Steuerfreie Sachbezüge

Steuerfreie Sachbezüge haben sich zu einem entscheidenden Instrument moderner Personalpolitik entwickelt. In Zeiten von Fachkräftemangel, Inflation und steigendem Wettbewerbsdruck suchen Unternehmen nach Wegen, ihren Mitarbeitenden mehr Nettolohn zukommen zu lassen, ohne die Bruttogehälter unverhältnismäßig erhöhen zu müssen. [Arbeit und Arbeitsrecht] Genau hier setzen steuerfreie Sachbezüge an: Es handelt sich um Gehaltsextras in Form von Sachleistungen, die zusätzlich zum normalen Lohn gewährt werden und innerhalb bestimmter Grenzen komplett von Steuern und Sozialabgaben befreit sind. [smartsteuer] Für Arbeitgeber bedeutet dies geringere Lohnnebenkosten, für ArbeitnehmerInnen mehr Netto vom Brutto – eine klassische Win-Win-Situation. [DATEV]

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Dieser Ratgeber erklärt ausführlich den rechtlichen Rahmen und aktuelle Regelungen, zeigt die gängigen Arten steuerfreier Sachbezüge, beleuchtet Vorteile für beide Seiten und gibt praktische Tipps zur Umsetzung. Mit diesem umfassenden Wissen können Unternehmen ihre Mitarbeiterbindung und -motivation stärken und gleichzeitig Kosten optimieren, während Mitarbeitende von spürbaren Zusatzleistungen profitieren. Profitieren Sie von unserem Expertenwissen und Best Practices, um steuerfreie Sachbezüge optimal einzusetzen und gegenüber konkurrierenden Angeboten einen Vorsprung zu erzielen.

Rechtlicher Rahmen und Voraussetzungen

Bevor wir in die verschiedenen Arten von Sachbezügen eintauchen, ist es wichtig, den rechtlichen Rahmen zu verstehen. In Deutschland sind die steuerlichen Grundlagen für Sachleistungen im Einkommensteuergesetz (EStG) verankert. Sachbezug bezeichnet dabei jede Form von geldwertem Vorteil, den Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden nicht in Bar, sondern in Form von Waren, Dienstleistungen oder Rechten gewähren. [Smartsteuer] Solche Vorteile werden als Teil des Arbeitslohns betrachtet, können aber unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei bleiben.

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Was zählt als steuerfreier Sachbezug?

Grundsätzlich sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 50 € pro Monat und MitarbeiterIn steuer- und sozialversicherungsfrei. [Haufe] Diese Grenze von 50 € wird als monatliche Sachbezugsfreigrenze bezeichnet (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Bis Ende 2021 lag die Grenze bei 44 € und wurde zum 1. Januar 2022 auf 50 € angehoben. Wichtig ist, dass es sich hierbei um eine echte Freigrenze handelt – wird auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass pro Monat und MitarbeiterIn der Gesamtwert aller gewährten Sachbezüge 50 € nicht übersteigt. Eine Zusammenrechnung findet innerhalb desselben Monats statt, während nicht ausgenutzte Beträge nicht in Folgemonate übertragen werden dürfen [Haufe].

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Aktuelle Freigrenzen und steuerfreie Beträge im Überblick: (Stand 2025)
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• 50 € monatlich pro MitarbeiterIn: Maximaler Gesamtwert aller Sachbezüge, der steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden kann. [smartsteuer] Wird diese Freigrenze überschritten, ist der komplette Sachbezug steuerpflichtig.
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• 60 € pro persönlichem Anlass: Zusätzlich zur monatlichen 50 €-Grenze dürfen sogenannte Aufmerksamkeiten bis 60 € bei persönlichen Ereignissen wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes steuerfrei gewährt werden. [IHK München] Diese 60 €-Freigrenze gilt pro Anlass und stellt ebenfalls eine Grenze dar – teurere Geschenke wären voll zu versteuern.
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• 600 € jährlich für Gesundheitsförderung: Für Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung (z. B. Teilnahme an Präventionskursen, Fitnessangeboten) können Arbeitgeber bis zu 600 € pro MitarbeiterIn und Jahr steuerfrei aufwenden (§ 3 Nr. 34 EStG). Dieser Betrag dient der Gesundheit der Belegschaft und bleibt steuerfrei, sofern die Maßnahmen den Anforderungen des §20a SGB V genügen (anerkannte gesundheitsfördernde Angebote).
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• Unbegrenzter Zuschuss zum ÖPNV: Seit 2019 erlaubt § 3 Nr. 15 EStG Arbeitgebern, Jobtickets und Fahrtkostenzuschüsse für den öffentlichen Personennahverkehr komplett steuerfrei zu übernehmen [Finanztip]. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden also z. B. das 49-€-Deutschlandticket spendieren oder bezuschussen, ohne dass dafür Lohnsteuer oder Sozialabgaben anfallen – Voraussetzung ist allerdings, dass diese Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird. (Zu beachten: Ein steuerfreies Jobticket mindert die absetzbare Entfernungspauschale der Mitarbeitenden.)
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• Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Beiträge zur bAV (Direktversicherung, Pensionskasse etc.) sind in beträchtlichem Umfang steuerfrei. Aktuell können bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung West (jährlich) pro MitarbeiterIn in eine bAV eingezahlt werden, ohne Lohnsteuer und bis 4 % auch ohne Sozialabgaben [Finanztip] (§ 3 Nr. 63 EStG). Dies entspricht je nach Jahr mehreren tausend Euro, die brutto für netto in eine Altersvorsorge fließen können.
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• Weitere spezielle Freibeträge: Zusätzlich gibt es weitere steuerfreie Arbeitgeberleistungen wie z. B. der Kinderbetreuungszuschuss (§ 3 Nr. 33 EStG: Übernahme von Kindergarten-/Kita-Gebühren für nicht schulpflichtige Kinder in voller Höhe steuerfrei), die Erholungsbeihilfe (steuerbegünstigt bis 156 € für ArbeitnehmerIn, 104 € für Ehepartner und 52 € pro Kind jährlich) und diverse Verpflegungspauschalen für Dienstreisen, die hier aber nicht vertieft werden.

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Gesetzliche Voraussetzungen für Steuerfreiheit: 

Damit ein Sachbezug wirklich steuerfrei bleibt, müssen alle gesetzlichen Bedingungen eingehalten werden. Die wichtigsten Voraussetzungen sind:
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• Zusätzlichkeit zum Lohn: Sachbezüge müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. [IHK München] Eine Gehaltsumwandlung – also der Tausch von regulärem Gehalt gegen Sachleistungen – ist in den meisten Fällen ausgeschlossen, wenn Steuerfreiheit erhalten bleiben soll. Praktisch bedeutet das: Der Arbeitgeber darf den Sachbezug nicht einfach vom vereinbarten Gehalt abziehen, sondern muss ihn obendrauf geben. (Eine Ausnahme bildet bspw. das Jobticket, das bei Pauschalversteuerung auch per Gehaltsumwandlung ermöglicht werden kann.) [Finanztip]
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• Kein Bargeld, nur Sachleistungen: Die 50 €-Freigrenze gilt ausschließlich für Sachbezüge, nicht für Barlohn. [IHK München] Direkte Geldzahlungen an Mitarbeitende sind stets lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Erlaubt sind jedoch Gutscheine, Geldkarten oder andere Geldsurrogate, solange sie als zweckgebundene Sachleistung gelten (siehe unten). Eine Barauszahlung oder auch das Umtauschen eines Gutscheins in Bargeld führt zur Steuerpflicht.
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• Abgrenzung Geldleistung vs. Sachbezug: Durch eine Gesetzesänderung, gültig seit dem 1. Januar 2022, hat der Gesetzgeber klarer definiert, welche Gutscheine und Geldkarten noch als Sachbezug anerkannt werden. Nur zweckgebundene Gutscheine sind begünstigt, d.h. Karten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und auf ein begrenztes Netzwerk von Akzeptanzstellen oder bestimmte Produktkategorien beschränkt sind. Universell einlösbare Geldkarten (z. B. offene Prepaid-Kreditkarten), mit denen man quasi überall zahlen oder Bargeld abheben könnte, gelten nicht mehr als Sachbezug, sondern als Barlohn und wären damit steuerpflichtig. Diese Neuregelung verweist auf das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) – entsprechend sind z. B. reine Shopping-Gutscheine, regionale City-Cards oder Tankkarten weiterhin begünstigt, während eCash-Karten mit Bargeldfunktion ausgeschlossen sind.
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• Dokumentation und Nachweis: Arbeitgeber sind verpflichtet, jede gewährte Sachzuwendung exakt zu dokumentieren – also wann und in welcher Höhe ein steuerfreier Sachbezug gewährt wurde. [DATEV] Diese Daten müssen pro MitarbeiterIn nachvollziehbar festgehalten werden (z.B. in der Lohnabrechnung oder in einem digitalen Benefit-Tool). Kommt es zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung, muss das Unternehmen nachweisen können, dass die Freigrenzen eingehalten und die Bedingungen erfüllt waren.
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• ‍Weitere Rahmenbedingungen: Im Steuerrecht gilt das Zuflussprinzip, d.h. maßgeblich ist der Zeitpunkt, in dem der Vorteil dem/der ArbeitnehmerIn zufließt. Daher sollten Sachbezüge möglichst gleichmäßig monatlich gewährt werden – ein Ansparen oder nachträgliches Gewähren mehrerer Monatsbeträge auf einmal ist nicht zulässig. [Haufe] Zudem sind amtliche Sachbezugswerte (z.B. für Mahlzeiten) zu beachten: Für verbilligte Kantinenessen etwa gilt die 50 €-Freigrenze nicht, weil hier spezielle Bewertungsregeln greifen (siehe Essenszuschüsse weiter unten).

