digital geführt werden muss, ist der Schritt zur vollständigen Digitalisierung logisch und wirtschaftlich sinnvoll. [HRLab.de, hoorayhr.io]

Zusätzliche rechtliche Entwicklungen fördern den Trend zur Digitalisierung. Ab 2025 wird es beispielsweise möglich sein, Arbeitszeugnisse rechtskonform mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) auszustellen [Hamburger Software]. Solche Änderungen bauen Hürden ab und machen rein digitale HR-Prozesse attraktiver und rechtssicherer. Wenn Unternehmen diese Entwicklungen antizipieren, können sie sich durch eine frühzeitige Umstellung einen Wettbewerbsvorteil sichern und ihre Verwaltung auf die zukünftigen gesetzlichen Rahmenbedingungen vorbereiten.

Wie verändert künstliche Intelligenz die Funktionsweise der digitalen Personalakte?

Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt die digitale Personalakte von einem statischen Datenspeicher zu einem intelligenten, proaktiven HR-System. KI automatisiert die Dokumentenverarbeitung, analysiert Personaldaten zur Identifizierung von Trends und Potenzialen und unterstützt aktiv bei der Sicherstellung der Compliance durch intelligente Überwachung.

Eine der größten Veränderungen durch KI ist die Automatisierung der Dokumentenanalyse (Intelligent Document Processing). Wenn neue Dokumente wie Bewerbungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Weiterbildungszertifikate in das System gelangen, kann eine KI diese automatisch erkennen, klassifizieren und relevante Informationen extrahieren. Beispielsweise liest die KI das Datum und die Dauer einer Krankmeldung aus und leitet automatisch den entsprechenden Workflow ein. Dies reduziert den manuellen Erfassungsaufwand für die HR-Abteilung erheblich und minimiert Fehlerquellen.

Darüber hinaus ermöglicht KI die Transformation der Personalakte in ein proaktives Talent-Management-Werkzeug. Anstatt nur Daten zu archivieren, kann das System diese intelligent auswerten. Eine KI könnte beispielsweise die Qualifikationen und Leistungsdaten aller Mitarbeitenden analysieren, um proaktiv interne Kandidat*innen für eine offene Stelle vorzuschlagen. Ebenso kann sie Muster erkennen, die auf ein erhöhtes Kündigungsrisiko hindeuten, sodass die Personalabteilung frühzeitig gegensteuern kann. Die digitale Personalakte wird so zu einem lernenden HR-System, das strategische Entscheidungen unterstützt. [Christian Schmitz]

Auch im Bereich Compliance und Reporting bietet KI erhebliche Vorteile. Ein KI-gestütztes System kann kontinuierlich überwachen, ob alle rechtlichen Vorgaben, wie beispielsweise die Einhaltung von Löschfristen, eingehalten werden. Es kann eigenständig auf Inkonsistenzen oder fehlende Dokumente hinweisen. Bei der Erstellung von Berichten für das Management oder für externe Audits kann die KI komplexe Abfragen bearbeiten und Daten visuell aufbereiten. Dadurch wird die Berichtserstellung beschleunigt und die Qualität der gewonnenen Erkenntnisse deutlich verbessert, was weit über die Möglichkeiten einer klassischen Aktenverwaltung hinausgeht.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Personalakte sind gesetzlich nicht einheitlich geregelt und variieren je nach Dokumententyp. Steuerrechtlich relevante Unterlagen wie Lohnabrechnungen unterliegen einer Frist von sechs bis zehn Jahren, während Dokumente zu Sozialversicherungsbeiträgen bis zur nächsten Betriebsprüfung aufbewahrt werden müssen. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidat*innen müssen nach spätestens sechs Monaten gelöscht werden.

Was darf in einer Personalakte nicht gespeichert werden?

In einer Personalakte dürfen keine Informationen gespeichert werden, die keinen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben oder die Privatsphäre der Mitarbeitenden verletzen. Dazu gehören beispielsweise Informationen über politische oder religiöse Ansichten, private Social-Media-Aktivitäten, Krankheitsdiagnosen (nur die Arbeitsunfähigkeitsdauer ist relevant) oder nicht genehmigte Nebentätigkeiten, sofern sie das Arbeitsverhältnis nicht beeinträchtigen.

Können Mitarbeitende Einsicht in ihre digitale Personalakte verlangen?

Ja, Mitarbeitende haben gemäß § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein gesetzliches Recht, jederzeit Einsicht in ihre vollständige Personalakte zu nehmen. Dieses Recht gilt uneingeschränkt auch für die digitale Personalakte. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass ein einfacher und transparenter Zugang zu den eigenen Daten gewährleistet ist, beispielsweise über ein Mitarbeiterportal.

Quellenverzeichnis

1. it-daily.net (Hrsg.): Wie digital sind deutsche Personalabteilungen?. https://www.it-daily.net/it-management/projekt-personal/wie-digital-sind-deutsche-personalabteilungen
2. tutum GmbH (Hrsg.): Zitat der Studie von Bitkom e. V. (2019). Digitale Personalakte. https://www.tutum.de/ressourcen/digitale-personalakte
3. Papershift GmbH (Hrsg.): Compliance und Nachvollziehbarkeit durch digitale Personalakten. https://www.papershift.com/lexikon/digitale-personalakte-mit-tipps-zur-implementierung
4. Ellrich, C.: Studie Digital Office im Mittelstand 2019, zitiert bei Ellrich & Kollegen. https://www.ellrich-kollegen.de/loesung/digitale-personalakte/
5. edoc.de (Hrsg.): Zitat einer Umfrage von Statista 2022. Einführung der digitalen Personalakte. https://edoc.de/blog/einfuehrung-der-digitalen-personalakte-als-teil-des-dokumentenmanagements
6. FH Joanneum: Maßgebliche rechtliche Aspekte zur digitalen Personalakte. https://epub.fh-joanneum.at/obvfhjhs/download/pdf/10189637
7. HRLab (Hrsg.): Elektronische Personalakte: Inhalt, Pflicht, Datenschutz. https://www.hrlab.de/hr-lexikon/elektronische-personalakte
8. Schmitz, C.: Die digitale Personalakte 2.0 – HR neu erfinden. Lufthansa Industry Solutions. https://www.lufthansa-industry-solutions.com/de-de/newsroom-downloads/news/die-digitale-personalakte-20
9. hooray HR (Hrsg.): Pflicht zur digitalen Personalakte bis 2026? https://www.hoorayhr.io/de/blog/pflicht-digitalen-personalakte/
10. Hamburger Software (Hrsg.): Arbeitsrecht 2025: Wichtige Neuerungen. https://www.hamburger-software.de/blog/arbeitsrecht-2025-wichtige-neuerungen-fuer-arbeitgeber/
11. Transferdata (Hrsg.): Digitale Personalakte Einführung. https://www.transferdata.de/digitale-personalakte-einfuehrung/
12. Alpha Com (Hrsg.): Workshops zur digitalen Personalakte. https://www.alpha-com.de/digitale-personalakte/