Freelancer vs. Festangestellte

Die Arbeitswelt ist in ständigem Wandel und Unternehmen stehen vor der Wahl, welche Art von Beschäftigung sie für ihre Mitarbeiter:innen bieten möchten: Festanstellung oder Freelancer-Tätigkeit? Beide Modelle bieten spezifische Vorteile und Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. In der Festanstellung genießen Mitarbeiter:innen ein hohes Maß an Sicherheit und Stabilität, während Freelancer hingegen von Flexibilität und Unabhängigkeit profitieren. In diesem Ratgeber vergleichen wir detailliert die Kosten, Flexibilität und Risiken beider Modelle und nehmen eine umfassende Analyse vor. Darüber hinaus blicken wir auf zukünftige Trends und Entwicklungen im Arbeitsmarkt und beleuchten, welches Modell zu welchem Unternehmen passt. Damit soll Ihnen dieses Werk als Orientierung dienen, welche Beschäftigungsform für Ihr Unternehmen die passendste ist. Es ist eine Reise durch die facettenreiche Welt der modernen Arbeitsbeziehungen. Lassen Sie uns gemeinsam diese spannende Entdeckungsreise beginnen.

Freelancer vs. Festangestellte: Welche Personalstrategie ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die Entscheidung zwischen der Beauftragung von Freelancer*innen und der Einstellung von festangestellten Mitarbeiter*innen ist eine der strategischsten Weichenstellungen in der modernen Personalplanung. Sie beeinflusst nicht nur die Kostenstruktur und operative Flexibilität, sondern auch die Innovationsfähigkeit und die Unternehmenskultur. Eine sorgfältige Abwägung der jeweiligen Vor- und Nachteile ist daher unerlässlich, um eine zukunftsfähige und resiliente Personalstruktur aufzubauen, die den Unternehmenszielen dient. Dabei geht es nicht um eine Entweder-oder-Entscheidung, sondern um die Entwicklung eines intelligenten Mixes, der die Stärken beider Beschäftigungsformen optimal kombiniert.

Die strategische Personalplanung muss berücksichtigen, dass der Arbeitsmarkt sich wandelt. Der Fachkräftemangel und die fortschreitende Digitalisierung verändern die Anforderungen an Unternehmen und Arbeitskräfte gleichermaßen [Gulp]. Während Festanstellungen für Stabilität und den Aufbau von unternehmensinternem Wissen stehen, bieten Freelancer*innen spezialisierte Expertise auf Abruf und ermöglichen eine schnelle Anpassung an Marktveränderungen. Weil die Wahl die Agilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens direkt beeinflusst, muss die Entscheidung auf einer fundierten Analyse der eigenen Bedürfnisse und strategischen Ziele basieren. Wenn beispielsweise ein Projekt kurzfristig umgesetzt werden muss, kann die Beauftragung externer Spezialist*innen die Markteinführungszeit signifikant verkürzen.

Wie unterscheiden sich Kosten und Verbindlichkeiten bei Freelancern und Festangestellten?

Die Kosten für Freelancer*innen sind variabel und projektbezogen, ohne Lohnnebenkosten wie Sozialabgaben. Festangestellte verursachen hingegen fixe Personalkosten inklusive Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und weiterer Benefits, was eine langfristige finanzielle Verpflichtung für das Unternehmen darstellt, aber auch Stabilität sichert und die Planbarkeit erhöht.

Bei festangestellten Mitarbeiter*innen setzen sich die Gesamtkosten aus dem Bruttogehalt und den Lohnnebenkosten zusammen. Zu diesen Nebenkosten zählen die Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, die Umlagen für Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (U1), für Mutterschaft (U2) sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Hinzu kommen Ausgaben für bezahlten Urlaub, Feiertage, Weiterbildungen und mögliche Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge oder ein Firmenwagen. Diese fixen Kosten fallen unabhängig von der aktuellen Auftragslage an und stellen eine langfristige finanzielle Verpflichtung dar.

Im Gegensatz dazu werden Freelancer*innen auf Basis eines Stunden- oder Tagessatzes oder einer Projektpauschale vergütet. In diesem Honorar sind bereits alle ihre eigenen Kosten kalkuliert, wie ihre soziale Absicherung, Steuern, Akquiseaufwände und Betriebsmittel. Für das beauftragende Unternehmen entfallen sämtliche Lohnnebenkosten und administrative Pflichten der Lohnbuchhaltung. Da die Beauftragung projektbasiert erfolgt, sind die Kosten variabel und direkt einem bestimmten Vorhaben zuzuordnen, was die Kostenkontrolle und Projektkalkulation vereinfacht [freelance.de].

