Fahrtkostenzuschuss

Der Fahrtkostenzuschuss ist im Jahr 2024 ein beliebtes Instrument zur Mitarbeiterunterstützung und Steigerung der Arbeitgeberattraktivität. Dieser Ratgeber vermittelt dir essenzielle Informationen zu Definition, rechtlichen Grundlagen, Vor- und Nachteilen sowie steuerlichen Aspekten des Fahrtkostenzuschusses. Du erhältst praktische Einblicke in die Berechnung und mögliche Alternativen, um fundierte Entscheidungen für dein Unternehmen oder als Arbeitnehmer:in treffen zu können.

Was ist ein Fahrtkostenzuschuss und wie profitieren Unternehmen davon?

Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige finanzielle Leistung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeiter*innen zur Deckung der Kosten für den täglichen Arbeitsweg gewährt. Dieser Zuschuss dient der Entlastung bei den Pendlerkosten und stellt einen attraktiven, steuerlich begünstigten Gehaltsbestandteil dar. Da er die finanzielle Belastung für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reduziert, steigert er die Mitarbeiterzufriedenheit und die Attraktivität des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt. Die Gewährung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern basiert auf einer individuellen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in oder einer Betriebsvereinbarung.

Die rechtliche Grundlage für die steuerliche Behandlung des Fahrtkostenzuschusses findet sich im Einkommensteuergesetz (EStG). Unternehmen können diesen Zuschuss unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 15 % Lohnsteuer belegen, was ihn für beide Seiten vorteilhaft macht. Diese Pauschalversteuerung führt dazu, dass der Zuschuss sozialversicherungsfrei bleibt, sofern er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, erhöht der Zuschuss das Nettoeinkommen der Angestellten effektiver als eine reguläre Gehaltserhöhung in gleicher Höhe, da keine Sozialabgaben anfallen. [Personio GmbH]

Strategisch eingesetzt, ist der Fahrtkostenzuschuss ein wichtiges Instrument im Personalwesen. Er hilft nicht nur, die monatlichen Ausgaben der Belegschaft zu senken, sondern dient auch als wirksames Mittel zur Mitarbeiterbindung und -gewinnung. Insbesondere in Regionen mit hoher Konkurrenz um Fachkräfte oder bei Standorten mit schlechter Verkehrsanbindung kann dieser Benefit den entscheidenden Unterschied machen. Unternehmen signalisieren damit Wertschätzung und Fürsorge, was sich positiv auf das Betriebsklima und die Loyalität der Mitarbeiter*innen auswirkt. Die Implementierung erfordert eine klare Regelung, die transparent an die Belegschaft kommuniziert wird.

Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet und steuerlich behandelt?

Die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses orientiert sich an der steuerlichen Entfernungspauschale, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist. Der maximal steuerbegünstigte Betrag ergibt sich aus der Anzahl der Arbeitstage pro Monat und der einfachen Entfernung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte. Pro Entfernungskilometer können dabei 0,30 Euro angesetzt werden. Für Strecken ab dem 21. Kilometer gilt seit 2022 ein erhöhter Satz von 0,38 Euro pro Kilometer. [Finanztip]

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Eine Mitarbeiterin pendelt an 20 Tagen im Monat eine einfache Strecke von 25 Kilometern. Die Berechnung lautet dann: (20 km × 0,30 €) + (5 km × 0,38 €) = 6,00 € + 1,90 € = 7,90 € pro Tag. Multipliziert mit 20 Arbeitstagen ergibt sich ein maximal möglicher Zuschuss von 158 € pro Monat. Dieser Betrag kann vom Unternehmen mit 15 % pauschal versteuert werden, solange er die Höhe der absetzbaren Werbungskosten des Arbeitnehmers nicht übersteigt. Dieser Zuschuss ist dann für den/die Mitarbeiter*in steuer- und sozialversicherungsfrei, mindert jedoch im Gegenzug die absetzbaren Werbungskosten in der privaten Steuererklärung.

Die pauschale Versteuerung mit 15 % Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG ist eine zentrale Säule des Fahrtkostenzuschusses. Diese Regelung macht den Zuschuss besonders attraktiv, da er nicht dem individuellen, oft höheren Steuersatz des/der Arbeitnehmer*in unterliegt. Voraussetzung ist, dass der Zuschuss zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt wird und nicht Teil einer Gehaltsumwandlung ist. Zudem bleibt der pauschal versteuerte Zuschuss sozialversicherungsfrei. Dies bedeutet, dass weder Arbeitgeber*innen noch Arbeitnehmer*innen Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung auf diesen Betrag entrichten müssen, was zu einer deutlichen Netto-Ersparnis führt. [billyard.de]

Welche Vorteile bietet der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen?

Für Arbeitgeber*innen stellt der Fahrtkostenzuschuss ein wirksames Instrument zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität dar. Er ermöglicht es Unternehmen, sich im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte positiv abzuheben und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Da der Zuschuss als Zeichen der Wertschätzung wahrgenommen wird, kann er die Motivation und die allgemeine Arbeitszufriedenheit erhöhen. Zudem sind die pauschal besteuerten Zuschüsse sozialversicherungsfrei, was die Lohnnebenkosten für das Unternehmen im Vergleich zu einer regulären Gehaltserhöhung senkt.

