Betriebliche Übung

In einer sich stets wandelnden, schnelllebigen Welt ist es für Unternehmen wichtiger denn je, die Mitarbeitenden langfristig zu binden und zu motivieren. Genau an diesem Punkt können betriebliche Übungen eine Schlüsselrolle spielen. Als teils formelle, teils informelle Zusagen und Gewohnheiten, die gewisse Aspekte des Arbeitsverhältnisses regeln, haben sie einen signifikanten Einfluss auf das Betriebsklima und die Zufriedenheit der Belegschaft. Doch was genau sind betriebliche Übungen und wie können sie effizient implementiert werden? Welche rechtlichen Aspekte gilt es dabei zu beachten? Und welche Risiken könnten sich aus deren Anwendung ergeben? In diesem informativen Ratgeber möchten wir auf diese Fragen tiefgründig eingehen und dir wertvolle Kenntnisse in Bezug auf betriebliche Übungen vermitteln. Ob du dein Unternehmen stärken oder gute Mitarbeiter:innen langfristig an dein Team binden möchtest, der verantwortungsvolle Einsatz von betrieblichen Übungen kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.

Was ist eine betriebliche Übung und wie entsteht dadurch ein Rechtsanspruch?

Die betriebliche Übung bezeichnet das wiederholte, gleichförmige und vorbehaltlose Verhalten eines Arbeitgebers, aus dem Arbeitnehmende auf eine dauerhafte Gewährung einer bestimmten Leistung schließen können. Dadurch entsteht ein verbindlicher Rechtsanspruch, der wie ein Bestandteil des Arbeitsvertrags wirkt, auch ohne ausdrückliche schriftliche Vereinbarung.

Welche Voraussetzungen müssen für die Entstehung einer betrieblichen Übung erfüllt sein?

Eine betriebliche Übung entsteht durch die regelmäßige und gleichförmige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers, aus denen Arbeitnehmende ableiten dürfen, dass ihnen eine Leistung dauerhaft gewährt werden soll. Entscheidend sind die Faktoren Dauer, Regelmäßigkeit und das Fehlen eines ausdrücklichen Vorbehalts, die zusammen einen Vertrauenstatbestand schaffen.

Für die Entstehung ist insbesondere die Häufigkeit der Leistungsgewährung relevant. In der Rechtsprechung, insbesondere bei jährlich wiederkehrenden Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld, hat sich eine Faustregel etabliert: Eine dreimalige, aufeinanderfolgende und vorbehaltlose Gewährung genügt in der Regel, um einen Rechtsanspruch für die Zukunft zu begründen. Da aus der Wiederholung der Wille des Arbeitgebers zur dauerhaften Bindung abgeleitet wird, ist dieser zeitliche Aspekt ein zentrales Kriterium für die Gerichte. [Bundesarbeitsgericht]

Ein weiteres wesentliches Merkmal ist die Gleichförmigkeit der Leistung. Der Arbeitgeber muss die Vergünstigung nach einem erkennbaren Muster oder einer einheitlichen Regel gewähren. Dies kann alle Mitarbeitenden des Betriebs oder eine klar abgrenzbare Gruppe betreffen, wie beispielsweise alle Angestellten einer bestimmten Abteilung oder alle gewerblichen Arbeitnehmenden. Werden Leistungen hingegen willkürlich und ohne erkennbares System an einzelne Personen verteilt, entsteht keine kollektive betriebliche Übung. [FactorialHR Redaktion]

Das entscheidendste Kriterium ist jedoch das Fehlen eines Vorbehalts. Wenn der Arbeitgeber bei der Gewährung der Leistung nicht unmissverständlich klarstellt, dass es sich um eine freiwillige, einmalige und für die Zukunft nicht bindende Zuwendung handelt, dürfen die Mitarbeitenden auf eine Fortsetzung vertrauen. Dieser durch das Verhalten des Arbeitgebers geschaffene Vertrauenstatbestand ist die rechtliche Grundlage, warum aus einer freiwilligen Praxis ein einklagbarer Anspruch wird. [Gabler Wirtschaftslexikon]

Welche Arten von Leistungen können Gegenstand einer betrieblichen Übung werden?

