Candidate Experience

Wie lässt sich die Candidate Experience gezielt verbessern, um Top-Talente zu gewinnen?

Die gezielte Verbesserung der Candidate Experience ist ein strategischer Hebel, um im Wettbewerb um Fachkräfte zu bestehen. Sie umfasst die Summe aller Eindrücke und Erfahrungen, die ein/e Bewerber*in während des gesamten Recruiting-Prozesses sammelt. Da diese Erfahrungen das Arbeitgeberimage direkt beeinflussen, führt eine Optimierung zu einer höheren Bewerberqualität, einer stärkeren Kandidatenbindung und letztlich zu einem entscheidenden Vorteil bei der Gewinnung von Top-Talenten. Ein durchdachter Prozess signalisiert Wertschätzung und Professionalität, was die Entscheidung von Kandidat*innen maßgeblich beeinflusst.

Was genau ist die Candidate Experience und warum ist sie entscheidend?

Die Candidate Experience beschreibt die Gesamtheit der Wahrnehmungen eines/einer Bewerbers*in gegenüber einem Unternehmen während des gesamten Bewerbungszyklus. Dies beginnt beim ersten Kontaktpunkt, etwa einer Stellenanzeige, und reicht über die Bewerbung, die Interviews und die Kommunikation bis hin zur finalen Entscheidung und dem Onboarding. Eine positive Candidate Experience ist entscheidend, weil sie die Arbeitgebermarke (Employer Branding) direkt und messbar beeinflusst. Sie ist der praktische Beweis für die Unternehmenskultur und die Werte, die ein Arbeitgeber nach außen kommuniziert.

Wenn die Erfahrungen im Bewerbungsprozess positiv sind, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Kandidat*innen ein Stellenangebot annehmen. Untersuchungen belegen, dass für 85 % der Bewerber*innen die Entscheidung für einen Job stark von den Erlebnissen während des Auswahlverfahrens abhängt [Schulmeister Consulting]. Eine wertschätzende, transparente und effiziente Vorgehensweise schafft Vertrauen und eine emotionale Bindung. Dies führt dazu, dass das Unternehmen nicht nur als potenzieller Arbeitgeber, sondern auch als Marke positiv wahrgenommen wird, was wiederum die Mitarbeiterbindung von Beginn an stärkt [Wald, 2017].

Umgekehrt kann eine negative Candidate Experience erhebliche Schäden verursachen. Studien zeigen, dass über 57 % der Bewerber*innen in Deutschland mit dem Bewerbungsprozess unzufrieden sind, was sich direkt auf die Unternehmensreputation auswirkt [Esch, 2018]. Enttäuschte Kandidat*innen teilen ihre negativen Erlebnisse häufig auf Bewertungsplattformen und in sozialen Netzwerken. Weil diese Berichte öffentlich sichtbar sind, schrecken sie potenzielle zukünftige Talente ab. In manchen Fällen führt eine schlechte Bewerbererfahrung sogar dazu, dass Kandidat*innen die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens meiden, was einen direkten wirtschaftlichen Schaden nach sich ziehen kann.

Der gesamte Prozess von der ersten Wahrnehmung bis zur Einstellung wird auch als Candidate Journey bezeichnet. Die Erfüllung von Erwartungen in jeder Phase dieser Reise ist fundamental für den Aufbau von Vertrauen. Eine positive Erfahrung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich abgelehnte Kandidat*innen zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben, um das Sechsfache [Athanas, 2014]. Somit ist die Investition in eine gute Candidate Experience nicht nur eine Maßnahme zur kurzfristigen Besetzung einer Stelle, sondern ein nachhaltiger Beitrag zum Aufbau eines qualifizierten Talent-Pools und zur Stärkung der Arbeitgebermarke.

Welche Phasen prägen die Candidate Journey maßgeblich?