Arten steuerfreier Sachbezüge

Sachbezüge können in vielen unterschiedlichen Formen gewährt werden. Im Grunde lässt sich nahezu jeder Sachwert, der einemr Mitarbeiterin einen persönlichen Vorteil bringt, als Benefit einsetzen – sofern die oben genannten Voraussetzungen eingehalten werden. Im Folgenden stellen wir die gängigsten Arten steuerfreier Sachbezüge vor, die in der Praxis erfolgreich genutzt werden. Diese reichen von Gutscheinkarten über Zuschüsse für Fahrtkosten oder Gesundheit bis hin zu klassischen Sachgeschenken. Für jede Kategorie gibt es spezifische Regeln und optimale Einsatzmöglichkeiten.

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Gutscheine und Prepaid-Karten als Sachbezug

Beispiel: Gutscheinkarten verschiedener Anbieter – Gutscheine und Guthabenkarten sind ein beliebter steuerfreier Sachbezug.

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‍Gutscheine zählen zu den bekanntesten Formen von Sachbezügen. Hierbei erhält der/die Mitarbeitende einen Gutschein oder eine Sachbezugskarte mit einem bestimmten Wert, der bei bestimmten Akzeptanzstellen eingelöst werden kann. Klassische Beispiele sind Einkaufsgutscheine für Einzelhändler, City-Cards zur Einlösung in lokalen Geschäften, Tankgutscheine oder aufladbare Guthabenkarten für Kaufhäuser und Online-Shops. Arbeitgeber können solche Gutscheine bis zur 50 €-Grenze pro Monat steuerfrei zur Verfügung stellen. [LOFINO] Die Beliebtheit dieser Benefits ist hoch: Laut einer Studie wünschen sich 33 % der Beschäftigten Gutscheine bzw. Geldkarten als Zusatzleistung, und Unternehmen setzen sie zunehmend zur Motivation ein. [Arbeit und Arbeitsrecht]

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Der große Vorteil von Gutscheinen ist ihre Flexibilität. Mitarbeitende können den Gutschein nach eigenem Bedarf einsetzen – sei es für den Wocheneinkauf, das Tanken, Elektronik oder Mode. Gleichzeitig werden Gutscheine nicht als selbstverständlich angesehen wie eine Gehaltserhöhung, sondern als wertschätzendes Extra wahrgenommen. Studien zeigen, dass Mitarbeitergutscheine die Motivation und das Engagement erhöhen, die Produktivität steigern und sogar die Fluktuation im Unternehmen senken können. Arbeitgeber profitieren zudem vom positiven Image, wenn sie solche modernen Benefits anbieten, und sparen gegenüber Bonuszahlungen erheblich Steuern.

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Bei der Umsetzung ist zu beachten, dass der Gutschein den steuerlichen Anforderungen entspricht (siehe Voraussetzung „Abgrenzung zur Geldleistung“ oben). In der Praxis empfiehlt es sich, zertifizierte Sachbezugskarten von Anbietern zu nutzen, die sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Ein Beispiel ist die Regionale Sachbezugskarte von Regional Hero, die bewusst nur in lokalen Akzeptanzstellen einlösbar ist und dadurch automatisch die Kriterien für steuerfreie Gutscheine erfüllt. Solche Karten lassen sich oft digital verwalten und monatlich automatisiert aufladen, was den Administrationsaufwand für das Unternehmen gering hält. Intern sollten Gutscheine idealerweise monatlich ausgegeben werden – etwa in Form eines dauerhaften Mitarbeiter-Benefits, der jeden Monat neu auflädt. So kommt der Vorteil regelmäßig bei den Mitarbeitenden an und motiviert jeden Monat aufs Neue.

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Weitere Infos zum Thema Mitarbeiter-Gutscheine finden Sie in unserem Ratgeberartikel Einkaufsgutschein als Benefit einführen. Dort erfahren Sie, wie Einkaufsgutscheine Kaufkraft stärken und die regionale Wirtschaft fördern, sowie praktische Tipps zur Einführung.

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Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr (Jobticket)

Mobilitätsbenefits sind besonders gefragt: 40 % der ArbeitnehmerInnen nennen Fahrtkostenzuschüsse oder ÖPNV-Tickets als gewünschten Benefit. [Arbeit und Arbeitsrecht] Ein steuerfreier Jobticket-Zuschuss ist daher eine sehr attraktive Sachleistung. Arbeitgeber können ihren Beschäftigten z. B. das Deutschlandticket (49 €) vollständig bezahlen oder auch andere ÖPNV-Tickets (Monatskarte, BahnCard 100 etc.) bezuschussen – all das steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG. [Finanztip] Wichtig ist, dass das Ticket zusätzlich zum Lohn gewährt wird (also der/die MitarbeiterIn z.B. das Ticket kostenlos oder verbilligt erhält, ohne auf Gehalt zu verzichten).

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Der Effekt: Mitarbeitende sparen nicht nur die Kosten für den Arbeitsweg, sondern erhalten diesen Vorteil komplett netto, da weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben anfallen. Unternehmen wiederum fördern damit aktiv umweltfreundliches Verhalten – ein Plus fürs Employer Branding – und können gleichzeitig ihre Parkraumsituation entlasten. Seit Einführung des bundesweiten Deutschlandtickets 2023 haben viele Arbeitgeber diese Chance ergriffen. So wurde im öffentlichen Dienst der Länder im Tarifvertrag 2024 sogar ein flächendeckender Zugang zu Diensträdern und ÖPNV-Tickets vereinbart, was zeigt, wie stark solche Benefits im Trend liegen.

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Zu beachten: Ein steuerfreies Jobticket mindert die Entfernungspauschale des/der Arbeitnehmers*in bei der Steuererklärung – was aber angesichts der gesparten Kosten meist verschmerzbar ist. Alternativ kann der Arbeitgeber das Ticket auch pauschal versteuern (25 %), dann bleibt die Pendlerpauschale unberührt. [Finanztip]  So oder so: Fahrkarten für Bus und Bahn als Sachbezug sind ein hochwirksamer Benefit, der die Mobilitätskosten der MitarbeiterInnen senkt und ihnen finanziell spürbar Luft verschafft.

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Lesen Sie mehr über steuerfreie Mobilitätsbenefits in unserem Artikel Pendlerpauschale: Mitarbeitende entlasten, der u.a. aufzeigt, wie Arbeitgeber durch Zuschüsse und Tickets die Attraktivität als Arbeitgeber steigern können.

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Gesundheitsförderung und Fitnesszuschüsse

Die Gesundheit der Mitarbeitenden ist ein zentrales Gut – und auch hier unterstützt der Staat Arbeitgeber mit Steuervergünstigungen. Leistungen zur Gesundheitsförderung (z. B. Zuschüsse zu Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Rückenschulungen, Gesundheitskurse) sind bis zu 600 € pro MitarbeiterIn und Jahr steuerfrei. Dieses Budget kann genutzt werden, um z. B. anteilig die Kosten eines Fitnessstudios zu übernehmen oder Mitarbeitenden Präventionskurse zu finanzieren. Wichtig: Die Maßnahme muss qualitätsgesichert und zertifiziert sein (nach §20 SGB V), damit die Steuerbefreiung greift.

