Fehlgeldentschädigung

Fehlgeldentschädigung ist eine finanzielle Leistung, die in einigen Geschäftsbereichen an die Mitarbeiter:innen gewährt wird. Der Begriff mag anfangs etwas speziell klingen, aber in der Praxis stellt die Fehlgeldentschädigung eine wirksame Möglichkeit dar, um Löhne und Gehälter steuerfrei aufzubessern und dadurch die Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen zu stärken. In diesem Ratgeber gehen wir auf die gesetzlichen Grundlagen der Fehlgeldentschädigung ein, erläutern ihre Vorteile, zeigen, wie sie zur Mitarbeiterbindung beitragen kann und wie sie in Unternehmen implementiert wird. Zudem betrachten wir die steuerrechtlichen Aspekte, die bei der Gewährung von Fehlgeldentschädigungen berücksichtigt werden müssen. Schließlich werden wir einige Beispiele aus der Praxis vorstellen, die die erfolgreiche Anwendung der Fehlgeldentschädigung illustrieren.

Wie kann eine Fehlgeldentschädigung das Haftungsrisiko für Mitarbeiter*innen mit Kassenverantwortung senken?

Die Einführung einer Fehlgeldentschädigung, oft auch als Mankogeld bezeichnet, ist ein etabliertes Instrument, um das finanzielle Risiko für Mitarbeiter*innen mit Kassen- oder Warenverantwortung zu mindern. Da diese Angestellten einer erhöhten Haftungsgefahr für Fehlbeträge ausgesetzt sind, schafft eine solche Entschädigung einen fairen Ausgleich. Sie dient als pauschale Abgeltung für das übernommene Risiko und stärkt das Vertrauen zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen. Wenn ein Unternehmen eine Fehlgeldentschädigung zahlt, wird im Gegenzug oft eine sogenannte Mankoabrede getroffen. Diese regelt die Haftung für Kassendifferenzen und begrenzt sie in der Regel auf die Höhe der gezahlten Entschädigung, was für beide Seiten Rechtssicherheit schafft.

Die rechtliche Grundlage für die Arbeitnehmerhaftung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verankert und wird durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) konkretisiert. Grundsätzlich haften Arbeitnehmer*innen für Schäden, die sie dem/der Arbeitgeber*in schuldhaft zufügen. Bei leichten Kassenfehlbeträgen, die im Arbeitsalltag vorkommen können, ist eine Haftung oft ausgeschlossen. Eine Mankoabrede verschiebt dieses Prinzip jedoch hin zu einer verschuldensunabhängigen Haftung, was bedeutet, dass der/die Mitarbeiter*in auch ohne nachweisbares Verschulden für Differenzen aufkommen muss. Weil dies eine erhebliche Benachteiligung für den/die Arbeitnehmer*in darstellt, ist die Zahlung einer angemessenen Fehlgeldentschädigung eine zwingende Voraussetzung für die Gültigkeit einer solchen Abrede. [Industrie- und Handelskammer zu Leipzig]

Die Implementierung einer solchen Regelung erfordert eine sorgfältige Gestaltung des Arbeitsvertrags oder einer separaten Vereinbarung. Es muss klar definiert sein, wer für welche Kasse verantwortlich ist und dass der/die betreffende Mitarbeiter*in alleinigen oder zumindest hauptsächlichen Zugriff auf die Kassenbestände hat. Ohne diese exklusive Zugriffsmöglichkeit ist eine Mankoabrede in der Regel unwirksam, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass Dritte den Fehlbetrag verursacht haben. Die wirtschaftliche Bedeutung dieser Regelungen ist vor dem Hintergrund steigender Unternehmensinsolvenzen nicht zu unterschätzen, da sie dazu beitragen, interne finanzielle Risiken klar zu verteilen und Streitigkeiten zu vermeiden.

Was genau ist eine Fehlgeldentschädigung und für wen ist sie relevant?

