Steuerfreier Sachbezug

Steuerfreie Sachbezüge haben sich zu einem entscheidenden Instrument moderner Personalpolitik entwickelt. In Zeiten von Fachkräftemangel, Inflation und steigendem Wettbewerbsdruck suchen Unternehmen nach Wegen, ihren Mitarbeitenden mehr Nettolohn zukommen zu lassen, ohne die Bruttogehälter unverhältnismäßig erhöhen zu müssen. [Arbeit und Arbeitsrecht] Genau hier setzen steuerfreie Sachbezüge an: Es handelt sich um Gehaltsextras in Form von Sachleistungen, die zusätzlich zum normalen Lohn gewährt werden und innerhalb bestimmter Grenzen komplett von Steuern und Sozialabgaben befreit sind. [smartsteuer] Für Arbeitgeber bedeutet dies geringere Lohnnebenkosten, für ArbeitnehmerInnen mehr Netto vom Brutto – eine klassische Win-Win-Situation. [DATEV]

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Dieser Ratgeber erklärt ausführlich den rechtlichen Rahmen und aktuelle Regelungen, zeigt die gängigen Arten steuerfreier Sachbezüge, beleuchtet Vorteile für beide Seiten und gibt praktische Tipps zur Umsetzung. Mit diesem umfassenden Wissen können Unternehmen ihre Mitarbeiterbindung und -motivation stärken und gleichzeitig Kosten optimieren, während Mitarbeitende von spürbaren Zusatzleistungen profitieren. Profitieren Sie von unserem Expertenwissen und Best Practices, um steuerfreie Sachbezüge optimal einzusetzen und gegenüber konkurrierenden Angeboten einen Vorsprung zu erzielen.

Wie funktioniert der steuerfreie Sachbezug zur Gehaltsoptimierung?

Der steuerfreie Sachbezug ist ein Instrument der Lohn- und Gehaltsgestaltung, das es Arbeitgeber*innen ermöglicht, Mitarbeiter*innen zusätzliche Leistungen zukommen zu lassen, ohne dass dafür Steuern oder Sozialversicherungsabgaben anfallen. Richtig eingesetzt, führt dies zu einer effektiven Erhöhung des Nettoeinkommens für Arbeitnehmer*innen bei gleichzeitig optimierten Lohnnebenkosten für das Unternehmen.

Was genau ist ein steuerfreier Sachbezug?

Ein steuerfreier Sachbezug ist eine Zuwendung von Arbeitgeber*innen an ihre Mitarbeiter*innen, die nicht in Form von Geld, sondern als Sachleistung gewährt wird. Gemäß § 8 Abs. 2 S. 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG) bleiben diese Sachbezüge bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Dieser Betrag summiert sich auf bis zu 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter*in.

Anders als bei einer direkten Gehaltserhöhung, bei der Steuern und Sozialabgaben anfallen, kommt der Wert des Sachbezugs brutto für netto bei den Angestellten an. Da diese Zuwendungen den regulären Arbeitslohn nicht ersetzen, sondern ergänzen müssen, stellen sie eine Form des geldwerten Vorteils dar. Wenn der Gesamtwert der gewährten Sachbezüge innerhalb eines Kalendermonats die Freigrenze von 50 Euro auch nur um einen Cent übersteigt, wird der gesamte Betrag dieses Monats steuer- und abgabenpflichtig. [Factorial HR] Dieses Prinzip unterstreicht die Notwendigkeit einer präzisen Planung und Dokumentation.

Zu den Sachbezügen zählen eine Vielzahl von Gütern und Dienstleistungen. Entscheidend ist, dass es sich nicht um eine Barauszahlung oder eine Leistung handelt, die wie Bargeld verwendet werden kann. Seit 2022 gelten hierfür verschärfte Kriterien, die im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) definiert sind. Demnach müssen Gutscheine und Geldkarten auf den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen beschränkt sein, um als Sachbezug anerkannt zu werden.