Grundsätzlich können alle Leistungen und Vergünstigungen, die nicht bereits durch Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder den individuellen Arbeitsvertrag geregelt sind, Gegenstand einer betrieblichen Übung werden. Dies betrifft vor allem freiwillige Sonderzahlungen, kann sich aber auch auf Sachleistungen oder etablierte Verfahrensweisen erstrecken.

Durch die wiederholte Gewährung werden diese Leistungen zu einem stillschweigenden Bestandteil der einzelnen Arbeitsverträge. Die rechtliche Grundlage hierfür wird aus einer Kombination der Vertragstheorie und der Vertrauenshaftung abgeleitet, wobei die Praxis eine Mischform beider Ansätze anwendet. [Haufe Redaktion] Typische Beispiele für Leistungen, die durch betriebliche Übung zu einem festen Anspruch werden können, sind:

• Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Jubiläumszuwendungen und Prämien
• Freiwillige Zuschüsse zu Fahrtkosten oder Verpflegung
• Die private Nutzung von Betriebsmitteln (z. B. Dienstwagen, Mobiltelefon)
• Bestimmte Regelungen zur Pausengestaltung oder zur Arbeitszeitflexibilität
• Die Übernahme von Fort- und Weiterbildungskosten nach einem einheitlichen Schema

Sogar die Art und Weise, wie eine bestimmte Leistung berechnet wird, kann zur betrieblichen Übung werden. Verwendet ein Unternehmen beispielsweise über Jahre hinweg dieselbe Formel zur Berechnung einer Tantieme, können die Mitarbeitenden darauf vertrauen, dass diese Methode auch künftig angewendet wird. Eine plötzliche, einseitige Änderung der Berechnungsgrundlage zum Nachteil der Arbeitnehmenden ist dann nicht mehr ohne Weiteres zulässig.

Wie kann ein Arbeitgeber die Entstehung einer betrieblichen Übung wirksam verhindern?

Ein Arbeitgeber kann die Entstehung einer betrieblichen Übung am effektivsten durch einen eindeutigen und transparenten Freiwilligkeitsvorbehalt verhindern. Dieser muss bei jeder einzelnen Leistungsgewährung unmissverständlich kommuniziert werden, um den Eindruck einer dauerhaften Verpflichtung von vornherein auszuschließen und den Vertrauenstatbestand zu durchbrechen.

Weil die betriebliche Übung auf dem Vertrauen der Arbeitnehmenden in die Beständigkeit des Arbeitgeberverhaltens beruht, muss dieses Vertrauen aktiv unterbunden werden. Der Vorbehalt muss klar formulieren, dass es sich um eine freiwillige Leistung handelt und auch eine wiederholte Zahlung keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründet. Eine allgemeine Klausel im Arbeitsvertrag allein ist oft nicht ausreichend, wenn die spätere Praxis, etwa die Auszahlung ohne erneuten Hinweis auf der Gehaltsabrechnung, diesem Vorbehalt widerspricht. Die arbeitsgerichtliche Prüfung solcher Klauseln ist streng. [Dr. Julia Schirmeister]

Eine wirksame Formulierung könnte lauten: „Die Gewährung dieses Weihnachtsgeldes erfolgt als freiwillige Leistung, auf die auch bei wiederholter Zahlung kein Rechtsanspruch für die Zukunft entsteht.“ Dieser Hinweis sollte idealerweise direkt im Zusammenhang mit der Leistungsgewährung erfolgen, beispielsweise im Begleitschreiben oder auf dem Überweisungsträger. Dadurch wird die Willenserklärung des Arbeitgebers, sich nicht binden zu wollen, bei jedem Mal erneuert und die Entstehung eines Anspruchs verhindert.

Unter welchen Bedingungen kann eine bereits entstandene betriebliche Übung beendet oder geändert werden?