Eine Studie von ElevateX hat gezeigt, dass Unternehmen durch den gezielten Einsatz von Freiberufler*innen ihre Fixkosten senken und die finanzielle Flexibilität erhöhen können. Dies gilt insbesondere in Phasen schwankender Nachfrage oder bei der Umsetzung von Projekten, für die intern keine dauerhaften Kapazitäten benötigt werden. Wenn ein Unternehmen also seine Kostenstruktur agiler gestalten möchte, dann ist die Integration von Freelancer*innen in die Personalstrategie ein effektiver Hebel.

Welchen Einfluss hat die Wahl zwischen Freelancern und Festangestellten auf die Flexibilität und Skalierbarkeit?

Freelancer*innen bieten maximale Flexibilität, da sie kurzfristig für spezifische Projekte engagiert werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Marktanforderungen zu reagieren und Teams bedarfsgerecht zu skalieren. Festangestellte sorgen für personelle Kontinuität, sind aber bei schwankendem Personalbedarf weniger flexibel.

Die Fähigkeit zur schnellen Skalierung von Personalressourcen ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Mit Freelancer*innen können Unternehmen auf Auftragsspitzen, saisonale Schwankungen oder unerwartete Projekte reagieren, ohne langfristige Personalverpflichtungen eingehen zu müssen. Der Prozess der Beauftragung ist in der Regel deutlich kürzer als der Rekrutierungsprozess für eine Festanstellung. Weil der Bedarf an Expertise oft projektlimitiert ist, können Unternehmen auf diese Weise hochspezialisiertes Wissen genau dann einkaufen, wenn es benötigt wird, und die Zusammenarbeit nach Projektende unkompliziert beenden.

Festangestellte bilden das stabile Rückgrat eines Unternehmens. Sie sind Träger*innen der Unternehmenskultur und sorgen für Kontinuität in den Kernprozessen. Diese Stabilität hat jedoch ihren Preis in Form von reduzierter Flexibilität. Der deutsche Kündigungsschutz erschwert einen schnellen Personalabbau in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Eine strategische Personalplanung muss daher Kernkompetenzen identifizieren, die durch eine feste Belegschaft abgedeckt werden sollten, und periphere oder projektbezogene Aufgaben, für die flexible Ressourcen ideal sind.

Eine Studie der FernUniversität Hagen zeigt, dass Freelancer*innen oft als "Überzeugungstäter" agieren, die eigenverantwortliches und flexibles Arbeiten besonders schätzen [Hannes, Brandl, Sacher]. Diese intrinsische Motivation führt oft zu einer hohen Effizienz und Ergebnisorientierung. Wenn ein Unternehmen also eine Kultur der Agilität fördern will, dann kann die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen als Katalysator dienen, um flexiblere Arbeitsweisen auch im Kernteam zu etablieren und die gesamte Organisation anpassungsfähiger zu machen.

Wie wirkt sich die Beschäftigungsform auf die Innovationskraft und das Unternehmenswissen aus?

Freelancer*innen bringen externes Wissen und neue Perspektiven ein, was die Innovationskraft kurzfristig steigern kann. Festangestellte bauen hingegen langfristiges, unternehmensspezifisches Wissen auf und sichern die interne Wissenskultur, was für eine nachhaltige Entwicklung und eine starke Identifikation mit dem Unternehmen essenziell ist.

Externe Fachkräfte agieren als Brückenbauer für Wissen. Da sie in verschiedenen Unternehmen und Branchen tätig sind, bringen sie vielfältige Erfahrungen, Methoden und Lösungsansätze mit. Dieser externe Input kann etablierte Prozesse infrage stellen und die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen beschleunigen. Eine Studie von ElevateX belegt, dass Unternehmen mit einem Freelancer-Anteil von mindestens 11 % ein signifikant höheres Umsatz- und Beschäftigungswachstum aufweisen, weil sie gezielt Innovationen fördern [ElevateX].

Die größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit Freelancer*innen ist der Wissenstransfer. Da das im Projekt erworbene Wissen das Unternehmen zusammen mit der externen Fachkraft wieder verlässt, besteht die Gefahr eines kontinuierlichen Wissensverlusts. Um dem entgegenzuwirken, sind strukturierte Offboarding-Prozesse und eine lückenlose Projektdokumentation unerlässlich. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Erkenntnisse und Ergebnisse dem Unternehmen langfristig erhalten bleiben und für zukünftige Projekte genutzt werden können.