Welche gesetzlichen Voraussetzungen müssen für die Steuerfreiheit erfüllt sein?

Die Steuerfreiheit von Sachbezügen ist an klare Bedingungen geknüpft, deren Einhaltung für die rechtssichere Anwendung entscheidend ist. Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, führt dies zur vollständigen Steuer- und Sozialversicherungspflicht des gewährten Vorteils. Die zentrale Voraussetzung ist die Einhaltung der monatlichen 50-Euro-Freigrenze.

Ein weiteres, fundamental wichtiges Kriterium ist das sogenannte Zusätzlichkeitserfordernis. Der Sachbezug muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Das bedeutet, eine Umwandlung von bestehendem Gehalt in einen Sachbezug ist explizit ausgeschlossen. [TeamHero] Wenn ein Unternehmen beispielsweise das Bruttogehalt eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin um 50 Euro senkt und stattdessen einen Sachbezug in gleicher Höhe gewährt, ist diese Voraussetzung nicht erfüllt. Eine solche Gestaltung wird von den Finanzbehörden als steuerpflichtiger Barlohn eingestuft.

Zudem gilt für die Freigrenze das Monatsprinzip. Der Betrag von 50 Euro bezieht sich strikt auf einen Kalendermonat und kann nicht auf andere Monate übertragen werden. Wird die Freigrenze in einem Monat nicht ausgeschöpft, verfällt der Restbetrag. Ein Ansparen über mehrere Monate, um eine größere Anschaffung zu tätigen, ist somit nicht möglich. Die Bewertung des Sachbezugs muss zudem zum üblichen Endpreis am Abgabeort erfolgen, um den tatsächlichen geldwerten Vorteil korrekt zu ermitteln.

Welche Arten von Sachbezügen sind bis zur 50-Euro-Grenze zulässig?

Arbeitgeber*innen steht eine breite Palette an Möglichkeiten zur Verfügung, um den steuerfreien Sachbezug zu nutzen. Die Auswahl sollte sich an den Bedürfnissen der Belegschaft orientieren, um die größtmögliche positive Wirkung zu erzielen. Wichtig ist, dass die gewählte Leistung die Kriterien des ZAG erfüllt und keinen direkten Bargeldcharakter hat.

Zu den beliebtesten Formen des Sachbezugs gehören zweckgebundene Gutscheine und wiederaufladbare Guthabenkarten. Diese können für Tankstellen, Supermärkte, lokale Einzelhändler oder Online-Shops gelten, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen an ein begrenztes Netzwerk erfüllen. [NW IHK] Wenn-Dann-Szenario: Wenn eine Gutscheinkarte ausschließlich bei einer bestimmten Supermarktkette oder einem regionalen Verbund von Geschäften einlösbar ist, dann erfüllt sie die Kriterien des ZAG. Ist sie hingegen universell wie eine Kreditkarte einsetzbar, wird sie als Barlohn gewertet.

Weitere praxisnahe Beispiele für zulässige Sachbezüge sind:

• Warengutscheine: Für Bücher, Kleidung oder Elektronikartikel.
• Tankgutscheine: Ein klassischer und weit verbreiteter Benefit.
• Zuschüsse zum Jobticket: Kosten für den öffentlichen Nahverkehr können bezuschusst werden. [LOFINO Redaktion]
• Mitgliedschaften: Beiträge für Fitnessstudios oder andere Sport- und Gesundheitseinrichtungen.
• Streaming-Dienste: Abonnements für Musik- oder Videostreaming.
• Zeitungs- oder Zeitschriftenabonnements: Auch digitale Ausgaben sind hierbei möglich. [LEO Lohn GmbH]

Wie wird der Wert eines Sachbezugs korrekt ermittelt und dokumentiert?

Die korrekte Bewertung und lückenlose Dokumentation sind entscheidend für die steuerliche Anerkennung des Sachbezugs. Arbeitgeber*innen tragen die Verantwortung dafür, den Wert der Zuwendung nachzuweisen und die Einhaltung der Freigrenze sicherzustellen. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger müssen alle Vorgänge transparent und nachvollziehbar sein.