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Für ArbeitnehmerInnen sind solche Gesundheits-Benefits doppelt wertvoll – finanziell und persönlich. Sie sparen Ausgaben für Sport und Wellness und verbessern gleichzeitig ihre Gesundheit. Arbeitgeber wiederum profitieren von fitteren, gesünderen MitarbeiterInnen. Studien des RKI und anderer Institute haben gezeigt, dass gezielte betriebliche Gesundheitsförderung die Fehlzeiten signifikant reduzieren kann. Weniger Krankheitstage bedeuten mehr Produktivität und weniger Vertretungskosten. Zudem steigert ein solches Engagement die Attraktivität des Unternehmens als fürsorglicher Arbeitgeber.

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In der Praxis wird der Gesundheits-Sachbezug häufig in Form eines monatlichen Zuschusses gewährt – z. B. 50 € pro Monat fürs Fitnessstudio (somit 600 € im Jahr). Kombiniert man das mit der 50 €-Sachbezugsfreigrenze, könnten theoretisch 50 € als allgemeiner Gutschein und 50 € für Gesundheit parallel laufen – wichtig ist aber, dass der Gesundheitszuschuss separat nach §3 Nr.34 EStG gewährt und verwendet wird. Manche Unternehmen schließen Rahmenverträge mit Fitness-Anbietern oder nutzen Plattformen, auf denen Mitarbeitende flexibel Gesundheitsangebote auswählen können. Auch Jobräder (Dienstfahrräder) sind beliebt – hier wird meist per Gehaltsumwandlung gearbeitet, was steuerlich begünstigt ist (0,25%-Regel für den geldwerten Vorteil eines Dienstrads) und ebenfalls zur Gesundheit beiträgt. Insgesamt gilt: Investitionen in die Gesundheit der Belegschaft zahlen sich durch höhere Leistungsfähigkeit und Motivation vielfach aus.

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Erfahren Sie mehr über Betriebliches Gesundheitsmanagement und steuerfreie Gesundheitsbenefits in unserem Ratgeber Gesundheitsförderung: Betriebliches Wohlbefinden. Dort werden konkrete Maßnahmen und Studienergebnisse (z. B. Reduktion der Fehltage) ausführlich erläutert.

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Essenszuschüsse und Verpflegung

Ein weiterer Klassiker unter den steuerfreien Benefits ist der Essenszuschuss. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden günstige oder kostenlose Mahlzeiten ermöglichen, ohne dass dafür Lohnsteuer anfällt. Typischerweise geschieht dies in zwei Formen: über eine Betriebskantine oder über Essensgutscheine/Restaurantschecks für externe Verpflegung.

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Hat das Unternehmen eine eigene Kantine, so darf es Mahlzeiten verbilligt abgeben. Hier gelten jährlich festgelegte amtliche Sachbezugswerte (2025 z.B. 4,40 € für ein Mittagessen). [Finanztip] Zahlt der/die MitarbeiterIn mindestens diesen Sachbezugswert, ist das Essen für sie komplett steuerfrei. Bezahlt er/sie weniger, entsteht ein zu versteuernder geldwerter Vorteil in Höhe der Differenz. Arbeitgeber haben aber die Option, diesen Vorteil pauschal mit 25 % zu versteuern, sodass für die MitarbeiterInnen praktisch kein Abzug erfolgt. Im Ergebnis können Beschäftigte sehr günstig in der Kantine essen, ohne dass dies ihr Nettogehalt schmälert.

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Ohne Kantine müssen Unternehmen dennoch nicht auf den Essenszuschuss verzichten: Sie können Restaurantschecks oder digitale Essensmarken ausgeben. Dabei erhalten MitarbeiterInnen Gutscheine, die sie z.B. beim Mittagessen in Restaurants, Imbissen oder Supermärkten einlösen können. Pro Arbeitstag ist ein Zuschuss von bis zu 6,50 € – 7 € (je nach jährlicher Anpassung) steuerfrei. Dieses Modell funktioniert so, dass ein Teil vom Mitarbeiter selbst gezahlt wird (entsprechend dem Sachbezugswert der Mahlzeit) und der Rest vom Gutschein abgedeckt wird. In Summe können so mehr als 100 € im Monat an Essenskosten vom Arbeitgeber übernommen werden, ohne Steuern und Abgaben. 

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Essenszuschüsse fördern nicht nur das Wohlbefinden (niemand arbeitet gern hungrig), sondern auch die Mitarbeiterbindung – sie werden als nette Geste der Wertschätzung wahrgenommen. Insbesondere kleine Firmen ohne Kantine können mit Restaurantschecks punkten und so ihren Angestellten täglich einen kleinen Bonus zukommen lassen. Wichtig ist die organisatorische Handhabung (Verteilung der Gutscheine bzw. Abrechnung per App) und die Einhaltung der Vorgaben (z.B. max. 15 Essenszuschüsse pro Monat bei einer 5-Tage-Woche).

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Mehr Details zu Verpflegungsmehraufwand und wie Unternehmen Mitarbeitenden Essenskosten steuerfrei erleichtern können, finden Sie in unserem Artikel Regionaler Essenszuschuss – Keine Kantine? Kein Problem!.

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Weitere steuerfreie Benefits (Sachgeschenke, Kinderbetreuung, bAV etc.)

Neben den oben genannten Hauptkategorien gibt es noch eine Reihe weiterer Leistungen, die steuerfrei oder steuerbegünstigt gewährt werden können. Einige davon sollen hier kurz erwähnt werden:
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• Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Wie bereits im rechtlichen Überblick genannt, können Beiträge zur bAV in großem Umfang steuer- und sozialabgabenfrei sein. Arbeitgeber, die z.B. zusätzliche Vorsorgebeiträge für ihre MitarbeiterInnen leisten (oft im Rahmen einer Entgeltumwandlung mit Arbeitgeberzuschuss), fördern die Bindung ans Unternehmen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Zukunftssicherung. Steuervorteil: Bis zu 8 % der RV-Bemessungsgrenze (West) sind lohnsteuerfrei und 4 % davon sozialabgabenfrei. [Finanztip] Somit lohnt es sich gerade für gutverdienende Mitarbeitende, Angebote wie Direktversicherungen anzunehmen.
  
  
• Kinderbetreuungszuschuss: Unterstützung bei Kita- oder Kindergartenkosten ist ebenfalls vollständig steuerfrei (§ 3 Nr. 33 EStG). Arbeitgeber können z.B. einen Kindergartenzuschuss zahlen, der direkt die Gebühren der Betreuungseinrichtung (für nicht schulpflichtige Kinder) abdeckt – dieser Betrag wird nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn gewertet. Familien schätzen einen solchen Zuschuss enorm, da Kinderbetreuung teuer ist, und der Arbeitgeber beweist sich als besonders familienfreundlich. Wie Sie mit einem Kindergartenzuschuss punkten, erklären wir in einem eigenen Ratgeber.
  
  
• Sachgeschenke und Aufmerksamkeiten: Neben den persönlichen Anlässen bis 60 €, die steuerfrei sind, können auch kleine Sachgeschenke ohne speziellen Anlass unter die monatliche 50 €-Freigrenze fallen. [IHK München] Typische Beispiele: ein Präsentkorb als Dank für eine Projektbeteiligung, Gutscheine als Prämie für gute Leistungen, Blumen oder Wein zu kleineren Jubiläen. Wichtig ist, dass diese Geschenke Sachleistungen sind und zusammen mit eventuellen anderen Sachbezügen den 50 €-Rahmen des Monats nicht sprengen. Solche Aufmerksamkeiten erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und sind steuerlich unkompliziert, solange die Wertgrenzen beachtet werden.
  
  
• Dienst-Handy/Laptop zur Privatnutzung: Firmenhandys, -Tablets oder -Notebooks, die auch privat genutzt werden dürfen, stellen ebenfalls einen steuerfreien Sachbezug dar (§ 3 Nr. 45 EStG). [IHK München] Der Arbeitgeber kann also z.B. ein Smartphone inkl. Vertrag bereitstellen – die private Nutzung führt zu keinem geldwerten Vorteil, solange das Gerät im Eigentum der Firma bleibt. Für Arbeitnehmende ist das ein attraktiver Benefit (gesparte Handyrechnung), und für Arbeitgeber fallen nur die Kosten als Betriebsausgaben an. Ähnliches gilt für Firmenlaptops. Diese Art von Sachbezügen werden oft gar nicht als „Benefit“ wahrgenommen, da sie inzwischen selbstverständlich scheinen, erhöhen aber indirekt das Nettoeinkommen.
  