Festangestellte sind die Hüter*innen des institutionellen Gedächtnisses. Sie kennen die internen Abläufe, die informellen Netzwerke und die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Dieses tief verankerte Wissen ist die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse und eine stabile Unternehmensentwicklung. Weil die langfristige Bindung von Mitarbeiter*innen die Unternehmenskultur stärkt, führt dies zu einer höheren Identifikation und Loyalität, was wiederum die Fluktuation und die damit verbundenen Kosten reduziert. Die Zufriedenheit ist bei Freelancer*innen zwar oft höher, wie die Randstad Arbeitsleben Studie 2024 zeigt, doch die Stabilität von Festangestellten ist für viele Unternehmen unverzichtbar [Randstad Deutschland].

Welche rechtlichen Risiken und administrativen Unterschiede müssen beachtet werden?

Bei Freelancer*innen besteht das zentrale Risiko der Scheinselbstständigkeit, was zu erheblichen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen kann. Für Festangestellte müssen hingegen umfassende arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten, wie Kündigungsschutz und Lohnfortzahlung, erfüllt werden, was den administrativen Aufwand erhöht.

Das größte rechtliche Risiko bei der Beauftragung von Freelancer*innen ist die sogenannte Scheinselbstständigkeit. Sie liegt vor, wenn eine Person zwar formal als selbstständige*r Auftragnehmer*in tätig ist, aber faktisch wie ein*e weisungsgebundene*r Arbeitnehmer*in behandelt wird. Kriterien dafür sind unter anderem die feste Einbindung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers, die fehlende unternehmerische Freiheit und die Tätigkeit für überwiegend nur einen Auftraggeber. Stellt die Deutsche Rentenversicherung bei einer Prüfung eine Scheinselbstständigkeit fest, kann dies zu hohen Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge für bis zu vier Jahre führen.

Laut dem Freelancer-Kompass sehen 66 % der Freelancer*innen die rechtlichen Unsicherheiten rund um die Scheinselbstständigkeit als einen wesentlichen Nachteil ihrer Tätigkeit an [freelancermap]. Um dieses Risiko zu minimieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Vertragsgestaltung und die gelebte Praxis einer echten selbstständigen Tätigkeit entsprechen.

• Keine Weisungsgebundenheit: Freelancer*innen sollten frei über ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort entscheiden können.
• Keine organisatorische Eingliederung: Eine eigene E-Mail-Adresse des Unternehmens oder ein fester Arbeitsplatz im Büro können kritisch sein.
• Unternehmerisches Risiko: Freelancer*innen sollten eigene Betriebsmittel nutzen und ein eigenes Geschäftsrisiko tragen.

Bei Festangestellten ist die Rechtslage klar definiert, aber mit einem höheren administrativen Aufwand verbunden. Unternehmen müssen das Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht beachten. Dies umfasst die korrekte Lohnabrechnung, die Abführung von Steuern und Sozialabgaben, die Einhaltung von Kündigungsfristen, die Gewährung von Urlaub und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Obwohl dies administrative Ressourcen bindet, bietet es Rechtssicherheit für beide Seiten.

Wie lässt sich eine hybride Personalstrategie erfolgreich umsetzen?

Eine erfolgreiche hybride Strategie kombiniert die Stabilität eines Kernteams aus Festangestellten mit der Flexibilität von Freelancer*innen für Spezialaufgaben und Projektspitzen. Entscheidend sind klare Prozesse für Onboarding, Wissensmanagement und die Integration externer Fachkräfte in die bestehende Unternehmenskultur.

Ein hybrides Modell, auch als "Core-Flex-Modell" bekannt, ist für viele Unternehmen der ideale Mittelweg. Es ermöglicht, die Stabilität und das institutionelle Wissen eines festen Mitarbeiterstamms (Core) mit der Agilität und dem Spezialwissen eines flexiblen Pools von Freelancer*innen (Flex) zu verbinden. Die Umsetzung erfordert einen strategischen Ansatz, der über die reine Bedarfsdeckung hinausgeht und eine integrative Kultur schafft.

Ein entscheidender Schritt ist die genaue Analyse des Personalbedarfs. Es muss definiert werden, welche Funktionen und Kompetenzen für den langfristigen Erfolg des Unternehmens kritisch sind und daher von festen Mitarbeiter*innen abgedeckt werden sollten. Aufgaben, die projektbasiert, hochspezialisiert oder von stark schwankender Nachfrage geprägt sind, eignen sich hingegen ideal für die Besetzung durch Freelancer*innen. Eine freelance.de-Studie zeigt, dass viele Freelancer*innen hochspezialisiert sind und oft nur für einen Kunden gleichzeitig arbeiten, was eine fokussierte Zusammenarbeit ermöglicht [freelance.de].