Der Wert eines Sachbezugs bemisst sich grundsätzlich am üblichen Endpreis am Abgabeort zum Zeitpunkt der Abgabe. Das ist der Preis, den ein fremder Dritter für die Ware oder Dienstleistung zahlen müsste, inklusive Umsatzsteuer. Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeiter*innen Produkte aus dem eigenen Sortiment vergünstigt überlässt, kann hierfür der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG in Höhe von 1.080 Euro pro Jahr genutzt werden. Erst der den Rabattfreibetrag übersteigende Wert wird auf die 50-Euro-Freigrenze angerechnet.

Die Dokumentation muss für jede*n Mitarbeiter*in individuell im Lohnkonto erfolgen. Folgende Informationen sind dabei festzuhalten:

• Das Datum der Zuwendung.
• Die Art des Sachbezugs (z. B. „Tankgutschein“ oder „Guthabenkarte“).
• Der ermittelte geldwerte Vorteil in Euro.

Welche strategischen Vorteile bietet der Sachbezug für Arbeitgeber*innen und Mitarbeiter*innen?

Der Einsatz von steuerfreien Sachbezügen bietet sowohl für Unternehmen als auch für die Belegschaft signifikante finanzielle und strategische Vorteile. Für Mitarbeiter*innen bedeutet der Sachbezug eine direkte Erhöhung ihres verfügbaren Einkommens, da die Leistung ohne Abzüge von Steuern und Sozialabgaben ankommt.

Für Arbeitgeber*innen liegt der Hauptvorteil in der Kostenersparnis. Da auf Sachbezüge bis zur 50-Euro-Grenze keine Lohnnebenkosten anfallen, ist diese Form der Vergütung deutlich günstiger als eine vergleichbare Bruttogehaltserhöhung. Eine Erhöhung um 50 Euro in bar würde für das Unternehmen zusätzliche Kosten für den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung von rund 20 % (ca. 10 Euro) bedeuten. Diese Einsparung macht den Sachbezug zu einem hocheffizienten Instrument der Gehaltsgestaltung. [Lexware]

Darüber hinaus stärkt der steuerfreie Sachbezug die Arbeitgeberattraktivität und die Mitarbeiterbindung. In Zeiten des Fachkräftemangels können solche Zusatzleistungen ein entscheidender Faktor sein, um qualifizierte Mitarbeiter*innen zu gewinnen und langfristig im Unternehmen zu halten. Da die Zuwendungen die Wertschätzung des Unternehmens zum Ausdruck bringen, kann dies die Mitarbeitermotivation und die allgemeine Arbeitszufriedenheit positiv beeinflussen. Die folgende Tabelle verdeutlicht den Unterschied zwischen einer Gehaltserhöhung und einem Sachbezug.

Häufige Fragen zum steuerfreien Sachbezug

Was ist der Unterschied zwischen einer Freigrenze und einem Freibetrag?

Eine Freigrenze ist ein Schwellenwert. Wird dieser Wert überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Beim 50-Euro-Sachbezug führt eine Überschreitung um nur einen Cent zur Steuerpflicht der gesamten 50,01 Euro. Ein Freibetrag hingegen bleibt immer steuerfrei; nur der darüber hinausgehende Betrag wird besteuert.

Kann der 50-Euro-Sachbezug angespart oder in den nächsten Monat übertragen werden?

Nein, das ist nicht möglich. Die 50-Euro-Freigrenze gilt streng pro Kalendermonat und pro Mitarbeiter*in. Nicht ausgeschöpfte Beträge verfallen am Monatsende und können weder angespart noch in den Folgemonat übertragen werden, um eine größere Zuwendung zu ermöglichen. [Factorial HR]

Müssen Sachbezüge im Arbeitsvertrag festgehalten werden?

