Mobility budget 2025: The ultimate guide for employers

The future of mobility is here — are you ready?

The weekly traffic jam on the way to the office? For many, it's just a vague reminder. The world of work has changed — more flexible, more digital, more individual. But has your employee mobility also adapted? While traditional benefits such as a rigid company car or a fixed job ticket are losing their luster in the age of home office and hybrid models, companies are looking for intelligent solutions that really fit the lives of their teams. They need tools that not only increase satisfaction, but are also cost-effective and support increasingly important sustainability goals.

This is where the mobility budget comes into play. It is much more than just another employee benefit; it is the strategic answer to tomorrow's mobility requirements. It offers freedom, fairness and promotes environmentally conscious transportation. And the best part: 2025 brings significant legislative changes that make the mobility budget more attractive and simple than ever before. This guide is your comprehensive compass through all aspects of the 2025 mobility budget. We'll show you how to make optimal use of it, avoid tax pitfalls and position your company as a modern, sustainable employer.

‍

1. What exactly is a mobility budget?

In this section, we dive deep into the basics. You will find out what the term means, the incredible variety of opportunities it opens up for you and why it is becoming a decisive factor for modern companies right now, in 2025.

What is a mobility budget?

A mobility budget is a fixed monthly amount that your employer makes available to you on a tax-deductible basis. You can use this credit flexibly for a variety of means of transport, such as public transport, car sharing, e-scooters or bicycles, according to your individual needs. It's like your personal mobility account for commuting to work and for private trips.

Which means of transport can I use with the mobility budget?

The true strength of a mobility budget lies in its flexibility. Instead of choosing a single mode of transport, it opens the door to an entire ecosystem of mobility options. The exact selection is determined by your company, but the offer typically includes:

• Local and long-distance public transport (public transport): Whether it's a bus, subway, S-Bahn or regional train. The Deutschlandticket can also be billed using this method.
• sharing services: Use spontaneous car sharing for weekly shopping, bike sharing for a ride through the park or e-scooters for the famous “last mile” from the train station to the office.
• Bikes & E-Bikes: Cover the costs of your bike leasing (job bike), repairs or secure parking spaces.
• Transport services & taxis: For a quick way to an important customer appointment or safely home after the company party.
• More options: Depending on the design, parking fees, the BahnCard or costs for charging e-vehicles can even be covered.

This diversity enables multimodal mobility. You can therefore intelligently combine different means of transport: to the city by train, on by rental bike and back by taxi when it rains. This is not only practical, but also reflects the reality of modern life, in which no day is the same. The budget respects your autonomy and adapts to your needs — not the other way around.

Why is the 2025 mobility budget more important than ever before?

The mobility budget is not a short-term fad, but the logical consequence of profound social and economic changes. In 2025, several megatrends will converge, turning the mobility budget from a “nice-to-have” into a strategic necessity:

• The reality of hybrid working: Fixed benefits lose value when employees only come to the office two or three days a week. An expensive job ticket that is only used eight days a month is inefficient. The mobility budget, on the other hand, is usage-oriented and therefore fair and cost-effective.
• The change in cities: Urbanization and the transport revolution mean that cities are actively promoting alternatives to private cars. Parking spaces are becoming scarcer and more expensive, cycle paths are being expanded and sharing offers are becoming available nationwide. The mobility budget gives employees the financial means to participate in this positive development.
• The battle for the best talent: Younger generations in particular no longer define status based on the engine capacity of a company car. Flexibility, sustainability and a good work-life balance are more important to them. A flexible mobility budget is a clear signal that an employer understands and lives these values — an invaluable advantage in the “war for talents.”
• The requirements for sustainability reports (ESG & CSRD): Companies are under increasing pressure to improve their CO₂ balance sheet and report on it transparently. Employee commuter mobility is a significant part of the CO₂ footprint (Scope 3 emissions). The mobility budget is a direct and measurable tool for creating incentives for more environmentally friendly means of transport and achieving sustainability goals.

The new, simplified tax laws from 2025 are the decisive catalyst. They remove the bureaucratic hurdles that have prevented many companies from implementing them so far. The simultaneous orientation of employee wishes, corporate goals and government funding creates a perfect environment for redesigning corporate mobility now.