Die Candidate Journey besteht aus mehreren kritischen Phasen, die die Gesamtwahrnehmung des/der Bewerbers*in formen. Zu den wichtigsten Abschnitten gehören die Anziehungs- und Informationsphase, der eigentliche Bewerbungsprozess, die Auswahl- und Interviewphase sowie der Abschluss mit Angebot oder Absage. Jede dieser Phasen bietet Unternehmen die Möglichkeit, positiv auf die Kandidat*innen einzuwirken und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Die Reise beginnt in der Anziehungs- und Informationsphase, noch bevor eine Bewerbung abgeschickt wird. Hier bilden sich Kandidat*innen eine erste Meinung über das Unternehmen durch Stellenanzeigen, die Karriereseite oder Social-Media-Auftritte. Entscheidend ist hier eine klare und authentische Kommunikation der Arbeitgebermarke (Employer Value Proposition). Eine häufige Schwachstelle ist, dass laut einer Studie sieben von zehn Kandidat*innen keine Angaben zur Sinnhaftigkeit des Jobs in Stellenanzeigen finden, was die Attraktivität mindert [Universität Bamberg, 2020]. Transparente Informationen zu Aufgaben, Teamkultur und Entwicklungsmöglichkeiten sind hier essenziell.

Die Bewerbungsphase selbst ist oft eine erste große Hürde. Wenn der Prozess zu kompliziert, langwierig oder technisch fehleranfällig ist, brechen viele qualifizierte Talente ab. Mobile-optimierte Formulare, die Möglichkeit zum CV-Parsing oder eine Bewerbung mit wenigen Klicks senken diese Hürde erheblich. Mehr als die Hälfte der Bewerber*innen empfindet das Verfassen eines individuellen Anschreibens als störend [Universität Bamberg, 2020]. Weil dieser Aufwand als unnötig wahrgenommen wird, kann der Verzicht darauf die Conversion-Rate deutlich erhöhen.

In der Auswahl- und Interviewphase wird die Candidate Experience durch den persönlichen Kontakt geprägt. Hier zählen vor allem die Professionalität, Kompetenz und Wertschätzung der beteiligten Personen. Fünf zentrale Aspekte sind hierbei entscheidend: die Kommunikation auf Augenhöhe, Transparenz über den weiteren Prozess, eine verlässliche Zeitplanung, ein professionelles Auftreten der Gesprächspartner*innen und deren fachliche Kompetenz [Verhoeven, 2014]. Gut vorbereitete Interviewer*innen, die auf die Kandidat*innen eingehen, hinterlassen einen bleibenden positiven Eindruck.

Wie können Unternehmen den Bewerbungsprozess konkret optimieren?

Unternehmen optimieren den Bewerbungsprozess durch transparente Kommunikation, schnelle Reaktionszeiten, vereinfachte Bewerbungswege und wertschätzende Interaktionen. Der Fokus liegt darauf, Hürden abzubauen und den Bewerber*innen auf Augenhöhe zu begegnen, um die Zufriedenheit zu steigern und die Abbruchquoten zu senken. Konkrete Maßnahmen reichen von der klaren Gestaltung der Stellenanzeige bis hin zum professionellen Offboarding abgelehnter Kandidat*innen.

Ein entscheidender Faktor ist die Geschwindigkeit des Prozesses. Langes Warten auf eine Rückmeldung wird von 73 % der Bewerber*innen als der unangenehmste Aspekt des gesamten Prozesses empfunden [Universität Bamberg, 2020]. Wenn Unternehmen klare Zeitpläne kommunizieren und diese einhalten, demonstrieren sie Respekt und Effizienz. Automatisierte Eingangsbestätigungen sind ein erster wichtiger Schritt, gefolgt von verbindlichen Angaben, bis wann eine nächste Rückmeldung zu erwarten ist. Eine empirische Analyse bestätigt, dass eine kürzere Prozessdauer die Candidate Experience signifikant positiv beeinflusst [Nied, 2018].

Die folgende Tabelle zeigt konkrete Ansatzpunkte zur Optimierung der wichtigsten Touchpoints im Bewerbungsprozess:

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Transparenz. Dies betrifft nicht nur den Prozessablauf, sondern auch die Inhalte. Offenheit bezüglich des Gehaltsrahmens wird zunehmend erwartet, da für 56 % der deutschen Jobsuchenden das Gehalt das wichtigste Kriterium bei der Stellenwahl ist [Statista, 2024]. Wenn Unternehmen diese Informationen frühzeitig bereitstellen, sorgt dies für Effizienz auf beiden Seiten und wird als Zeichen von Fairness und Offenheit gewertet. Transparenz schafft eine Vertrauensbasis, die für die gesamte Candidate Journey von fundamentaler Bedeutung ist.

Wie misst man den Erfolg der Candidate Experience?