Eine Fehlgeldentschädigung ist eine zusätzliche, pauschale Zahlung des Arbeitgebers an Angestellte, die aufgrund ihrer Tätigkeit einem besonderen Risiko von Kassen- oder Warenfehlbeständen ausgesetzt sind. Sie ist keine Leistungsprämie, sondern ein finanzieller Ausgleich für das übernommene Haftungsrisiko bei der Verwaltung von Bargeld oder Warenbeständen.

Diese Entschädigung ist primär für Berufsgruppen relevant, die regelmäßig mit Bargeldtransaktionen oder wertvollen Gütern umgehen. Dazu gehören insbesondere Kassierer*innen im Einzelhandel, Mitarbeiter*innen in der Gastronomie, Bankangestellte im Schalterdienst oder Personal an Tankstellen. Die Zahlung einer Fehlgeldentschädigung ist immer dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen das Risiko von Differenzen nicht allein tragen möchte und stattdessen eine klare Haftungsregelung mit den zuständigen Mitarbeiter*innen anstrebt. Sie dient als Gegenleistung für die Bereitschaft der Angestellten, für eventuelle Mankos einzustehen. [Gabler Wirtschaftslexikon]

Der Zweck der Zahlung ist also nicht die Belohnung für fehlerfreies Arbeiten, sondern die Abgeltung einer potenziellen Gefährdung des Privatvermögens des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Wenn-Dann-Szenario: Wenn ein Unternehmen eine Mankoabrede zur verschuldensunabhängigen Haftung einführen will, dann muss es als Ausgleich eine angemessene Fehlgeldentschädigung zahlen. Ohne diese Zahlung wäre eine solche Haftungsvereinbarung nach deutscher Rechtsprechung in der Regel als sittenwidrig und damit unwirksam anzusehen.

Unter welchen rechtlichen Bedingungen ist eine Fehlgeldentschädigung zulässig?

Die Zulässigkeit einer Fehlgeldentschädigung ist untrennbar mit den Regelungen zur Arbeitnehmerhaftung und der sogenannten Mankoabrede verbunden. Damit eine solche Vereinbarung rechtlich wirksam ist, müssen mehrere strenge Voraussetzungen erfüllt sein, die dem Schutz der Arbeitnehmer*innen dienen und eine unangemessene Benachteiligung verhindern sollen.

Eine zentrale Bedingung ist, dass der/die Mitarbeiter*in die alleinige und ausschließliche Verfügungsgewalt über die anvertrauten Kassen- oder Warenbestände hat. Kann nicht eindeutig nachgewiesen werden, dass niemand sonst Zugriff hatte, ist eine Haftungsübernahme durch den/die Angestellte*n unwirksam. Des Weiteren muss die vereinbarte Fehlgeldentschädigung angemessen hoch sein. Sie muss dem/der Arbeitnehmer*in die realistische Möglichkeit geben, aus der Summe der Zahlungen ein eventuell auftretendes Manko auszugleichen. Die Höhe der Haftung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin ist dabei auf die Höhe der gezahlten Entschädigung begrenzt. [Industrie- und Handelskammer zu Leipzig]

Zudem muss die Mankoabrede klar und unmissverständlich formuliert sein, idealerweise als schriftliche Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Pauschale Klauseln, die eine generelle Haftung für alle Fehlbeträge vorsehen, sind in der Regel nicht haltbar. Da die Einführung einer Mankoabrede eine Abweichung von den gesetzlichen Haftungsprinzipien darstellt, bei denen eine Haftung nur bei Verschulden eintritt, wird sie von Arbeitsgerichten sehr restriktiv geprüft. Die Beweislast dafür, dass alle Voraussetzungen für eine wirksame Mankoabrede erfüllt sind, liegt vollständig beim Arbeitgeber.

Wie wird die Fehlgeldentschädigung steuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt?

Die steuerliche Behandlung der Fehlgeldentschädigung ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen und Mitarbeiter*innen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann diese Zahlung steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen. Dies bietet einen deutlichen Anreiz, solche Vereinbarungen zu treffen, da der Bruttobetrag dem Nettobetrag entspricht und somit vollständig beim/bei der Angestellten ankommt.