  
• Home-Office Ausstattung: In der Pandemie haben viele Unternehmen gemerkt, dass sie ihren Leuten Ausstattung fürs Home-Office zur Verfügung stellen (Stuhl, Bildschirm etc.). Solche Arbeitsmittel gelten bei überwiegendem betrieblichen Interesse ebenfalls nicht als steuerpflichtiger Vorteil. [Finanztip] Zwar sind das streng genommen keine „freiwilligen“ Benefits, da sie dem Arbeitsbedarf dienen, aber eine großzügige Ausstattung wirkt sich positiv auf Zufriedenheit und Gesundheit aus – steuerliche Probleme gibt es hierbei nicht, wenn die Dinge dem Job dienen.
  
  
• Erholungsbeihilfe: Ein etwas exotischeres Instrument ist die Erholungsbeihilfe. Hier kann der Arbeitgeber seinem Personal einen Zuschuss zum Urlaub geben, der pauschal versteuert wird (25 % pauschale Lohnsteuer, sozialversicherungsfrei). Die genannten Höchstbeträge – 156 € für den/die ArbeitnehmerIn, 104 € für den Ehepartner und 52 € pro Kind und Jahr – sind zwar relativ gering, aber als nette Geste z.B. zum Sommerurlaub durchaus beliebt. Durch die Pauschalversteuerung verbleibt der volle Betrag beim Mitarbeiter (keine individuelle Steuer). Unternehmen können damit die Work-Life-Balance unterstützen und sich als arbeitnehmerfreundlich positionieren.
  
  

Man sieht: Die Palette steuerfreier Sachbezüge ist sehr breit. Wichtig ist stets, die einzelnen Benefits richtig einzuordnen und separat zu betrachten, damit jeweils die spezifischen Bedingungen erfüllt bleiben. In der Summe kann ein Arbeitgeber seinen Angestellten durchaus ein erhebliches Extra an Netto-Leistungen bieten, wenn er verschiedene Steuerfreibeträge ausschöpft. So sind z.B. Kombinationen möglich – etwa ein 50 € Einkaufsgutschein und ein 49 €-Jobticket parallel, plus jährlich 600 € Gesundheitsbudget, 60 € Geburtstagsgeschenk usw. All diese Bausteine ergänzen das Gehaltspaket und machen es insgesamt attraktiver.

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Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende

Die Vorteile steuerfreier Sachbezüge liegen auf der Hand: Beide Seiten – Arbeitgeber wie ArbeitnehmerInnen – profitieren finanziell. Doch neben dem monetären Aspekt gibt es weitere Pluspunkte, von höherer Motivation bis zur Förderung der Region. Im Folgenden beleuchten wir getrennt die Perspektive des Unternehmens und der Mitarbeitenden, bevor wir auf einen speziellen Vorteil für die lokale Wirtschaft eingehen.

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Vorteile für Unternehmen:

• Steuer- und Abgabersparnis: Gewährt ein Unternehmen statt einer Gehaltserhöhung einen gleichwertigen Sachbezug, reduzieren sich die Lohnnebenkosten deutlich. Jeder steuerfreie Euro muss nicht mit ~20% Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung belastet werden. Für 50 € Netto-Plus via Gehalt müssten je nach Steuerklasse und Abgaben schnell 70–80 € brutto aufgewendet werden, während ein 50 € Sachbezug das Unternehmen nur 50 € kostet. Die Personalkosten lassen sich so optimieren.
  
  
• Mehr Netto vom Brutto für Mitarbeitende: Zufriedene Mitarbeiter sind das Kapital jedes Unternehmens. Steuerfreie Benefits kommen zu 100% beim Personal an, was faktisch einer versteckten Gehaltserhöhung entspricht – jedoch ohne die sonst üblichen Abzüge. Das stärkt die Kaufkraft der Beschäftigten und damit auch ihre Zufriedenheit. Im Wettbewerb um Fachkräfte kann ein gutes Benefit-Paket das Zünglein an der Waage sein (Recruiting-Vorteil).
  
  
• Mitarbeiterbindung und Motivation: Zusätzliche Leistungen zeigen Wertschätzung. Mitarbeiter fühlen sich anerkannt, wenn der Arbeitgeber über das Gehalt hinaus Extras gewährt. Studien belegen, dass steuerfreie Gutscheine und Sachbezüge als “Trophäen” wahrgenommen werden, die einen emotionalen Mehrwert bieten. Die Folge: Motivation und Engagement steigen, die Fluktuation sinkt. Gerade in Zeiten, in denen über 57% der Beschäftigten mehr Wertschätzung vermissen, sind solche Benefits ein wichtiges Signal. [Arbeit und Arbeitsrecht]
  
  
• Image und Arbeitgebermarke: Ein Unternehmen, das steuerfreie Sachbezüge einsetzt, zeigt sich innovativ, mitarbeiterorientiert und sozial verantwortlich. Es verbessert sein Image sowohl intern (Mitarbeiter sprechen positiv über die Firma) als auch extern (Attraktivität für Bewerber steigt). Zudem können bestimmte Benefits zum Unternehmensprofil passen – z.B. ein Klima- und umweltbewusstes Unternehmen fördert Jobtickets und Fahrräder, ein gesundheitsbewusstes die Fitness – und damit die Kultur und Werte authentisch untermauern.
  
  
• Förderung der regionalen Wirtschaft: Ein oft übersehener Vorteil: Werden Benefits so gestaltet, dass sie lokal gebunden sind (z.B. regionale Gutscheinkarten für Geschäfte vor Ort), fließt das Geld in die Region zurück. Unternehmen unterstützen damit lokale Händler und Dienstleister, was langfristig auch ihrem Umfeld zugutekommt. Ein Arbeitgeber, der z.B. Regional-Wertgutscheine verteilt, positioniert sich als Teil der Gemeinschaft. Das stärkt regionale Netzwerke und kann auch PR-wirksam sein („Unternehmen XYZ investiert jeden Monat X € in die Region“). Laut Experten sind regionale Gutscheine tatsächlich ein effektiver Weg zur lokalen Wirtschaftsförderung, da sie unkompliziert und an den Euro gekoppelt sind.
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Vorteile für ArbeitnehmerInnen:

• Mehr Netto und finanzielle Entlastung: Der offensichtlichste Vorteil: Die Mitarbeitenden erhalten Zusatzleistungen, ohne dafür Steuern oder Beiträge zahlen zu müssen. Ein 50 €-Gutschein bringt vollen 50 € Wert – während eine 50 € Gehaltserhöhung oft nur ~25–30 € netto einbringt. Damit können Beschäftigte sich Dinge leisten, die sonst vom Netto kaum drin wären. Sei es der Tankfüllung, der Zuschuss zur Monatskarte, das Fitnessstudio oder der Einkauf – all das wirkt wie ein Gehaltssprung, der monatlich spürbar ist.
  
  
• Sachbezüge erhöhen das gefühlte Einkommen: Viele kleine Benefits summieren sich. Angenommen, eine Mitarbeiterin bekommt das 49 €-Ticket bezahlt, 50 € Gutschein und 40 € Essenszuschüsse pro Monat – das sind rund 140 € zusätzlich, was z.B. bei einem mittleren Einkommen 5–10% mehr Kaufkraft bedeuten kann. Und das ohne einen höheren Bruttolohn (der womöglich in die nächsthöhere Steuerprogression fällt). Der Lebensstandard kann so verbessert werden, ohne dass man in eine höhere Steuerklasse rutscht.
  