‍

2. The rules of the game 2025: How is the mobility budget correctly taxed?

This section is at the heart of our guide. Tax treatment has so far been the biggest hurdle when introducing a mobility budget. But 2025 brings clarity and new, attractive opportunities. We'll guide you step by step through the most important rules so that you can use all benefits legally and securely.

What tax bases do you need to know for 2025?

First things first: There isn't That one Mobility Budget Act. His tax treatment is a clever combination of various sections of the Income Tax Act (EStG). The decisive factor that decides on “tax-free” or “taxable” is the type of grant:

1. In addition to the salary owed anyway (salary extra): That is the gold standard. The budget is paid as a real bonus on top of that. This is the only way to take advantage of most tax benefits.
2. Salary conversion: Here, an employee waives part of their gross salary in order to receive the budget in return. This route is usually unattractive for tax purposes, as almost all benefits are omitted.

In the following, we will focus on the salary extra path, as it offers by far the biggest benefits for you and your company.

How do you use the 50-euro payment in kind for mobility completely tax-free?

The tax-free payment in kind is the basis for many attractive employee benefits and is perfect for a small but fine mobility budget.

What is the 50-euro payment in kind?

The 50-euro benefit in kind is a monthly amount that your employer can grant you completely tax-free and social security free of charge for goods or services. It is important that it is paid out as an extra salary and not in cash, for example via a prepaid card.

The legal basis is Section 8 (2) sentence 11 EStG. The following points are decisive:

• It is an allowance, not an allowance: If the value of €50.00 is exceeded by even one cent, the entire Amount for this month subject to tax and social security contributions.
• It must be a benefit in kind: Cash payment is excluded. The solution is vouchers or prepaid cards that meet certain criteria (e.g. can only be used for specific services such as mobility or in a specific region).
• It must be in addition to salary: A salary conversion is not allowed.

A modern solution using a rechargeable card, which is limited to mobility service providers, ensures compliance with these rules and minimizes administrative costs.

New from 2025: What is the 25% flat tax and for whom is it worthwhile?

This is the big innovation and the “game changer” for 2025: The legislator has recognized that €50 is often not enough and has created an attractive regulation for higher budgets.

What is the 25% flat tax?

From 2025, employers can subsidize mobility budgets of up to €2,400 per year (€200 per month) with a flat tax rate of just 25%. This amount is completely tax-free for employees and free of social security contributions for both sides if it is granted as a salary extra.

This new regulation in accordance with Section 40 Paragraph 2 No. 8 EStG-e is a revolution. It creates a simple and financially highly efficient way to offer all employees a truly substantial budget. Until now, amounts over €50 had to either be fully taxed individually or settled using the more complicated 30% lump sum tax. The new 25% rule is a clear political signal: Away from the old company car privilege, towards flexible and sustainable mobility for all. It democratizes the benefit and makes it easy to implement even for small and medium-sized enterprises.

Jobticket, Deutschlandticket & Co.: What are the special rules for public transport?

Public transport is particularly promoted by the state. According to Section 3 No. 15 EStG, employer subsidies for trips by public transport in local transport (including Deutschlandticket) are completely free of tax and social security contributions. The amount is unlimited.

But the real superpower lies in the combinability: Your employer can give you the tax-free job ticket ancillary for a tax-free 50-euro payment in kind.

instance: You will receive the Deutschlandticket (assumed price 58€) completely tax-free. In addition, you get 50€ tax-free credit for car sharing, e-scooters or taxis. This results in a tax-free benefit of 108€ per month in total!

Salary conversion vs. salary extra: Where are the tax traps lurking?

It is essential to understand this difference. If you waive part of your gross salary (salary conversion) in exchange for a mobility budget, the above tax exemptions generally do not apply. The amount is then treated as if it were a normal salary — i.e. fully subject to tax and social security contributions. This is a common and expensive mistake that negates the entire advantage. Real benefits, which are intended as an appreciation, should always be granted as a salary extra.

Table: Tax treatment of the mobility budget

‍3. Win-win for everyone: What are the real benefits of the mobility budget?

A well-thought-out mobility budget is more than just a nice gesture. It is a powerful instrument that creates positive effects on several levels — for employees, for the company and even for society. Let's look at the benefits in detail.

How do you benefit from a mobility budget as an employee?

For you as an employee, the mobility budget means one thing in particular: more freedom and more money in your pocket.