Es ist nicht gesetzlich zwingend, Sachbezüge im Arbeitsvertrag zu verankern, wird aber dringend empfohlen. Eine schriftliche Vereinbarung, etwa als Zusatz zum Arbeitsvertrag, schafft rechtliche Klarheit für beide Seiten und stellt sicher, dass die Bedingung der Zusätzlichkeit zum Lohn erfüllt ist.

Was passiert bei einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses?

Während einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses, bei der kein Lohnanspruch besteht (z. B. Elternzeit oder unbezahlter Urlaub), darf auch kein steuerfreier Sachbezug gewährt werden. Der Anspruch auf den Sachbezug ruht in diesen Zeiträumen, da er an ein aktives Dienstverhältnis geknüpft ist.

1. TeamHero Redaktion (2023). Steuerfreier Sachbezug 2023: Das besondere Dankeschön!. Teamhero Blog. Verfügbar unter: https://www.teamhero.de/steuerfreier-sachbezug-2023/
2. Factorial HR (2025). Sachbezugswerte 2025: Das gilt für Arbeitgeber*innen. Factorial Blog. Verfügbar unter: https://factorialhr.de/blog/sachbezugswerte/
3. Ramminger, L. (2025). Steuerfreier Sachbezug: Zugabe für alle. NW IHK Magazin. Verfügbar unter: https://nw-ihk.de/archiv/steuerfreier-sachbezug-benefits-50-euro
4. LOFINO Redaktion. 5 Praktische Beispiele für steuerfreie Sachbezüge. LOFINO. Verfügbar unter: https://www.lofino.de/sachbezug/beispiele/
5. LEO Lohn GmbH. Unentgeltliche Bereitstellung von Zeitschriften an Mitarbeiter – Geldwerter Vorteil oder nicht?. LEO Lohn. Verfügbar unter: https://leo-lohn.de/unentgeltliche-bereitstellung-von-zeitschriften-an-mitarbeiter-geldwerter-vorteil-oder-nicht/
6. GKK Steuerberatung GmbH (2022). Steuerfreier Sachbezug: Das ändert sich ab 01.01.2022. GKK Steuerberatung. Verfügbar unter: https://gkk-steuerberatung.de/steuertipps/sachbezuege-ab-2022-steuerfrei-sozialversicherungsfrei/
7. Lexware (2025). Sachbezugswerte 2025: Aktuelle Werte. Lexware. Verfügbar unter: https://www.lexware.de/wissen/mitarbeiter-gehalt/sachbezugswerte-2025-diese-grenzen-gelten-aktuell/
8. Haufe Online Redaktion. Übernahme von Studiengebühren durch den Arbeitgeber. Haufe Verlag. Verfügbar unter: https://www.haufe.de/personal/entgelt/lohnsteuer-uebernahme-von-studiengebuehren-durch-den-arbeitgeber_78_92256.html

Zukunft der steuerfreien Sachbezüge

Die Arbeitswelt und der gesetzliche Rahmen entwickeln sich stetig weiter – und damit auch die Zukunft der steuerfreien Sachbezüge. Zum Abschluss werfen wir einen Blick auf kommende Trends, mögliche gesetzliche Änderungen und die Rolle digitaler Lösungen in diesem Bereich.

1. Gesetzliche Entwicklungen:

In den letzten Jahren gab es bereits Anpassungen – etwa die Erhöhung der Freigrenze von 44 € auf 50 € und die Neuregelung von Gutscheinkarten 2022. Es ist durchaus denkbar, dass der Gesetzgeber künftig weitere Anpassungen vornimmt, sei es um die Freigrenze an die Inflation zu koppeln oder neue Benefit-Kategorien zu schaffen. Diskussionen um eine mögliche Anhebung der 50 €-Grenze (z.B. auf 75 € oder 100 €) werden von Wirtschaftsverbänden immer wieder angeregt, um ArbeitnehmerInnen in Zeiten steigender Preise zu entlasten – ob und wann dies kommt, ist aber ungewiss. Firmen sollten solche Entwicklungen im Auge behalten. Auch die temporäre Inflationsausgleichsprämie (bis 3.000 € steuerfrei), die bis Ende 2024 gewährt werden konnte, zeigte, dass der Staat bei besonderen Lagen großzügige Ausnahmen schaffen kann. [Stepstone] Künftig könnte es ähnliche einmalige Entlastungen geben, oder man integriert gewisse Freibeträge dauerhaft ins System.