Nach den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) ist eine Fehlgeldentschädigung bis zu einer Höhe von 16 Euro pro Monat steuerfrei. [RA Prof. Dr. Christian Jahndorf] Diese Steuerfreiheit ist jedoch an die Bedingung geknüpft, dass es sich um eine pauschale Zahlung handelt, die unabhängig davon geleistet wird, ob tatsächlich ein Fehlbetrag entsteht. Wird die Entschädigung nur gezahlt, wenn ein Manko auftritt, oder wird sie mit tatsächlichen Fehlbeträgen verrechnet, entfällt die Steuerbefreiung und die Zahlung wird zum regulären steuerpflichtigen Arbeitslohn. [Smartsteuer / Haufe Gruppe]

Sozialversicherungsrechtlich gilt Ähnliches: Ist die Fehlgeldentschädigung nach den steuerlichen Vorschriften steuerfrei, so ist sie in der Regel auch frei von Sozialversicherungsbeiträgen. Sie wird nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gezählt. Im Krankheitsfall gehört die Fehlgeldentschädigung jedoch zum fortzuzahlenden Arbeitsentgelt, da sie als fester Bestandteil der Vergütung für die Übernahme des Haftungsrisikos gilt. [Deutsches Sozialrecht, Kommentar und Erläuterungen zur Entgeltfortzahlung] Unternehmen müssen daher bei der Lohnabrechnung sorgfältig prüfen, ob alle Voraussetzungen für die Steuer- und Beitragsfreiheit erfüllt sind, um Nachforderungen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Wie lässt sich die Höhe der Fehlgeldentschädigung fair und angemessen festlegen?

Die Festlegung einer fairen und angemessenen Höhe für die Fehlgeldentschädigung ist entscheidend für die rechtliche Wirksamkeit der Mankoabrede und die Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen. Die Entschädigung muss das übernommene Risiko realistisch abbilden und darf nicht nur symbolischen Charakter haben. Sie stellt die Obergrenze der Haftung dar.

Ein zentrales Kriterium für die Angemessenheit ist, dass die Summe der gezahlten Entschädigungen ausreicht, um durchschnittlich auftretende Fehlbeträge vollständig zu decken. Weil der/die Arbeitnehmer*in mit der Zahlung ein finanzielles Polster für den Haftungsfall aufbauen soll, muss die Höhe in einem vernünftigen Verhältnis zum potenziellen Risiko stehen. Als Orientierung können Erfahrungswerte aus der Vergangenheit dienen: Wie hoch waren die durchschnittlichen Kassendifferenzen in der betreffenden Abteilung oder bei vergleichbaren Tätigkeiten? Auch das Transaktionsvolumen und die Komplexität der Kassenführung sind relevante Faktoren.

Die Rechtsprechung fordert, dass die Entschädigung so bemessen ist, dass sie "ein Manko vollständig abdecken kann". [Industrie- und Handelskammer zu Leipzig] Eine zu niedrig angesetzte Pauschale würde die Mankoabrede unwirksam machen, da sie den/die Arbeitnehmer*in unangemessen benachteiligen würde. Die folgende Tabelle verdeutlicht die unterschiedlichen Haftungsszenarien:

Welche Vorteile bietet die Einführung einer Fehlgeldentschädigung für Unternehmen und Angestellte?

Die Implementierung einer Fehlgeldentschädigung bietet sowohl für Unternehmen als auch für Angestellte klare Vorteile, die über die reine Risikokompensation hinausgehen. Sie ist ein Instrument, das zur Verbesserung des Arbeitsklimas, zur rechtlichen Absicherung und zur Steigerung der Mitarbeitermotivation beitragen kann.