• Financial benefit (net effect): As a result of the tax breaks, you receive more net income than with a classic salary increase of the same amount. Your employer saves non-wage costs and can thus offer you greater added value.
• Maximum flexibility: Every day, you decide anew how you want to travel. By bike to work when the sun is shining, by train to a meeting in the city center and by car sharing car to the hardware store on the weekend. The budget adapts to your life, not the other way around.
• Improved quality of life: Less time stuck in traffic and looking for a parking space means less stress. Using a bicycle or e-scooter promotes your health and exercise in the fresh air. The budget directly contributes to a better work-life balance.
• Sense of appreciation: A benefit that is so individual and flexible shows that your employer takes your personal needs seriously and invests in your quality of life. This is a form of recognition that goes beyond salary.

‍

What are the strategic benefits of this for your company?

For your company, the introduction of a mobility budget is an investment that pays off several times over.

• Strengthening employer branding: In the competition for the best minds, modern benefits are a decisive factor. A mobility budget positions your company as future-oriented, sustainable and employee-centered. This attracts talent and retains them in the long term. Studies show that relevant benefits significantly increase employee loyalty.
• Cost efficiency and predictability: Compared to an expensive fleet of vehicles, mobility budgets are often significantly cheaper. The costs are flexible and transparent — you only pay for what is actually used. In addition, the budget is 100% tax-deductible as a business expense.
• Sustainability and ESG goals: The mobility budget is an active contribution to climate protection. It promotes the switch to public transport and low-emission alternatives. The CO₂ savings are measurable and can be incorporated directly into the sustainability report (CSRD), which strengthens the reputation of investors, customers and partners.
• ‍Fairness and equal treatment: While company cars are often reserved for managers only, a mobility budget can be offered to all employees — regardless of their position in the hierarchy. This promotes a sense of justice and improves the working environment.

Case study: How a medium-sized technology company increased employee retention through a flexible budget

TechSolutions GmbH from Nuremberg, an up-and-coming company with 250 employees, faced a typical challenge: A high turnover of young IT specialists and an expensive, barely used fleet of vehicles that no longer fit the hybrid work culture. The HR department found that the benefits offered were perceived as “inflexible and off the shelf.”

Die Lösung: Das Unternehmen entschied sich für einen mutigen Schritt. Der bestehende Fuhrpark wurde verkleinert und stattdessen ein flexibles Mobilitätsbudget von 150 € pro Mitarbeiter und Monat eingeführt. Die Verwaltung erfolgte über eine digitale Plattform, die mit einer regional gebundenen Bezahlkarte verknüpft war. So wurde sichergestellt, dass das Geld nicht nur die Mitarbeiter mobil macht, sondern auch die lokale Wirtschaft in Nürnberg unterstützt.

Die Ergebnisse nach einem Jahr waren beeindruckend:

• Nutzungsrate der Benefits: Stieg von unter 40 % auf über 85 %.
• Mitarbeiterzufriedenheit: In den jährlichen Umfragen stieg der Zufriedenheits-Score im Bereich "Benefits & Wertschätzung" um 25 %.
• Mitarbeiterbindung: Die Fluktuationsrate bei den unter 30-Jährigen sank um 15 %.
• Kosteneinsparungen: Das Unternehmen sparte 20 % der bisherigen Fuhrparkkosten ein.
• Employer Branding: In Bewerbungsgesprächen wurde das Mobilitätsbudget häufig als entscheidender Grund für die Bewerbung genannt.

Diese Fallstudie zeigt: Ein Mobilitätsbudget ist keine reine Ausgabe, sondern eine Investition in das wichtigste Kapital eines Unternehmens – seine Mitarbeiter.

‍

4. Die große Entscheidung: Mobilitätsbudget statt Dienstwagen?

Der Firmenwagen war lange Zeit das unangefochtene Statussymbol und der begehrteste Benefit. Doch die Zeiten ändern sich. Insbesondere in Städten und bei einer jüngeren Belegschaft wird das eigene Auto oft mehr zur Belastung als zur Belohnung.¹ Stau, Parkplatznot und hohe Kosten lassen den Traum vom Dienstwagen verblassen. Hier positioniert sich das Mobilitätsbudget als die smarte, flexible und oft auch günstigere Alternative.

Wann ist ein Mobilitätsbudget die bessere Alternative zum Firmenwagen?