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Ein weiterer Aspekt: Änderungen in verwandten Rechtsgebieten. Beispielsweise könnte der Sozialversicherungsrechtler oder Arbeitsrechtler in Zukunft neue Regeln setzen, die Benefits betreffen (etwa arbeitsschutzrechtliche Pflichten beim Home-Office-Zuschuss). Aktuell (Stand 2025) sind z.B. Home-Office-Pauschalen steuerlich als Werbungskosten geregelt, aber nicht als Arbeitgeberleistung – hier könnte es irgendwann einen Arbeitgeberzuschuss geben. Betriebliche Altersvorsorge steht ebenfalls im Fokus der Politik – möglicherweise werden die Fördergrenzen hier weiter erhöht, um die Rentenlücke zu schließen.

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Fazit für Unternehmen: Flexibel bleiben und immer auf dem neuesten Stand sein. Was heute optimal ist, kann morgen überholt sein. Ein Tipp ist, jährlich mit dem Steuerberater oder in HR-Netzwerken die Neuerungen zum Jahreswechsel durchzugehen (Stichwort Jahressteuergesetz, BMF-Schreiben etc. – z.B. wurden die Sachbezugswerte für Verpflegung jährlich angepasst, 2025 Mittagessen 4,40 €, 2024 waren es 4,00 € etc.). Nur wer die gesetzlichen Spielräume kennt, kann sie optimal ausschöpfen.

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2. Trends bei Benefits und Mitarbeiterpräferenzen: 

Die Arbeitswelt befindet sich in einem kulturellen Wandel. Junge Generationen (Y, Z) legen Wert auf Flexibilität, Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit. Das spiegelt sich auch bei Benefits wider. [Arbeit und Arbeitsrecht] Individualisierbare Benefit-Modelle (wie das genannte Cafeteria-System) werden vermutlich zunehmen, damit jeder Mitarbeiterin aus einem Baukasten von steuerfreien Extras diejenigen wählt, die am besten passen. Unternehmen könnten in Zukunft eher Budgets vorgeben (“Du hast 1000 € Benefit-Budget pro Jahr”) statt fixe Leistungen für alle, um der Vielfalt der Belegschaft gerecht zu werden.

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Ein weiterer Trend ist die Ganzheitlichkeit: Benefits werden verstärkt als Teil eines Employee-Experience-Konzepts gesehen. Es geht nicht nur darum, Geld zu sparen, sondern ein stimmiges Gesamtpaket zu schnüren, das von der betrieblichen Gesundheitskultur über Weiterbildung bis zur Altersvorsorge reicht. Steuerfreie Sachbezüge sind darin ein Baustein, der clever eingesetzt wird. So könnte die Grenze zwischen klassischen Gehaltsextras und weichen Benefits (wie flexible Arbeitszeit, Sabbatical-Möglichkeiten) verschwimmen. Arbeitgeber punkten, wenn sie sowohl monetäre als auch nicht-monetäre Vorteile bieten – Hauptsache, sie erfüllen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.

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3. Digitale Lösungen und Automatisierung: 

Die Zukunft der Verwaltung von Sachbezügen ist ohne Frage digital. Schon jetzt gibt es zahlreiche Apps und Plattformen, und dieser Markt wächst weiter. HR-Software integriert Benefit-Module, Lohnabrechnungsprogramme kommunizieren mit Gutscheinplattformen etc. In Zukunft könnten Prozesse noch mehr automatisiert sein: Vielleicht werden Sachbezüge via Blockchain-Technologie fälschungssicher verteilt, oder KI-gestützte Tools empfehlen jedem Mitarbeiter individuell passende Benefits basierend auf dessen Profil.