Der Erfolg der Candidate Experience wird durch eine Kombination aus quantitativen Kennzahlen (KPIs) und qualitativen Methoden gemessen. Quantitative Daten zeigen, *was* im Prozess passiert, während qualitatives Feedback erklärt, *warum* es passiert. Nur durch die Verbindung beider Perspektiven können Unternehmen Schwachstellen präzise identifizieren und gezielte Verbesserungsmaßnahmen einleiten, um die Bewerberzufriedenheit nachhaltig zu steigern.

Zu den wichtigsten quantitativen KPIs gehören die Bewerbungsabbruchrate, die Time-to-Hire und die Offer-Acceptance-Rate. Die Bewerbungsabbruchrate misst, wie viele Kandidat*innen eine begonnene Bewerbung nicht abschließen, was oft auf technische Hürden oder einen zu komplexen Prozess hindeutet. Die Time-to-Hire, also die Zeit von der Ausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung, ist ebenfalls ein starker Indikator. Da eine kürzere Dauer die Bewerbererfahrung nachweislich verbessert, ist die Messung und Optimierung dieser Kennzahl entscheidend [Nied, 2018]. Die Offer-Acceptance-Rate zeigt schließlich, wie viele der ausgesprochenen Angebote angenommen werden und ist ein direkter Gradmesser für die Attraktivität des Gesamtpakets.

Qualitative Methoden liefern tiefere Einblicke in die subjektive Wahrnehmung der Bewerber*innen. Sie sind unerlässlich, um die Emotionen und konkreten Erfahrungen hinter den Zahlen zu verstehen.

• Kandidatenumfragen: Kurze, automatisierte Umfragen nach entscheidenden Prozessmeilensteinen (z.B. nach der Bewerbung oder dem Interview) liefern unmittelbares Feedback zum Candidate Net Promoter Score (cNPS).
• Analyse von Bewertungsplattformen: Ein systematisches Monitoring von Portalen wie kununu oder Glassdoor gibt Aufschluss darüber, wie das Unternehmen als Arbeitgeber öffentlich wahrgenommen wird.
• Feedback von abgelehnten Kandidat*innen: Insbesondere Kandidat*innen, die spät im Prozess eine Absage erhalten, können wertvolles und ehrliches Feedback zur Verbesserung des Verfahrens geben.
• Interviews mit neuen Mitarbeitenden: Im Rahmen des Onboardings kann gezielt nach den Erfahrungen im Bewerbungsprozess gefragt werden, um Stärken und Schwächen direkt zu identifizieren.

Die Kombination dieser Methoden ermöglicht ein umfassendes Bild. Wenn beispielsweise die quantitative Analyse eine hohe Abbruchrate im Bewerbungsformular zeigt, kann eine qualitative Umfrage den genauen Grund aufdecken, etwa die Pflicht zum Hochladen eines Anschreibens. So können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen und ihre Ressourcen gezielt dort einsetzen, wo sie den größten positiven Einfluss auf die Candidate Experience haben.

Welchen Einfluss hat eine negative Candidate Experience auf das Unternehmen?

Eine negative Candidate Experience hat weitreichende Konsequenzen, die weit über den Recruiting-Prozess hinausgehen. Sie schädigt das Arbeitgeberimage nachhaltig, verringert die Anzahl qualifizierter Bewerbungen und kann sogar direkte Umsatzeinbußen verursachen. Enttäuschte Kandidat*innen agieren als negative Markenbotschafter*innen, deren öffentliche Kritik zukünftige Talente abschreckt und das Vertrauen in das Unternehmen untergräbt.

Der unmittelbarste Schaden entsteht im Recruiting selbst. Eine schlechte Erfahrung führt dazu, dass talentierte Kandidat*innen nicht nur das aktuelle Angebot ablehnen, sondern das Unternehmen auch für zukünftige Positionen meiden. Eine positive Erfahrung hingegen erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Bewerbung um das Sechsfache [Athanas, 2014]. Eine negative Candidate Experience führt demnach zu einem schrumpfenden Talent-Pool und zwingt Unternehmen, mit höherem Aufwand und höheren Kosten nach neuen Kandidat*innen zu suchen. Der Verlust von qualifizierten Bewerber*innen, die sich nie wieder bewerben, ist ein unsichtbarer, aber teurer Schaden.