Eine etablierte betriebliche Übung ist fester Vertragsbestandteil und kann vom Arbeitgeber nicht einseitig widerrufen oder gestrichen werden. Eine Beendigung ist rechtssicher nur durch eine einvernehmliche Regelung mit den betroffenen Arbeitnehmenden (Änderungsvertrag) oder eine formale Änderungskündigung möglich, die hohen rechtlichen Hürden unterliegt.

Da die betriebliche Übung die individuellen Arbeitsverträge ergänzt, erfordert ihre Änderung dieselben rechtlichen Schritte wie eine Vertragsänderung. Die einfachste Methode ist der Änderungsvertrag, bei dem Arbeitgeber und Arbeitnehmende gemeinsam vereinbaren, auf die Leistung zukünftig zu verzichten. Dies erfordert jedoch die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeitenden, was in der Praxis oft schwer zu erreichen ist. Die zweite Möglichkeit ist die Änderungskündigung. Hierbei kündigt der Arbeitgeber das bestehende Arbeitsverhältnis und bietet gleichzeitig die Fortsetzung zu geänderten Bedingungen, also ohne die bisherige Leistung, an. Diese Kündigung muss sozial gerechtfertigt sein, was eine erhebliche rechtliche Hürde darstellt.

Die sogenannte „gegenläufige betriebliche Übung“, bei der ein Arbeitgeber eine Leistung über drei Jahre lang nicht mehr erbringt und auf das Schweigen der Mitarbeitenden als Zustimmung hofft, wird von der Rechtsprechung äußerst kritisch gesehen und bietet keine Rechtssicherheit. [Charlotte Jaekel] Eine bestehende betriebliche Übung kann jedoch durch eine neue Betriebsvereinbarung abgelöst werden, sofern diese eine gleichwertige oder bessere Regelung trifft (Günstigkeitsprinzip). Eine Verschlechterung durch eine Betriebsvereinbarung ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. [Anonym, Universität Hamburg]

Was ist der Unterschied zwischen betrieblicher Übung, Betriebsvereinbarung und arbeitsvertraglicher Zusage?

Eine betriebliche Übung entsteht stillschweigend durch wiederholtes Handeln des Arbeitgebers. Im Gegensatz dazu ist eine Betriebsvereinbarung eine formelle, schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, während eine arbeitsvertragliche Zusage eine explizite, individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und einzelnem Arbeitnehmenden darstellt.

Diese drei Instrumente zur Regelung von Arbeitsbedingungen unterscheiden sich grundlegend in ihrer Entstehung, Form und ihrem Geltungsbereich. Während die betriebliche Übung auf konkludentem Verhalten basiert und formlos entsteht, erfordern die anderen beiden Instrumente einen aktiven und formalisierten Willensakt. Die folgende Tabelle stellt die wesentlichen Unterschiede dar:

Diese Abgrenzung ist entscheidend, um die Rechtsnatur eines Anspruchs korrekt zu bewerten. Beispielsweise kann eine Betriebsvereinbarung eine betriebliche Übung ersetzen, eine individuelle arbeitsvertragliche Zusage jedoch in der Regel nicht (Günstigkeitsprinzip). Das Verständnis dieser Unterschiede ist für die rechtssichere Gestaltung von Vergütungs- und Leistungssystemen im Unternehmen unerlässlich.

Häufige Fragen zur betrieblichen Übung

Entsteht eine betriebliche Übung auch bei unregelmäßiger Zahlung?

Nein, in der Regel nicht. Für die Entstehung einer betrieblichen Übung sind Regelmäßigkeit und Gleichförmigkeit entscheidend. Werden Leistungen in unterschiedlicher Höhe, zu wechselnden Zeitpunkten oder nach willkürlichen Kriterien gewährt, fehlt der für die Anspruchsbegründung notwendige Eindruck einer dauerhaften, regelbasierten Verpflichtung des Arbeitgebers.

Gilt eine betriebliche Übung auch für neue Mitarbeitende?