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Für Unternehmen bedeutet das: Einführungshürden sinken. Was früher komplex war (viele Einzelbelege, manuelle Kontrolle), lässt sich heute per Software in Echtzeit überwachen. Es ist vorstellbar, dass es irgendwann Standard-APIs gibt, über die Arbeitgeber-Benefit-Systeme mit dem Finanzamt Daten austauschen – um z.B. sicher zu melden, dass Freigrenzen eingehalten wurden. Auch Mitarbeiter-Apps werden eine große Rolle spielen: Dort sieht der/die MitarbeiterIn auf einen Blick, welches Guthaben er/sie diesen Monat hat (Essenszuschuss, Gutschein etc.), wo es eingelöst werden kann, und vielleicht gibt es Gamification-Elemente (“noch 1 Gesundheitskurs bis zum vollen Jahreszuschuss genutzt”). Das steigert die Transparenz und Nutzungsfreude.

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4. Fokus auf regionale und nachhaltige Benefits:

Ein interessanter Zukunftsaspekt ist die Verzahnung von Benefits mit Nachhaltigkeit und Regionalität. Schon jetzt sind Konzepte wie JobRad (Fahrradleasing) oder Öko-Bonuspunkte im Kommen. Denkbar ist, dass staatliche Förderung sich künftig mehr nach der inhaltlichen Ausrichtung richtet: Eventuell werden z.B. gesundes Kantinenessen oder ÖPNV-Nutzung stärker begünstigt als andere Leistungen, um bestimmte politische Ziele (Gesundheit, Klimaschutz) zu unterstützen. Unternehmen könnten entsprechende Schwerpunkte setzen und über die Standard-Sachbezüge hinaus zusätzliche Programme auflegen, die dann vielleicht ebenfalls steuerfrei oder -begünstigt gestellt werden. Zum Beispiel: Ein Unternehmen investiert in die Infrastruktur für E-Mobilität (Ladestationen, E-Carsharing für Mitarbeiter) – schon heute sind Vorteile aus dem Laden von E-Autos beim Arbeitgeber steuerfrei, ein Zeichen in diese Richtung. [IHK München]

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5. Gesetzgeberischer Fokus auf Missbrauchsvermeidung: 

Wo Vorteile sind, gibt es auch immer ein paar Schwarze Schafe. Der Gesetzgeber hat bereits reagiert (siehe Gutscheinregelung 2022) und wird es vermutlich wieder tun, sollte es Gestaltungsmodelle geben, die aus seiner Sicht zweckwidrig sind. Unternehmen sollten also die Grundidee von Sachbezügen im Blick behalten: Es geht darum, echte Sachleistungen zu gewähren, nicht Lohn zu verschleiern. Wenn künftige Modelle versuchen, doch wieder Bargeldähnliches zu ermöglichen, könnte dies schnell per Gesetz unterbunden werden.

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Die Zukunft der steuerfreien Sachbezüge bleibt spannend. Klar ist: Steueroptimierte Benefits werden auch in den kommenden Jahren ein wichtiger Bestandteil moderner Vergütungssysteme sein. Unternehmen, die frühzeitig auf flexible, digitale und mitarbeiterorientierte Lösungen setzen, werden im Vorteil sein. Letztlich werden diejenigen profitieren, die bereit sind, sich an neue Rahmenbedingungen anzupassen und die Bedürfnisse ihrer Belegschaft in den Mittelpunkt zu stellen. Steuerfreie Sachbezüge sind kein starres Konstrukt, sondern ein dynamisches Werkzeug, das mit etwas Kreativität und Weitsicht noch viele innovative Ausprägungen finden wird. Indem Arbeitgeber die Trends verfolgen und mutig neue Wege gehen, können sie sicherstellen, dass ihre Benefits auch morgen noch State of the Art sind – zur Freude der MitarbeiterInnen und zum Erfolg des Unternehmens.