Für eine erfolgreiche Integration sind klare Prozesse und Kommunikationsstrukturen erforderlich. Dies beginnt mit einem strukturierten Onboarding für Freelancer*innen, das sie mit den Projektzielen, den relevanten Ansprechpartner*innen und den internen Systemen vertraut macht. Kollaborationstools und regelmäßige Meetings fördern den Austausch zwischen internen und externen Teammitgliedern. Da Freelancer*innen ihre Unabhängigkeit schätzen, wie der Freelancer-Kompass 2024 zeigt, sollte die Zusammenarbeit auf Augenhöhe und mit klaren, ergebnisorientierten Zielen gestaltet werden [freelancermap]. Schließlich muss ein systematischer Wissenstransfer am Ende des Projekts sicherstellen, dass die erarbeiteten Erkenntnisse im Unternehmen verbleiben.

Häufige Fragen zu Freelancern vs. Festangestellten

Wann ist ein Freelancer für ein Projekt besser geeignet als ein Festangestellter?

Ein*e Freelancer*in ist ideal für zeitlich klar definierte Projekte, die spezielles, im Unternehmen nicht vorhandenes Fachwissen erfordern. Dies gilt insbesondere bei kurzfristigem Bedarf, schwankender Auslastung oder für Aufgaben außerhalb der Kernkompetenzen des Unternehmens, um operative Fixkosten zu vermeiden und agil zu bleiben.

Was ist der durchschnittliche Stundensatz eines Freelancers in Deutschland?

Der durchschnittliche Stundensatz für Freelancer*innen in Deutschland liegt laut Freelancer-Kompass 2025 bei 104 Euro. Die Sätze variieren stark nach Branche, wobei Beratung und Management mit 120 Euro an der Spitze stehen, während Grafik und Medien bei rund 82 Euro liegen [freelancermap].

Wie kann man das Risiko der Scheinselbstständigkeit minimieren?

Um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, sollte der/die Freelancer*in nicht weisungsgebunden sein und nicht fest in die Betriebsorganisation eingegliedert werden. Eine klare vertragliche Regelung, die Tätigkeit für mehrere Auftraggeber*innen und die Nutzung eigener Betriebsmittel sind wichtige Indizien für eine echte Selbstständigkeit.

Quellenverzeichnis

1. freelancermap (2024). PM-Freelancer-Kompass-2025.pdf. Verfügbar unter: https://www.freelancermap.de/media/press_release/PM-Freelancer-Kompass-2025.pdf
2. freelance.de (2023). Studie 2023 - So arbeiten Freelancer in Deutschland. Verfügbar unter: https://www.vgsd.de/wp-content/uploads/2023/06/Studie_2023_freelance.de_.pdf
3. freelance.de (2024). Freelancer statt Festangestellte beschäftigen: Vorteile und Herausforderungen. Verfügbar unter: https://www.freelance.de/blog/freelancer-statt-festangestellte-beschaeftigen-vorteile-und-nachteile-fuer-unternehmen/
4. ElevateX (2021). Studie: Freiberufler als entscheidender Faktor für Umsatz- und Beschäftigungswachstum. Verfügbar unter: https://elevatex.de/de/blog/arbeit-mit-freiberuflern/studie-belegt-freiberufler-sind-entscheidend-fuer-umsatz-und-beschaeftigungswachstum/
5. Gulp (2024). Arbeitsleben Studie 2024. Verfügbar unter: https://www.gulp.de/freelancing/wissen/studien/arbeitsleben-studie-2024-start
6. Hannes, L., Brandl, L., Sacher, D. (2023). Freelancer: Überzeugungstäter, flexible Individualisten und unaufgeregte Rationale. Psychologie Aktuell. Verfügbar unter: https://www.psychologie-aktuell.com/news/aktuelle-news-psychologie/news-lesen/freelancer-ueberzeugungstaeter-flexible-individualisten-und-unaufgeregte-rationale.html
7. Randstad Deutschland (2024). Randstad Arbeitsleben Studie 2024. Verfügbar unter: https://www.randstad.de/ueber-randstad/presse/karriere/freelancer-angestellte-zufriedenheit-zukunftsangst/
8. socialmediaakademie.de (2024). Freelancer-Kompass zeigt: Freelancer sind zufrieden im Job. Verfügbar unter: https://www.socialmediaakademie.de/blog/freelancer-sind-zufrieden-im-job/