  
• Wertschätzung und Motivation: Sachbezüge sind nicht „einfach nur Geld“. Ein Gutschein fühlt sich an wie ein Geschenk, ein bezahltes Jobticket wie Fürsorge des Arbeitgebers. Das psychologische Moment dahinter fördert die Loyalität. MitarbeiterInnen fühlen sich anerkannt und verbunden. Eine Umfrage fand heraus, dass über 50% der Beschäftigten sich mehr Benefits wünschen als reine Gehaltserhöhung, weil es ihnen auch um Anerkennung geht. Steuerfreie Extras erfüllen genau dieses Bedürfnis nach Wertschätzung jenseits des Grundgehalts. [Arbeit und Arbeitsrecht]
  
  
• Verbesserung von Lebensqualität und Arbeitsbedingungen: Viele steuerfreie Benefits zielen direkt darauf ab, das Leben der MitarbeiterInnen einfacher oder besser zu machen. Ein Gesundheitskurs kann z.B. Rückenschmerzen lindern, ein Jobrad hält fit, ein Essensgutschein erspart Sorgen ums Mittagessen, ein Kinderbetreuungszuschuss nimmt finanzielle Last von jungen Eltern. All das führt zu höherer Zufriedenheit und oft auch besserer Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Glückliche Mitarbeiter sind nachweislich produktiver und seltener krank. [Circula]
• “Mehrwert” statt selbstverständlich: Eine kleine Gehaltserhöhung verschwindet häufig unbemerkt in den Abzügen und Alltagkosten. Ein gezielter Sachbezug hingegen wird bewusster wahrgenommen. Beispiel: 30 € netto mehr Gehalt gehen vielleicht in die Stromrechnung, während ein 50 € Gutschein direkt für einen Wunsch eingelöst wird (neue Schuhe, ein Buch, ein Abendessen). Somit stiften Sachleistungen oft mehr Freude und Motivation als ein gleichwertiger Geldbetrag, der im Haushaltsbudget untergeht. Diese emotionale Komponente ist für viele ArbeitnehmerInnen ein echter Pluspunkt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Steuerfreie Sachbezüge steigern die Effizienz der Vergütung – jeder investierte Euro seitens des Arbeitgebers bringt den Mitarbeitenden den maximal möglichen Nutzen. Dadurch entstehen identische Kosten beim Arbeitgeber, aber ein höheres “Netto-Gehalt” beim Arbeitnehmer. Neben der monetären Win-Win-Situation spielen auch weiche Faktoren eine Rolle: Motivation, Bindung, Wertschätzung und Arbeitgeberattraktivität. Nicht zuletzt profitieren auch Dritte, wie lokale Unternehmen, wenn Sachbezüge in Form regionaler Gutscheine gewährt werden. Es lohnt sich für beide Seiten, diese Vorteile aktiv zu nutzen.

Praktische Umsetzung und Herausforderungen

Die Einführung steuerfreier Sachbezüge im Unternehmen erfordert einige Überlegungen und organisatorische Maßnahmen. Obwohl die steuerliche Seite attraktiv ist, muss die praktische Umsetzung gut geplant sein, damit alles reibungslos und rechtskonform abläuft. Im Folgenden geben wir einen Leitfaden zur Einführung sowie Hinweise auf typische Stolpersteine und wie man sie vermeidet.

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1. Planung und Benefit-Strategie: 

Zunächst sollte ein Unternehmen überlegen, welche Sachbezüge zum eigenen Kontext passen. Nicht jede Firma kann oder will alle Möglichkeiten ausschöpfen. Ein guter Ansatz ist, die Bedürfnisse der eigenen Belegschaft zu analysieren: Junge urbane Teams freuen sich vielleicht über ÖPNV-Tickets und Restaurantgutscheine, während Familien eher Kinderbetreuung und bAV schätzen. Studien zeigten, dass Benefits am besten wirken, wenn sie passgenau und flexibel sind. [Arbeit und Arbeitsrecht] Eine Mitarbeiterbefragung kann helfen, die beliebtesten Benefits zu ermitteln. Danach legt man ein Budget fest: z.B. 50 € p.P. für Gutscheine, 30 € fürs Essen, etc. – je nachdem, was das Unternehmen gewähren möchte und kann.

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2. Anbieter- und Tool-Auswahl: 

Für die operative Umsetzung lohnt es sich oft, externe Anbieter oder Tools zu nutzen. Es gibt inzwischen spezialisierte Plattformen für Benefit-Management: Sachbezugskarten-Anbieter, Essenszuschuss-Apps, Mobilitätsbudget-Tools etc. Diese nehmen viel administrativen Aufwand ab und stellen sicher, dass steuerliche Vorgaben eingehalten werden. Beispielsweise bieten Dienstleister All-in-One Sachbezugskarten an, auf die verschiedenste Benefits (Guthaben, Essensbudget, Fahrtkosten) geladen werden können – mit Berichten für die Lohnbuchhaltung und Limitüberwachung. Entscheidet man sich für einen solchen Anbieter, sollte man Kriterien vergleichen: Kosten (Gebühren), Akzeptanzstellen-Netz (wo kann das Guthaben überall ausgegeben werden?), Bedienbarkeit, Service und ggf. regionale Ausrichtung. Alternativ können manche Sachbezüge auch inhouse verwaltet werden (z.B. eigene Gutscheine ausgeben, Kantinenabrechnung etc.), was jedoch mehr Aufwand und Wissen erfordert.

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3. Kommunikation an die MitarbeiterInnen: 

Ein häufiger Grund, warum Benefits nicht genutzt werden, ist mangelnde Bekanntheit oder Verständnis. Laut einer Studie wussten 9 % der Beschäftigten gar nicht, welche Angebote es in ihrer Firma gibt. [Arbeit und Arbeitsrecht] Daher ist eine klare Kommunikation entscheidend. Wenn neue Sachbezüge eingeführt werden, sollten alle Mitarbeitenden informiert werden – am besten persönlich oder per ausführlicher Info (Intranet, E-Mail, Teammeeting). Erläutern Sie den Nutzen jedes Benefits (“Was habe ich davon?”) und wie man ihn konkret in Anspruch nimmt (z.B. wie funktioniert die Gutscheinkarte, wo kann ich das Deutschlandticket abrufen etc.). Eine begeisternde Vorstellung (“Wir schenken euch jeden Monat 50 Euro extra – komplett netto!”) erhöht die Akzeptanz. Vielleicht richtet man auch eine AnsprechpartnerIn oder FAQ ein, falls Fragen auftauchen. Je besser die Belegschaft Bescheid weiß, desto höher wird die Teilnahmequote an den Angeboten sein.

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4. Administrative Umsetzung und Abrechnung: 

Praktisch müssen Sachbezüge in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet werden. Die Lohnbuchhaltung sollte über die Einführung informiert sein und die entsprechenden Sachbezüge als steuerfrei verbuchen. Falls ein externes Tool genutzt wird, liefert dieses meist monatlich Datensätze (wer hat welchen Gutscheinwert erhalten etc.). Wichtig: Dokumentation nicht vergessen – für jede/n MitarbeiterIn muss nachvollziehbar aufgezeichnet sein, welcher Sachbezug in welcher Höhe in welchem Monat gewährt wurde. [DATEV] Moderne HR-Software kann dies automatisiert, ansonsten sollten manuelle Listen geführt werden. Bei Benefits mit Nachweis (z.B. Gesundheitskurs) muss eventuell kontrolliert werden, ob der Kurs zertifiziert ist und der Betrag im Rahmen bleibt. Hier empfiehlt es sich, klare Richtlinien aufzusetzen: welche Nachweise nötig sind, bis wann einzureichen, etc.

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5. Compliance und Gesetzestreue: 

Steuerfreie Benefits bringen nur Freude, solange sie bei einer Betriebsprüfung auch anerkannt werden. Deshalb sollte man intern gewisse Checks einbauen: Einhalten der 50 €-Grenze (ggf. mehrere Sachbezüge addieren, um sicherzugehen, dass 50 nicht überschritten sind), Zusätzlichkeit (es darf keine versteckte Gehaltsumwandlung sein – Dokumentation im Arbeitsvertrag/der Lohnabrechnung, dass das Grundgehalt unverändert bleibt), Gutschein-Kriterien (nur zulässige Karten verwenden). [IHK München] Bei Geldkarten ist besondere Vorsicht geboten: Ein vermeintlicher Sachbezug könnte als Barlohn gewertet werden, wenn er nicht den Vorgaben entspricht. Daher nur Karten einsetzen, die z.B. nachweislich auf bestimmte Akzeptanzstellen beschränkt sind (wie Regional Hero Card, Spendit, Edenred City usw.). Essensgutscheine: darauf achten, dass Mitarbeiter den erforderlichen Eigenanteil leisten (z.B. mind. den amtlichen Sachbezugswert fürs Essen bezahlen), sonst entsteht ein zu versteuernder Vorteil. Jobrad: Wird dieses per Entgeltumwandlung realisiert, ist es kein steuerfreier Sachbezug, sondern steuerbegünstigt – hier sollte der Ablauf mit Steuerberater geklärt sein, um die 0,25%-Regel korrekt anzuwenden.