Ja, eine im Betrieb etablierte betriebliche Übung gilt grundsätzlich auch für neu eintretende Mitarbeitende. Diese werden automatisch Teil der bestehenden betrieblichen Ordnung, es sei denn, im Arbeitsvertrag wird für den neuen Mitarbeitenden ausdrücklich und wirksam eine abweichende Regelung getroffen.

Kann ein Fehler des Arbeitgebers eine betriebliche Übung begründen?

Nein, ein reiner Irrtum oder ein Berechnungsfehler des Arbeitgebers begründet keine betriebliche Übung. Laut Bundesarbeitsgericht entsteht ein Anspruch nur dann, wenn der Arbeitgeber erkennbar eine Leistung über die bestehende Rechtspflicht hinaus erbringen will. Ein unbeabsichtigter Fehler schafft keinen Vertrauenstatbestand. [Verkehrsrundschau]

Was passiert mit einer betrieblichen Übung bei einem Betriebsübergang?

Bei einem Betriebsübergang nach § 613a BGB tritt der neue Inhaber in die Rechte und Pflichten aus den bestehenden Arbeitsverhältnissen ein. Das schließt auch Ansprüche aus betrieblicher Übung ein. Der Erwerber ist daher an die vom Veräußerer geschaffenen betrieblichen Übungen gebunden und muss diese fortführen.

Kann der Arbeitgeber übertarifliche Zulagen per betrieblicher Übung streichen?

Nein, eine einmal durch betriebliche Übung entstandene Zusage für eine übertarifliche Zulage kann der Arbeitgeber nicht einseitig streichen. Sie ist Vertragsbestandteil geworden. Eine Kürzung oder Streichung ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmenden oder über eine rechtlich zulässige Änderungskündigung möglich. [Anonym, Technische Universität München]

Quellen

1. Anonym (1999). Die Kürzung oder Streichung übertariflicher Geldzulagen unter besonderer Berücksichtigung der betrieblichen Übung. Dissertation, Technische Universität München. Verfügbar unter: https://d-nb.info/95935994X/34
2. Anonym (2017). Studie zur betrieblichen Altersversorgung und betrieblichen Übung. Universität Hamburg (über Deloitte). Verfügbar unter: https://api.pageplace.de/preview/DT0400.9783161575853_A38336853/preview-9783161575853_A38336853.pdf
3. Bundesarbeitsgericht (1988). Urteil vom 10.08.1988 (5 AZR 676/87) – Voraussetzungen der betrieblichen Übung. Verfügbar unter: https://www.anwalt24.de/urteile/bag/1988-08-10/5-azr-676_87
4. FactorialHR Redaktion (2024). Betriebliche Übung: Definition und Voraussetzungen. FactorialHR. Verfügbar unter: https://factorialhr.de/blog/betriebliche-uebung/
5. Gabler Wirtschaftslexikon. Definition: betriebliche Übung. Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH. Verfügbar unter: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/betriebliche-uebung-27786
6. Haufe Redaktion (2014). Betriebliche Übung im Arbeitsrecht. Haufe Gruppe. Verfügbar unter: https://www.haufe.de/recht/arbeits-sozialrecht/betriebliche-uebung-im-arbeitsrecht_218_214854.html
7. Jaekel, Charlotte (2025). Tarifbindung durch betriebliche Übung. Duncker & Humblot. Verfügbar unter: https://www.duncker-humblot.de/buch/tarifbindung-durch-betriebliche-uebung-9783428132324/?page_id=1
8. Schirmeister, Julia (2023). Betriebliche Übung und Konkretisierung im Arbeitsverhältnis. Tectum Verlag. Verfügbar unter: https://www.nomos-shop.de/de/p/betriebliche-uebung-und-konkretisierung-im-arbeitsverhaeltnis-gr-978-3-8288-4861-0
9. Verkehrsrundschau (2017). Urteil: Irrtum bei Betriebsrente begründet keine betriebliche Übung. Verfügbar unter: https://www.verkehrsrundschau.de/nachrichten/recht-geld/urteil-irrtum-bei-betriebsrente-begruendet-keine-betriebliche-uebung-2988635