• Für Arbeitnehmer*innen: Der größte Vorteil ist die finanzielle Absicherung und Risikominimierung. Die Angst vor persönlicher Haftung für unverschuldete Kassendifferenzen wird erheblich reduziert. Dies führt zu weniger Stress und einer höheren Arbeitszufriedenheit. Die regelmäßige Zahlung wird zudem als Zeichen der Wertschätzung für die übernommene Verantwortung wahrgenommen.
• Für Unternehmen: Unternehmen profitieren von einer klaren rechtlichen Grundlage im Umgang mit Fehlbeträgen. Aufwendige und oft unangenehme Diskussionen über die Schuldfrage bei Kassendifferenzen entfallen. Dies senkt den administrativen Aufwand und beugt Konflikten vor. Eine solche Regelung kann die Mitarbeiterbindung stärken, da sie als faires und transparentes Vorgehen wahrgenommen wird. [Gabler Wirtschaftslexikon]

Die Einführung einer Fehlgeldentschädigung im Rahmen einer Mankoabrede schafft eine Win-Win-Situation. Der/die Arbeitgeber*in sichert sich gegen Verluste ab, ohne bei jedem Vorfall ein Verschulden nachweisen zu müssen. Der/die Arbeitnehmer*in erhält im Gegenzug eine finanzielle Kompensation und eine klare Begrenzung seines/ihres Haftungsrisikos. Dieser gegenseitige Interessenausgleich fördert eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und kann die Sorgfalt im Umgang mit anvertrauten Werten sogar erhöhen, da die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

Häufige Fragen zur Fehlgeldentschädigung

Ist eine Fehlgeldentschädigung Pflicht?

Nein, es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Zahlung einer Fehlgeldentschädigung. Sie ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Sie wird jedoch zur zwingenden Voraussetzung, wenn ein Unternehmen eine sogenannte Mankoabrede treffen möchte, die eine verschuldensunabhängige Haftung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin für Fehlbeträge vorsieht.

Was ist der Unterschied zwischen Fehlgeldentschädigung und Mankoabrede?

Die Mankoabrede ist die vertragliche Vereinbarung, in der sich ein*e Mitarbeiter*in zur Übernahme der Haftung für Fehlbeträge verpflichtet. Die Fehlgeldentschädigung (auch Mankogeld) ist die finanzielle Gegenleistung, die der/die Mitarbeiter*in dafür vom Arbeitgeber erhält. Die Zahlung ist also die Bedingung für die Gültigkeit der Abrede.

Was passiert, wenn der Kassenfehlbetrag höher ist als die Fehlgeldentschädigung?

Bei einer wirksamen Mankoabrede ist die Haftung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin in der Regel auf die Höhe der gezahlten Fehlgeldentschädigung begrenzt. [Industrie- und Handelskammer zu Leipzig] Übersteigt der Fehlbetrag diese Summe, muss der/die Arbeitgeber*in den darüber hinausgehenden Verlust selbst tragen, es sei denn, es liegt nachweislich Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.

Kann die Fehlgeldentschädigung auch für Warenfehlbestände gezahlt werden?

Ja, das Prinzip der Mankoabrede und Fehlgeldentschädigung kann auch auf Warenfehlbestände (Inventurdifferenzen) angewendet werden. Die rechtlichen Voraussetzungen, wie der alleinige Zugriff auf die Waren und eine angemessene Entschädigung, sind dabei die gleichen wie bei Kassendifferenzen. Dies ist beispielsweise im Logistik- oder Einzelhandelsbereich relevant.

1. Gabler Verlag, Springer Fachmedien. Gabler Wirtschaftslexikon – Artikel „Fehlgeldentschädigung“. Verfügbar in Fachbibliotheken.
2. Industrie- und Handelskammer zu Leipzig. (2016). MB_02_16 | Arbeitsrecht - Häufig gestellte Fragen. Abgerufen von https://www.leipzig.ihk.de/mb-02-16/
3. Jahndorf, C. (2012). Fachartikel im SteuerConsultant. Haufe Verlag. Abgerufen von https://www.haufe.de/download/steuerconsultant-ausgabe-92012-steuerconsultant-135196.pdf
4. Finkenbusch.de. Deutsches Sozialrecht, Kommentar und Erläuterungen zur Entgeltfortzahlung. Abgerufen von https://www.finkenbusch.de/entgeltfortzahlung-anspruch-dauer-ausschluss/
5. Smartsteuer / Haufe Gruppe. (2023). Steuer-Lexikon – „Fehlgeldentschädigung und steuerfreie Einnahmen“. Abgerufen von https://www.smartsteuer.de/online/lexikon/s/steuerfreie-einnahmen-nach-dem-estg-abc-form/