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Typische Fehler vermeiden: 

Ein häufiger Fehler ist das Überschreiten der Freigrenzen aus Unwissenheit. Beispiel: Eine Mitarbeiterin bekommt einen 50 € Tankgutschein und im selben Monat einen 20 € Blumenstrauß als Dank – zusammen 70 €, damit wäre nichts mehr steuerfrei (die kompletten 70 € wären steuerpflichtig). Solche Fälle gilt es zu verhindern, indem alle Benefits koordiniert werden (am besten über die Lohnbuchhaltung laufen). Auch gefährlich: Barzuschüsse tarnen wollen – z.B. 50 € extra aufs Gehalt zahlen und es „Sachbezug“ nennen, das fällt bei Prüfung durch und führt zu Steuernachzahlung. Ein anderer Stolperstein ist die fehlende Zusätzlichkeit: Wenn im Arbeitsvertrag steht “inkl. Sachbezugskarte 50 €”, könnte das als Gehaltsteil interpretiert werden. Besser formuliert man es als freiwillige Zusatzleistung. Ebenfalls ungünstig: Benefits, die nicht genutzt werden – z.B. ein kompliziert einzulösendes Gutscheinsystem, das am Ende brach liegt. Dann hat das Unternehmen Kosten, aber keinen Bindungs-Effekt. Daher sollte man auf einfache Handhabung achten (etwa digitale Gutscheine statt Papier, eine Karte statt Dutzender einzelner Gutscheine).

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Praxis-Tipp: 

Viele Unternehmen starten mit einem Pilotprojekt – z.B. erst einmal ein Jahr lang 50 € Gutscheinkarten testen – und sammeln Erfahrungen. Feedback der Mitarbeiter einholen: Wird es geschätzt? Wo gab es Probleme? Danach kann man das Programm erweitern (z.B. zusätzlich einen Gesundheitstag oder Essensmarken einführen). Und nicht zuletzt: Regelmäßig überprüfen, ob sich gesetzlich etwas geändert hat (Freibeträge werden angepasst, neue Erlasse vom Finanzministerium etc.). Gerade im Steuerrecht sind Updates nicht selten – z.B. die Neudefinition der Gutscheine 2022. Ein guter Draht zum Steuerberater oder regelmäßiges Fortbilden hilft, compliant zu bleiben. Mit der richtigen Planung und Pflege können steuerfreie Sachbezüge dann zu einem dauerhaften Erfolgsinstrument in der Personalstrategie werden.

Vergleich: Sachbezüge vs. Gehaltserhöhungen

Lohnt es sich mehr, eine Gehaltserhöhung zu geben oder einen Sachbezug bereitzustellen? Diese Frage stellen sich viele Arbeitgeber – und auch ArbeitnehmerInnen. Der finanzielle Unterschied zwischen beiden Varianten ist erheblich. Hier ein direkter Vergleich am Beispiel eines monatlichen Zusatzbetrags von 50 €:

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In Zahlen zeigt sich: Von einer klassischen Gehaltserhöhung bleibt oft nur etwa die Hälfte übrig, während beim Sachbezug der volle Betrag ankommt. Für den Arbeitgeber sind die Kosten einer Gehaltserhöhung zudem höher als der Auszahlungsbetrag, während der Sachbezug 1:1 durchgereicht wird.

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Ein konkretes Rechenbeispiel untermauert dies: Ein Unternehmen möchte seinen Mitarbeitenden 300 € mehr Netto im Monat zukommen lassen. Als Gehaltserhöhung müssten dafür über 700 € brutto aufgewendet werden, inkl. Lohnnebenkosten. Über steuerfreie Sachbezüge (geschickt kombiniert, z.B. 50 € Gutschein, 50 € Fahrtkostenzuschuss, 50 € Essenszuschuss, bAV usw.) können die 300 € netto mit deutlich geringeren Kosten realisiert werden – hier kämen die 300 € direkt beim Personal an. Die Ersparnis für das Unternehmen ist enorm.

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Wann sind Sachbezüge sinnvoller? 

In der Regel immer dann, wenn es um überschaubare Beträge geht, die man zielgerichtet einsetzen will – sei es um einen speziellen Zweck zu fördern (z.B. Gesundheit, Mobilität) oder um einfach kleine finanzielle Anreize zu schaffen. Für Beträge bis 50 € mtl. sind Sachbezüge unschlagbar effizient. Auch einmalige Boni (z.B. als Gutschein zu Weihnachten statt als Bruttosonderzahlung) können steuerfrei viel mehr Wirkung entfalten. [IHK München] MitarbeiterInnen nehmen Sachbezüge häufig bewusster wahr und verbinden positive Emotionen damit, während ein paar Euro mehr Gehalt oft untergehen.

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Wann ist eine Gehaltserhöhung der bessere Weg? 

Natürlich kann man nicht das gesamte Gehalt in Benefits umwandeln. Bei größeren Vergütungssprüngen (z.B. Beförderung, Inflationsausgleich über der 50 €-Grenze) führt kein Weg an einer klassischen Gehaltserhöhung vorbei – allein schon, weil Sachbezüge gesetzlich limitiert sind. Auch für die Rente und Sozialversicherung zählt nur der Bruttoverdienst: Wer ausschließlich auf Sachbezüge setzt, steigert dadurch nicht die Rentenanwartschaften. Insofern sollte das Grundgehalt immer angemessen sein. Sachbezüge sind als Ergänzung ideal, nicht als Ersatz für fairen Lohn. Zudem bevorzugen manche Mitarbeitende schlicht Bargeld, weil es völlig frei verfügbar ist – auch das sollte man respektieren.

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Mischmodell: In vielen Fällen ist eine Kombination optimal. Ein Teil der Personalbudget-Erhöhung fließt in eine moderate Gehaltserhöhung (die z.B. Tariferhöhungen und Inflation abdeckt), der Rest in maßgeschneiderte Sachbezüge, die gezielt Anreize setzen. So erhält der/die MitarbeiterIn sowohl mehr Rentenanspruch als auch spürbar mehr Netto.

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Abschließend lässt sich festhalten: Aus Unternehmenssicht sind Sachbezüge bei gleicher Netto-Wirkung deutlich günstiger und daher zu bevorzugen, wo immer es passt. Aus Mitarbeitersicht bieten sie maximale Ausbeute und oft noch Spaß (weil konkret für bestimmte Zwecke gedacht). Dennoch sollte das Gesamtkonzept stimmen – eine ausgewogene Vergütung mit sowohl soliden Gehaltsbestandteilen als auch attraktiven Extras wird am positivsten aufgenommen.

Best Practices und Erfolgsbeispiele

Viele Unternehmen – vom kleinen Betrieb bis zum Großkonzern – haben in den letzten Jahren erfolgreich steuerfreie Sachbezüge eingeführt und daraus wertvolle Erfahrungen gewonnen. Im Folgenden einige Best Practices und exemplarische Erfolge, die als Inspiration dienen können:

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Beispiel 1: “Mitarbeitergutscheine senken Fluktuation”

Ein mittelständisches Handelsunternehmen führte vor zwei Jahren eine 50 €-Gutscheinkarte für alle Mitarbeitenden ein. Jeder Beschäftigte bekam monatlich eine aufladbare Karte, einlösbar in diversen regionalen Geschäften. Das Ergebnis: Die Maßnahme wurde begeistert angenommen, Motivation und Verbundenheit stiegen merklich. Laut Geschäftsleitung sank die Mitarbeiterfluktuation deutlich, weil die Belegschaft den zusätzlichen Nutzen spürte und weniger Wechselabsichten hatte. Dieser Effekt entspricht auch übergreifenden Beobachtungen: Sachbezugsgutscheine steigern die Zufriedenheit, hoch motivierte Mitarbeiter haben „keinen Grund mehr zu wechseln“, wodurch auch Recruiting-Kosten sinken. Für das Unternehmen hat sich die Investition somit in mehrfacher Hinsicht rentiert – Kosten gespart und Leistungsträger gehalten.

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Beispiel 2: “ÖPNV-Ticket als Erfolgsmodell” 

Ein IT-Unternehmen in Berlin beschloss 2023, allen Mitarbeitenden das Deutschlandticket (49 €) zu spendieren. Ziel war es, die Parkplatznot zu mildern und einen nachhaltigen Benefit zu bieten. Nach einem Jahr zeigte sich: Über 80% der Belegschaft nutzen inzwischen regelmäßig den öffentlichen Nahverkehr, viele ließen sogar ihr Auto stehen. Das Feedback der MitarbeiterInnen ist äußerst positiv, da das Ticket nicht nur für den Arbeitsweg, sondern auch privat am Wochenende etc. genutzt werden kann – ein echter Mehrwert. Für die Firma rechnete es sich ebenfalls: Durch die Steuerbefreiung war die Maßnahme günstiger als eine gleichwertige Gehaltserhöhung, und man profilierte sich intern wie extern als umweltbewusster Arbeitgeber. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie ein steuerfreier Benefit betriebliche und gesellschaftliche Ziele verbinden kann (Mitarbeiterbindung und Nachhaltigkeit).