Es gibt keine pauschale Antwort, aber klare Tendenzen. Das Mobilitätsbudget spielt seine Stärken vor allem in folgenden Szenarien aus:

• Urbane Standorte: In Großstädten mit exzellentem ÖPNV und einer Vielzahl an Sharing-Anbietern ist ein eigenes Auto oft überflüssig. Hier bietet das Budget die Freiheit, das jeweils passende Verkehrsmittel zu wählen.
• Hybride Arbeitsmodelle: Wenn Mitarbeiter nur wenige Tage pro Woche ins Büro kommen, steht ein Dienstwagen die meiste Zeit ungenutzt herum – ein teures Vergnügen für das Unternehmen.
• Junge und dynamische Belegschaft: Wie bereits erwähnt, legen jüngere Talente mehr Wert auf Flexibilität und Nachhaltigkeit als auf den Besitz eines Autos.
• Unternehmen mit starken Nachhaltigkeitszielen: Der Umstieg von einer Verbrenner-Flotte auf ein Mobilitätsbudget ist einer der wirkungsvollsten Hebel zur Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks.

Ein klassischer Dienstwagen bleibt hingegen in bestimmten Fällen die sinnvollere Lösung:

• Ländliche Regionen: Wo der öffentliche Nahverkehr schlecht ausgebaut ist, bleibt das Auto oft die einzige verlässliche Option.
• Mitarbeiter im Außendienst: Wer täglich weite Strecken zu Kunden zurücklegen muss, benötigt ein zuverlässiges und permanent verfügbares Fahrzeug.
• Spezifische Branchen: Handwerksbetriebe oder Pflegedienste sind auf Fahrzeuge angewiesen, um Material oder Ausrüstung zu transportieren.

Die intelligenteste Lösung ist oft nicht ein "Entweder-Oder", sondern ein flexibles System, das beiden Realitäten gerecht wird.

Wie rechnet sich der Umstieg? Ein detaillierter Kostenvergleich

Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, müssen alle Kosten auf den Tisch. Ein Dienstwagen verursacht weit mehr als nur die monatliche Leasingrate. Hinzu kommen Versicherung, Steuern, Wartung, Reifen, Kraftstoff und ein erheblicher interner Verwaltungsaufwand. Das Mobilitätsbudget hingegen ist ein klar definierter, planbarer Kostenblock.

‍Drei Modelle für den Wandel: Ersetzen, verkleinern oder ergänzen?

Der Übergang von einer traditionellen Dienstwagenregelung zu einem flexiblen Mobilitätskonzept muss nicht über Nacht geschehen. In der Praxis haben sich drei strategische Modelle bewährt, die einen sanften oder auch radikalen Wandel ermöglichen.

1. Das ersetzende Modell: Der Dienstwagen wird komplett durch ein großzügiges Mobilitätsbudget ersetzt. Dieses Modell ist ideal für Unternehmen mit urbanem Standort und einer progressiven Kultur. Es maximiert die Kosteneinsparungen und den Nachhaltigkeitseffekt.
2. Das Downsizing-Modell: Mitarbeiter erhalten anstelle eines großen Verbrenners ein kleineres, günstigeres und oft elektrisches Fahrzeug. Die dadurch eingesparten Kosten werden in ein zusätzliches Mobilitätsbudget umgewandelt. Dies ist ein pragmatischer Kompromiss, der die Vorteile beider Welten verbindet.
3. Das ergänzende Modell: Die bestehende Dienstwagenflotte bleibt erhalten, aber das Mobilitätsbudget wird als Alternative für dienstwagenberechtigte Mitarbeiter oder als neuer Benefit für alle anderen Mitarbeiter eingeführt. Dieses Modell eignet sich hervorragend für eine schrittweise Transformation und um erste Erfahrungen zu sammeln.

‍

5. So geht's: Wie führst du ein Mobilitätsbudget erfolgreich ein?

Die Entscheidung ist gefallen, aber wie geht es jetzt weiter? Eine erfolgreiche Implementierung steht und fällt mit einer guten Planung und der Wahl der richtigen Werkzeuge. Die gute Nachricht: Mit einer digitalen Lösung ist der Prozess einfacher als du denkst.

Was sind die ersten Schritte zur Einführung eines Mobilitätsbudgets?