Die folgende Tabelle stellt die gegensätzlichen Auswirkungen einer positiven und negativen Candidate Experience dar:

Über den reinen Recruiting-Kontext hinaus hat die Candidate Experience einen messbaren Einfluss auf das Geschäft. Eine Studie zeigt deutlich, dass schlechte Bewerbungsverfahren die allgemeine Markenwahrnehmung negativ beeinflussen können [Esch, 2018]. Kandidat*innen, die sich respektlos oder unprofessionell behandelt fühlen, schließen von diesen Erfahrungen auf die Qualität der Produkte und den Umgang mit Kund*innen. Wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, einen reibungslosen Bewerbungsprozess zu organisieren, schwindet das Vertrauen in seine generelle Kompetenz. Dieser Image-Schaden kann zu Kaufzurückhaltung bei den Betroffenen und ihrem sozialen Umfeld führen.

Häufige Fragen zur Candidate Experience

Was ist der Unterschied zwischen Candidate Experience und Employer Branding?

Employer Branding ist die strategische Gestaltung und Kommunikation der Arbeitgebermarke, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Die Candidate Experience hingegen ist die praktische, erlebte Realität dieses Markenversprechens während des Bewerbungsprozesses. Eine positive Experience ist somit ein entscheidender Beweis für ein authentisches Employer Branding.

Wie lange sollte ein Bewerbungsprozess maximal dauern?

Es gibt keine starre Regel, aber Studien zeigen, dass kürzere Prozesse die Zufriedenheit steigern [Nied, 2018]. Wichtiger als eine feste Dauer ist ein transparenter und kommunizierter Zeitplan. Als Richtwert gelten oft vier bis sechs Wochen von der Bewerbung bis zur Entscheidung, um im Wettbewerb um Talente bestehen zu können.

Lohnt sich der Aufwand auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)?

Ja, gerade für KMU ist eine exzellente Candidate Experience ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Da sie oft nicht mit den Gehältern von Großkonzernen konkurrieren können, haben sie die Chance, durch einen besonders persönlichen, wertschätzenden und schnellen Prozess zu punkten und so Top-Talente für sich zu gewinnen und langfristig zu binden.

Muss ich jedem/jeder abgelehnten Bewerber*in persönliches Feedback geben?

Persönliches Feedback ist nicht immer für jede/n Kandidat*in umsetzbar, besonders bei einer hohen Bewerberzahl in frühen Phasen. Es ist jedoch äußerst wertvoll und empfehlenswert für Kandidat*innen, die in einer späteren Prozessphase (z.B. nach einem Interview) ausgeschieden sind. Eine wertschätzende, zeitnahe Standardabsage ist das Minimum für alle.

Quellenverzeichnis

1. Athanas, C. & Wald, P. M. (2014). Candidate Experience Studie 2014. metaHR / stellenanzeigen.de GmbH & Co. KG. Verfügbar unter: https://www.metahr.de/studien/Candidate_Experience_Studie_2014.pdf
2. Esch, F.-R. (2018). Marken leiden unter schlechten Bewerbungsverfahren. ESCH. The Brand Consultants. Verfügbar unter: https://www.esch-brand.com/wp-content/uploads/2018/04/esc-0011-Candidate-Experience-Studie_Web1.pdf
3. Nied, J. & Bilger, B. (2018). Candidate Experience: Eine empirische Analyse der Bewerbererlebnisse. Markenbrand Fachmagazin / econstor. Verfügbar unter: https://www.econstor.eu/bitstream/10419/183574/1/S35-46-Candidate-Experience-Nied-Bilger-Ferdinand.pdf
4. Schulmeister Consulting (o. D.). Die Bedeutung der Candidate Experience im Recruiting. Verfügbar unter: https://www.schulmeister-consulting.com/de/magazin/karriere-magazin-uebersicht/detail/die-bedeutung-der-candidate-experience-im-recruiting
5. Statista (2024). Umfrage zu den wichtigsten Kriterien bei der Jobsuche in Deutschland im Jahr 2024. Zitiert in Eurojob-Consulting.com.
6. Universität Bamberg (2020). Recruiting Trends Studie. Zitiert in business.studysmarter.de.
7. Verhoeven, J. (2014). Candidate Experience Management als Teil einer holistischen Recruitingstrategie. RWTH Aachen University. Verfügbar unter: https://publications.rwth-aachen.de/record/855857/files/855857.pdf
8. Wald, P. M. (2017). Candidate Journey Studie 2017. metaHR. Verfügbar unter: https://www.metahr.de/studien/Candidate_Journey_Studie_2017.pdf