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Beispiel 3: “Gesundheitsbudget und weniger Krankentage” 

Ein großer Versicherer hat ein Gesundheitsbudget von 300 € jährlich pro MitarbeiterIn eingeführt (steuerfrei nach §3 Nr.34 EStG). Dieses Budget kann flexibel für zertifizierte Gesundheitskurse, Fitnessstudio oder physiotherapeutische Maßnahmen genutzt werden. Begleitend wurden interne Gesundheitsaktionen (Schrittzähler-Wettbewerbe, Obsttage) angeboten. Bereits nach einem Jahr stellten sie fest: Die krankheitsbedingten Fehltage sanken um ~10%, insbesondere Rücken- und stressbedingte Ausfälle gingen zurück. MitarbeiterInnen berichten, dass sie durch den finanziellen Anreiz endlich z.B. einen Rückenfit-Kurs besucht haben. Die Geschäftsleitung sieht darin eine Win-Win: fittere Mitarbeitende und geringere Ausfallkosten. Studien bestätigen solch einen Zusammenhang – Investitionen in Gesundheit können signifikant die Fehlzeiten reduzieren. Das Unternehmen plant daher, das Gesundheitsbudget weiter auszubauen. Wichtig für den Erfolg war hier, dass die Mitarbeiter das Budget niedrigschwellig abrufen konnten (einfacher Antrag, breite Auswahl an nutzbaren Angeboten) – so blieb die Hürde zur Nutzung gering.

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Beispiel 4: “Cafeteria-Modell für Benefits” 

Ein internationales Beratungsunternehmen hat ein flexibles Benefit-System (Cafeteria-Modell) etabliert. Jeder Mitarbeitende bekommt ein jährliches Benefit-Budget von 1200 €, das er/sie individuell auf verschiedene steuerfreie Optionen verteilen kann: z.B. 600 € bAV, 300 € Gesundheit, 300 € Sachbezugsgutscheine. Über ein Online-Portal kann jeder seine Präferenzen auswählen und auch unterjährig anpassen. Dieses Modell brachte großen Erfolg, da es allen Generationen gerecht wird – die Jüngeren wählen eher Sachgutscheine und Mobilität, ältere vielleicht mehr bAV, Familien den Kitazuschuss. Die Nutzungsrate ist nahezu 100%, weil jeder genau das bekommt, was er/sie braucht. Die Personalabteilung berichtet, dass zwar die Verwaltung etwas komplexer ist, aber durch die Digitalisierung gut handhabbar. Diese individuelle Wahlfreiheit wird von Mitarbeitenden als höchst wertschätzend empfunden und hat das Unternehmen in Arbeitgeberrankings nach oben gebracht. Es zeigt sich: Je personaliserter und flexibler Benefits sind, desto höher ihre Wirkung. [Arbeit und Arbeitsrecht]

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Best Practices zusammengefasst:

• Benefit-Kombinationen & Flexibilität: Erfolgreiche Programme bieten meist mehrere Benefit-Bausteine parallel an oder lassen den Beschäftigten eine gewisse Wahl. So fühlt sich jede*r abgeholt.
• Einfache Prozesse: Ob Gutschein, Ticket oder Zuschuss – je unkomplizierter der Zugang, desto besser. Digitale Lösungen, klare Richtlinien und wenig Bürokratie fördern die Nutzung. Wenn Mitarbeiter etwas erst “beantragen” müssen, sollte das möglichst komfortabel sein.
  
  
• Klar kommunizieren & feiern: Firmen, die ihre Benefits “feiern” – z.B. Vorstellung im Rahmen eines Events oder persönliche Übergabe von Gutscheinkarten – schaffen Begeisterung. Dauerhaft sollten die Angebote präsent gehalten werden (Reminder, Intranet-Seite etc.). Mitarbeiter dürfen nie das Gefühl bekommen, sie “betteln” um etwas, sondern es sollte selbstverständlich verfügbar sein.
  
  
• Steuerberater einbeziehen: Bei Unsicherheiten oder komplexen Konstruktionen lohnt es sich, von Anfang an den Steuerberater oder die Lohnsteuerhilfe einzubeziehen. So können Fallstricke vermieden werden, bevor sie auftreten. Einige Unternehmen lassen ihr Benefit-Konzept vorab von der Finanzverwaltung (Lohnsteueraußenprüfung) unverbindlich beurteilen – das schafft Sicherheit.
  
  
• Erfolg messen: Genauso wie man Gehälter regelmäßig überprüft, sollte man auch schauen, ob die Benefits ihren Zweck erfüllen. Kennzahlen können sein: Nutzungsquote, Mitarbeiterzufriedenheit (via Umfrage), Fluktuationsrate, Krankenstand etc. Positive Trends wie sinkende Fluktuation oder steigende Zufriedenheit können intern als Erfolg verkauft und extern als Argument im Recruiting genutzt werden.

Unter dem Strich zeigen diese Beispiele: Steuerfreie Sachbezüge sind praxisbewährt. Unternehmen verschiedenster Branchen konnten dadurch Mitarbeiter begeistern und gleichzeitig wirtschaftlich profitieren. Wichtig ist, dass man die Lösungen zum eigenen Unternehmen passend gestaltet und sich an bewährten Vorgehensweisen orientiert. Dann sind steuerfreie Benefits nicht nur ein Sparmodell, sondern ein echter Erfolgsfaktor in der Personalstrategie.

Zukunft der steuerfreien Sachbezüge

Die Arbeitswelt und der gesetzliche Rahmen entwickeln sich stetig weiter – und damit auch die Zukunft der steuerfreien Sachbezüge. Zum Abschluss werfen wir einen Blick auf kommende Trends, mögliche gesetzliche Änderungen und die Rolle digitaler Lösungen in diesem Bereich.

1. Gesetzliche Entwicklungen:

In den letzten Jahren gab es bereits Anpassungen – etwa die Erhöhung der Freigrenze von 44 € auf 50 € und die Neuregelung von Gutscheinkarten 2022. Es ist durchaus denkbar, dass der Gesetzgeber künftig weitere Anpassungen vornimmt, sei es um die Freigrenze an die Inflation zu koppeln oder neue Benefit-Kategorien zu schaffen. Diskussionen um eine mögliche Anhebung der 50 €-Grenze (z.B. auf 75 € oder 100 €) werden von Wirtschaftsverbänden immer wieder angeregt, um ArbeitnehmerInnen in Zeiten steigender Preise zu entlasten – ob und wann dies kommt, ist aber ungewiss. Firmen sollten solche Entwicklungen im Auge behalten. Auch die temporäre Inflationsausgleichsprämie (bis 3.000 € steuerfrei), die bis Ende 2024 gewährt werden konnte, zeigte, dass der Staat bei besonderen Lagen großzügige Ausnahmen schaffen kann. [Stepstone] Künftig könnte es ähnliche einmalige Entlastungen geben, oder man integriert gewisse Freibeträge dauerhaft ins System.

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Ein weiterer Aspekt: Änderungen in verwandten Rechtsgebieten. Beispielsweise könnte der Sozialversicherungsrechtler oder Arbeitsrechtler in Zukunft neue Regeln setzen, die Benefits betreffen (etwa arbeitsschutzrechtliche Pflichten beim Home-Office-Zuschuss). Aktuell (Stand 2025) sind z.B. Home-Office-Pauschalen steuerlich als Werbungskosten geregelt, aber nicht als Arbeitgeberleistung – hier könnte es irgendwann einen Arbeitgeberzuschuss geben. Betriebliche Altersvorsorge steht ebenfalls im Fokus der Politik – möglicherweise werden die Fördergrenzen hier weiter erhöht, um die Rentenlücke zu schließen.

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Fazit für Unternehmen: Flexibel bleiben und immer auf dem neuesten Stand sein. Was heute optimal ist, kann morgen überholt sein. Ein Tipp ist, jährlich mit dem Steuerberater oder in HR-Netzwerken die Neuerungen zum Jahreswechsel durchzugehen (Stichwort Jahressteuergesetz, BMF-Schreiben etc. – z.B. wurden die Sachbezugswerte für Verpflegung jährlich angepasst, 2025 Mittagessen 4,40 €, 2024 waren es 4,00 € etc.). Nur wer die gesetzlichen Spielräume kennt, kann sie optimal ausschöpfen.