Ein strukturierter Ansatz ist der Schlüssel zum Erfolg. Folge diesen vier Schritten, um dein Mobilitätsbudget auf eine solide Basis zu stellen:

1. Bedarfsanalyse: Verstehe die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter. Führe Umfragen durch: Wo wohnen sie? Wie kommen sie aktuell zur Arbeit? Welche Verkehrsmittel würden sie gerne nutzen? Diese Daten sind Gold wert, um die richtige Budgethöhe und die passenden Angebote zu definieren.
2. Richtlinie (Policy) definieren: Lege die Spielregeln klar und transparent fest. Wer erhält welches Budget? Sind die Budgets nach Hierarchiestufe oder für alle gleich? Welche Mobilitätsarten sind abgedeckt? Was passiert mit nicht genutztem Guthaben am Monatsende? Eine klare Richtlinie vermeidet Missverständnisse.
3. Anbieter auswählen: Dies ist der wichtigste Schritt. Versuche nicht, das Budget manuell über Excel-Listen und Spesenabrechnungen zu verwalten. Das führt zu Frust in der HR-Abteilung und bei den Mitarbeitern. Wähle einen digitalen Anbieter, der den gesamten Prozess automatisiert.
4. Kommunikation starten: Eine gute Idee ist nur so gut wie ihre Kommunikation. Erkläre deinem Team die Vorteile des neuen Systems. Zeige ihnen, wie einfach es funktioniert und wie sie persönlich davon profitieren. Eine transparente und begeisternde Kommunikation ist entscheidend für eine hohe Akzeptanz und Nutzungsrate.

Wie funktioniert die Verwaltung einfach und digital?

Der administrative Aufwand ist die größte Sorge vieler Unternehmen bei der Einführung neuer Benefits. Ein Mobilitätsbudget kann steuerlich komplex sein. Die Lösung liegt in einer intelligenten Software-Plattform, die dir die Arbeit abnimmt. Eine ideale digitale Lösung sollte folgende Merkmale aufweisen:

• Ein zentrales Dashboard für HR: Hier kannst du mit wenigen Klicks Mitarbeiter anlegen, Budgets zuweisen und die Auslastung in Echtzeit verfolgen. Detaillierte Reportings helfen dir, den Erfolg zu messen und die Nachhaltigkeitsziele zu dokumentieren.
• Eine intuitive App für Mitarbeiter: Deine Mitarbeiter sollten ihr Guthaben jederzeit einsehen und ihre Fahrten unkompliziert verwalten können.
• Eine integrierte Bezahlmethode: Die beste Lösung ist eine physische oder virtuelle Prepaid-Karte (z.B. eine digitale Mastercard). Mitarbeiter bezahlen damit direkt ihre Mobilitätsdienstleistungen. Das lästige Sammeln, Einscannen und Einreichen von Belegen entfällt komplett. Das spart Zeit und Nerven auf beiden Seiten.
• Automatisierte Steuerkonformität: Die Plattform muss die komplexe Steuerlogik im Hintergrund automatisch anwenden. Sie erkennt, ob eine Fahrt mit dem ÖPNV (steuerfrei) oder mit einem Taxi (über den Sachbezug abzurechnen) bezahlt wurde und bereitet alles korrekt für die Lohnbuchhaltung vor. Das gibt dir maximale Rechtssicherheit.

Die Wahl der richtigen Plattform verwandelt eine potenziell komplexe Verwaltungsaufgabe in einen schlanken und effizienten Prozess.

Wie sorgst du für maximale Flexibilität und stärkst gleichzeitig die lokale Wirtschaft?

Hier kommt ein strategischer Kniff ins Spiel, der dein Mobilitätsbudget von einem reinen Benefit zu einem Statement für unternehmerische Verantwortung macht. Anstatt eine globale Plattform zu nutzen, die das Geld an internationale Konzerne weiterleitet, kannst du eine Lösung wählen, die das Budget gezielt in deiner Region hält.

Stelle dir vor, das Mobilitätsbudget deines Teams tankt nicht nur den E-Roller, sondern belebt auch den lokalen Fahrradladen um die Ecke, unterstützt die städtischen Verkehrsbetriebe und sorgt dafür, dass das Café am Bahnhof floriert. Technisch wird dies durch Bezahlkarten realisiert, die auf ein bestimmtes Postleitzahlengebiet beschränkt sind. Dies ist nicht nur eine Einschränkung, sondern eine bewusste Entscheidung für Corporate Social Responsibility. Du zeigst damit, dass dein Unternehmen in der Region verwurzelt ist und einen aktiven Beitrag zur Stärkung der lokalen Wirtschaft leistet. Das ist mehr als ein Benefit – das ist ein Bekenntnis zu eurer Heimat.

Was passiert mit nicht genutztem Budget am Monatsende?

Diese Frage sollte in deiner Richtlinie klar geregelt sein. Es gibt verschiedene Modelle, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.

• Verfall: Das nicht genutzte Guthaben verfällt am Monatsende. Dieses Modell ist administrativ am einfachsten und schafft einen Anreiz, das Budget auch wirklich zu nutzen.
• Ansparen (Rollover): Das Guthaben kann für eine begrenzte Zeit (z.B. drei Monate) angespart werden. Das ermöglicht Mitarbeitern, auf größere Anschaffungen wie eine BahnCard oder ein Jahresticket hinzuarbeiten.
• Spenden: Eine besonders sympathische Variante: Nicht genutztes Budget wird am Jahresende automatisch an ein zertifiziertes Nachhaltigkeits- oder Sozialprojekt gespendet. Das stärkt die ESG-Bilanz und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen zusätzlich.

‍

6. Zukunft der Arbeit: Warum passt das Mobilitätsbudget perfekt zu Homeoffice & New Work?

Die Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Das Homeoffice ist für viele zur neuen Normalität geworden, und hybride Modelle sind der Standard. Diese neue Realität erfordert ein radikales Umdenken bei der Mitarbeitermobilität. Das Mobilitätsbudget ist die perfekte Antwort auf diese neuen Anforderungen.

Wie verändert hybrides Arbeiten unsere täglichen Wege?

Die Daten sprechen eine klare Sprache. Eine Studie zeigt, dass sich die täglich zurückgelegte Wegstrecke bei Personen, die hybrid arbeiten, drastisch reduziert. Während Büro-Pendler im Schnitt rund 60 Kilometer pro Tag zurücklegen, sind es bei Hybrid-Arbeitern nur noch 20 Kilometer. Das Pendeln wird seltener, aber bewusster und gezielter. Man fährt nicht mehr jeden Tag routinemäßig ins Büro, sondern gezielt für Team-Meetings, kreative Workshops oder soziale Events. Die Anforderung verschiebt sich weg von einer Dauerlösung für den täglichen Arbeitsweg hin zu einem flexiblen Werkzeug für bedarfsorientierte Mobilität.

‍Warum sind starre Benefits im Homeoffice-Zeitalter überholt?

Vor diesem Hintergrund wirken traditionelle Mobilitäts-Benefits wie Relikte aus einer anderen Zeit.

• Ein Jobticket im Abo ist pure Geldverschwendung, wenn man nur fünfmal im Monat ins Büro fährt.
• Ein Dienstwagen, der die meiste Zeit ungenutzt in der heimischen Einfahrt parkt, ist ein extrem teures und ineffizientes Statussymbol.

Diese starren Modelle passen einfach nicht mehr zur flexiblen Arbeitsrealität. Sie erzeugen unnötige Kosten für das Unternehmen und bieten den Mitarbeitern nur einen geringen Mehrwert.

‍Wie wird das Mobilitätsbudget zum smarten Anreiz für den Weg ins Büro?

Many companies are faced with the challenge of getting their employees excited about their days in the office again. Compulsion and rigid attendance requirements are the wrong way to go. Positive incentives that make the office day more attractive are much more effective. The mobility budget is an ideal tool here.

Instead of making your team return, give them a reason to love coming back. The mobility budget makes the trip to the office easy, cost-effective and stress-free — whether by train, carsharing car for bulk shopping afterwards, or an e-bike when the sun is shining. The budget is not an enemy of the home office, but its perfect addition. It enables hybrid mobility for a hybrid working environment and transforms the journey to the office from a chore into a consciously chosen and pleasant decision.

‍

7. Together for the future: How sustainable is the mobility budget?

Sustainability is more than just a buzzword. It is a business necessity and an increasingly important factor for customers, investors and employees. A mobility budget is one of the most visible and effective steps a company can take to demonstrate its commitment to climate protection.

What contribution does the mobility budget make to climate protection?