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2. Trends bei Benefits und Mitarbeiterpräferenzen: 

Die Arbeitswelt befindet sich in einem kulturellen Wandel. Junge Generationen (Y, Z) legen Wert auf Flexibilität, Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit. Das spiegelt sich auch bei Benefits wider. [Arbeit und Arbeitsrecht] Individualisierbare Benefit-Modelle (wie das genannte Cafeteria-System) werden vermutlich zunehmen, damit jeder Mitarbeiterin aus einem Baukasten von steuerfreien Extras diejenigen wählt, die am besten passen. Unternehmen könnten in Zukunft eher Budgets vorgeben (“Du hast 1000 € Benefit-Budget pro Jahr”) statt fixe Leistungen für alle, um der Vielfalt der Belegschaft gerecht zu werden.

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Ein weiterer Trend ist die Ganzheitlichkeit: Benefits werden verstärkt als Teil eines Employee-Experience-Konzepts gesehen. Es geht nicht nur darum, Geld zu sparen, sondern ein stimmiges Gesamtpaket zu schnüren, das von der betrieblichen Gesundheitskultur über Weiterbildung bis zur Altersvorsorge reicht. Steuerfreie Sachbezüge sind darin ein Baustein, der clever eingesetzt wird. So könnte die Grenze zwischen klassischen Gehaltsextras und weichen Benefits (wie flexible Arbeitszeit, Sabbatical-Möglichkeiten) verschwimmen. Arbeitgeber punkten, wenn sie sowohl monetäre als auch nicht-monetäre Vorteile bieten – Hauptsache, sie erfüllen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.

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3. Digitale Lösungen und Automatisierung: 

Die Zukunft der Verwaltung von Sachbezügen ist ohne Frage digital. Schon jetzt gibt es zahlreiche Apps und Plattformen, und dieser Markt wächst weiter. HR-Software integriert Benefit-Module, Lohnabrechnungsprogramme kommunizieren mit Gutscheinplattformen etc. In Zukunft könnten Prozesse noch mehr automatisiert sein: Vielleicht werden Sachbezüge via Blockchain-Technologie fälschungssicher verteilt, oder KI-gestützte Tools empfehlen jedem Mitarbeiter individuell passende Benefits basierend auf dessen Profil.

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Für Unternehmen bedeutet das: Einführungshürden sinken. Was früher komplex war (viele Einzelbelege, manuelle Kontrolle), lässt sich heute per Software in Echtzeit überwachen. Es ist vorstellbar, dass es irgendwann Standard-APIs gibt, über die Arbeitgeber-Benefit-Systeme mit dem Finanzamt Daten austauschen – um z.B. sicher zu melden, dass Freigrenzen eingehalten wurden. Auch Mitarbeiter-Apps werden eine große Rolle spielen: Dort sieht der/die MitarbeiterIn auf einen Blick, welches Guthaben er/sie diesen Monat hat (Essenszuschuss, Gutschein etc.), wo es eingelöst werden kann, und vielleicht gibt es Gamification-Elemente (“noch 1 Gesundheitskurs bis zum vollen Jahreszuschuss genutzt”). Das steigert die Transparenz und Nutzungsfreude.

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4. Fokus auf regionale und nachhaltige Benefits:

Ein interessanter Zukunftsaspekt ist die Verzahnung von Benefits mit Nachhaltigkeit und Regionalität. Schon jetzt sind Konzepte wie JobRad (Fahrradleasing) oder Öko-Bonuspunkte im Kommen. Denkbar ist, dass staatliche Förderung sich künftig mehr nach der inhaltlichen Ausrichtung richtet: Eventuell werden z.B. gesundes Kantinenessen oder ÖPNV-Nutzung stärker begünstigt als andere Leistungen, um bestimmte politische Ziele (Gesundheit, Klimaschutz) zu unterstützen. Unternehmen könnten entsprechende Schwerpunkte setzen und über die Standard-Sachbezüge hinaus zusätzliche Programme auflegen, die dann vielleicht ebenfalls steuerfrei oder -begünstigt gestellt werden. Zum Beispiel: Ein Unternehmen investiert in die Infrastruktur für E-Mobilität (Ladestationen, E-Carsharing für Mitarbeiter) – schon heute sind Vorteile aus dem Laden von E-Autos beim Arbeitgeber steuerfrei, ein Zeichen in diese Richtung. [IHK München]

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5. Gesetzgeberischer Fokus auf Missbrauchsvermeidung: 

Wo Vorteile sind, gibt es auch immer ein paar Schwarze Schafe. Der Gesetzgeber hat bereits reagiert (siehe Gutscheinregelung 2022) und wird es vermutlich wieder tun, sollte es Gestaltungsmodelle geben, die aus seiner Sicht zweckwidrig sind. Unternehmen sollten also die Grundidee von Sachbezügen im Blick behalten: Es geht darum, echte Sachleistungen zu gewähren, nicht Lohn zu verschleiern. Wenn künftige Modelle versuchen, doch wieder Bargeldähnliches zu ermöglichen, könnte dies schnell per Gesetz unterbunden werden.

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Die Zukunft der steuerfreien Sachbezüge bleibt spannend. Klar ist: Steueroptimierte Benefits werden auch in den kommenden Jahren ein wichtiger Bestandteil moderner Vergütungssysteme sein. Unternehmen, die frühzeitig auf flexible, digitale und mitarbeiterorientierte Lösungen setzen, werden im Vorteil sein. Letztlich werden diejenigen profitieren, die bereit sind, sich an neue Rahmenbedingungen anzupassen und die Bedürfnisse ihrer Belegschaft in den Mittelpunkt zu stellen. Steuerfreie Sachbezüge sind kein starres Konstrukt, sondern ein dynamisches Werkzeug, das mit etwas Kreativität und Weitsicht noch viele innovative Ausprägungen finden wird. Indem Arbeitgeber die Trends verfolgen und mutig neue Wege gehen, können sie sicherstellen, dass ihre Benefits auch morgen noch State of the Art sind – zur Freude der MitarbeiterInnen und zum Erfolg des Unternehmens.

Quellen:

1. Arbeit und Arbeitsrecht (2024). <em>Benefits anpassen. Studie zu Mitarbeiterbedürfnissen.</em> <a href="https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/fachmagazin/fachartikel/benefits-anpassen.html" rel="nofollow">https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/fachmagazin/fachartikel/benefits-anpassen.html</a>

2. Circula (2025). <em>Die 10 beliebtesten Mitarbeiter-Benefits 2025 [Studie]</em>. <a href="https://www.circula.com/de/blog/mitarbeiter-benefits" rel="nofollow">https://www.circula.com/de/blog/mitarbeiter-benefits</a>

3. DATEV (o.D.): <em>Steuerfreie Mitarbeitergeschenke zahlen sich aus.</em> <a href="https://www.datev.de/web/de/aktuelles/ratgeber/lohn-und-gehalt/steuerfreie-mitarbeiter-benefits/" rel="nofollow">https://www.datev.de/web/de/aktuelles/ratgeber/lohn-und-gehalt/steuerfreie-mitarbeiter-benefits/</a>

4. Finanztip (2025). <em>Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer. Steuerfreie Extras vom Chef.</em> <a href="https://www.finanztip.de/steuerfreie-sachzuwendungen/" rel="nofollow">https://www.finanztip.de/steuerfreie-sachzuwendungen/</a>

5. Haufe (2025). <em>Geschenk- und Tankgutscheine: Die wichtigsten Fragen und Fallen</em>. <a href="https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/gutscheine-fragen-zur-sachbezugsfreigrenze-von-44-eur_190_521588.html" rel="nofollow">https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/gutscheine-fragen-zur-sachbezugsfreigrenze-von-44-eur_190_521588.html</a>

6. IHK München (o.D.).<em> Steuerfreie Arbeitgeberleistungen.</em> <a href="https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Lohnsteuer/ELStAM/" rel="nofollow">https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Lohnsteuer/ELStAM/</a>

7. LOFINO (2024). <em>Praktische Bespiele für Sachbezüge</em>. <a href="https://www.lofino.de/sachbezug/beispiele/" rel="nofollow">https://www.lofino.de/sachbezug/beispiele/</a>

8. Smartsteuer (2024). <em>Sachbezüge</em>. <a href="https://www.smartsteuer.de/online/lexikon/s/sachbezuege/" rel="nofollow">https://www.smartsteuer.de/online/lexikon/s/sachbezuege/</a>

9. Stepstone (2024). <em>Benefits für Mitarbeitende: Das wünschen sich Arbeitnehmende wirklich.</em> <a href="https://www.stepstone.de/e-recruiting/hr-wissen/recruiting/benefits-fur-mitarbeiter/" rel="nofollow">https://www.stepstone.de/e-recruiting/hr-wissen/recruiting/benefits-fur-mitarbeiter/</a>