By allowing and financially supporting the free choice of mode of transport, the mobility budget creates a natural incentive to leave your own car behind. Employees who previously used cars for cost reasons can now easily switch to buses, trains or bicycles. This “modal shift” away from motorised private transport towards an environmentally friendly transport network is the decisive lever for reducing CO₂ emissions, noise and air pollution in the transport sector.

Companies that introduce such a budget become part of a major economic and environmental transformation. The sustainable mobility economy in Germany is already a huge economic factor with a value added contribution of around 118 billion euros and 1.7 million employees. With a mobility budget, you are not only investing in your employees, but also in a sustainable sector of the economy.

How much CO₂ can you really save by switching to cycling and public transport?

The figures are impressive and make the ecological advantage tangible. Switching from a car to public transport or cycling dramatically reduces the personal CO2 footprint for commuting to work.

‍

A specific example: For a typical commute of 10 kilometers (one way), you save around 2 kg of CO₂ per day by switching from car to the S-Bahn. Calculated per year (with 220 working days), that's over 440 kg CO₂ — for one person alone! Multiplied by the entire workforce, the potential quickly becomes apparent. A shift of just 10 percent of car traffic to public transport in Germany could save 5.8 million tons of CO₂ annually.

‍

8. Frequently asked questions (FAQ) about the mobility budget

Here we answer the most frequently asked questions about the mobility budget briefly and concisely.

How high should a mobility budget be?

There is no legal upper or lower limit. In practice, monthly budgets of between €100 and €300 have been established. However, the ideal altitude depends on factors such as the company location, average commuting distances and strategic goals.

Is the mobility budget only valid for commuting to work?

No, that's one of the big benefits. The budget can usually be used flexibly for business trips, commutes and purely private trips. However, tax treatment may differ depending on the purpose of use.

Is the mobility budget also suitable for part-time workers and mini-jobbers?

Yes, absolutely. Tax regulations such as the 50-euro payment in kind apply equally to all employees, regardless of weekly working hours. This makes the budget a particularly fair and inclusive benefit.

Can I combine the mobility budget with a company bike lease?

Yes, it's a perfect combination. Many companies offer both. The company bike covers the daily, active commute to work, while the mobility budget offers flexibility for other trips (e.g. in bad weather, for longer distances or transporting loads).

What is the difference to a pure travel allowance?

A classic travel allowance is often earmarked and limited to the distance between home and first place of activity. The mobility budget is a flexible credit that can be used for a much wider range of mobility services and also for private trips.

Do I have to submit supporting documents for the mobility budget?

It depends on the provider. Outdated systems are based on the submission of supporting documents. Modern, digital solutions use a payment card, which automates the process and makes it unnecessary to submit receipts. This is the much more convenient and efficient method.

Can I also use the budget abroad?

That depends on the provider. Some digital platforms with global payment cards make it possible to use the budget worldwide, which is a big advantage, especially for employees who travel a lot.

What happens if I exceed the 50-euro exemption limit?

If your employer only uses the 50-euro benefit in kind and this value is exceeded, the entire amount for that month will be subject to tax and social security contributions. However, if your employer uses the new lump sum tax options (e.g. the 25% rule), you remain tax-free as an employee.

Does the mobility budget affect my distance allowance?

That is an important point. A completely tax-free public transport subsidy in accordance with Section 3 No. 15 EStG is offset against the removal allowance that you can claim in your tax return. A budget taxed in kind or as a lump sum is generally not counted. Tax advice is useful here on a case-by-case basis.

Is the introduction of a mobility budget complicated?

The tax rules in the background are complex, yes. But for you as a company, the introduction doesn't have to be complicated. With the right digital platform, the entire process, from set-up to administration to payroll, is automated and carried out in a legally compliant manner. The administrative effort for the HR department is then minimal.

‍

Conclusion: Become a hero of modern mobility

The world of work has reinvented itself. Now is the time for corporate mobility to also make the leap into the future. The mobility budget is the flexible, cost-effective and sustainable answer to the requirements of new work, hybrid models and a new awareness of the environment and quality of life.

With its simplified and attractive tax laws, 2025 marks the perfect time to initiate change. You've seen how the budget increases employee satisfaction, positions your company as a top employer, saves costs and makes a measurable contribution to climate protection.

The future of work needs more than just new offices — it needs new paths. With a flexible mobility budget, you're not just giving your team a benefit. You give them freedom, appreciation and the chance to make a positive contribution every day — for themselves and for your region. Be the hero who reinvents mobility in your company.

‍