Arbeitnehmer*innen profitieren direkt von einer spürbaren finanziellen Entlastung. Da die täglichen Pendelkosten einen erheblichen Teil des Haushaltsbudgets ausmachen können, führt der Zuschuss zu einem höheren verfügbaren Nettoeinkommen. Im Jahr 2020 nutzten bereits 13,8 Millionen Erwerbstätige die steuerliche Entfernungspauschale, was den hohen Bedarf an finanzieller Unterstützung für den Arbeitsweg unterstreicht. [Statistisches Bundesamt] Der Fahrtkostenzuschuss kommt direkt bei den Mitarbeiter*innen an, da er bei pauschaler Versteuerung durch den Arbeitgeber für sie steuer- und abgabenfrei ist. Dies macht ihn zu einem der beliebtesten und effektivsten Mitarbeiter-Benefits.

Über die finanziellen Aspekte hinaus kann der Fahrtkostenzuschuss auch das Image eines Unternehmens als sozial verantwortlicher und fürsorglicher Arbeitgeber stärken. Wenn ein Unternehmen aktiv die Mobilitätskosten seiner Belegschaft subventioniert, signalisiert es ein Bewusstsein für die Lebensrealität seiner Mitarbeiter*innen. Dies kann das Betriebsklima nachhaltig verbessern und die Fluktuation reduzieren. Wenn der Zuschuss zudem flexibel gestaltet ist und beispielsweise auch für öffentliche Verkehrsmittel gilt, kann er die Corporate Social Responsibility (CSR) Strategie unterstützen und einen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit leisten.

Was sind die Unterschiede zwischen Fahrtkostenzuschuss, Jobticket und Mobilitätsbudget?

Der klassische Fahrtkostenzuschuss ist primär zur Deckung der Kosten für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gedacht und kann für beliebige Verkehrsmittel genutzt werden. Die Höhe orientiert sich an der Entfernungspauschale und wird pauschal mit 15 % versteuert. Ein Jobticket hingegen, wie das Deutschlandticket, ist zweckgebunden für die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV). Es kann unter bestimmten Voraussetzungen (§ 3 Nr. 15 EStG) komplett steuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber bezuschusst werden, wenn es zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. [guuD Benefits]

Ein Mobilitätsbudget stellt die flexibelste, aber auch administrativ aufwendigste Variante dar. Hierbei stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter*innen einen festen monatlichen Betrag zur Verfügung, den diese frei für verschiedene Mobilitätsformen einsetzen können. Dies umfasst neben dem Arbeitsweg auch private Fahrten und kann für ÖPNV, Carsharing, E-Scooter, Fahrradleasing oder sogar für Tankkosten genutzt werden. Die steuerliche Behandlung hängt von der jeweiligen Nutzung ab: Zuschüsse für den ÖPNV können steuerfrei sein, während andere Leistungen wie Tankgutscheine als steuerpflichtiger Sachbezug behandelt werden.

Die Wahl zwischen den Modellen hängt von den Zielen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Belegschaft ab. Der Fahrtkostenzuschuss ist ideal, um Pendler*innen mit PKW finanziell zu entlasten. Das Jobticket fördert gezielt die nachhaltige Mobilität und ist administrativ einfach umzusetzen. Das Mobilitätsbudget bietet maximale Flexibilität und Individualität, was besonders bei einer urbanen und diversen Belegschaft geschätzt wird.

Wie wird ein Fahrtkostenzuschuss rechtssicher im Unternehmen eingeführt?

Die Einführung eines Fahrtkostenzuschusses erfordert eine sorgfältige Planung und eine klare, rechtssichere Dokumentation. Zuerst sollte eine unternehmensinterne Richtlinie erstellt werden, die die Rahmenbedingungen festlegt. Diese sollte den Kreis der anspruchsberechtigten Mitarbeiter*innen definieren, die Berechnungsgrundlage transparent darlegen und die Höhe des maximalen Zuschusses festschreiben. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz muss dabei unbedingt beachtet werden, um eine sachfremde Benachteiligung einzelner Mitarbeiter*innen oder Gruppen zu vermeiden.

Ein entscheidender Punkt für die steuerliche Begünstigung ist die vertragliche Gestaltung. Der Fahrtkostenzuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Er darf keine bestehende Gehaltskomponente ersetzen oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung verrechnet werden. Diese Regelung sollte in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung schriftlich fixiert werden. Darin muss klar formuliert sein, dass es sich um eine freiwillige, jederzeit widerrufbare Leistung des Arbeitgebers handelt, um keinen Rechtsanspruch für die Zukunft zu begründen. [NAVIT]

Die praktische Umsetzung erfolgt über die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das HR- oder Lohnbuchhaltungsteam benötigt von den Mitarbeiter*innen eine schriftliche Erklärung über die einfache Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte und die Anzahl der monatlichen Arbeitstage. Anhand dieser Daten wird der monatliche Zuschuss berechnet, pauschal versteuert und mit dem Gehalt ausgezahlt. Eine regelmäßige Überprüfung, beispielsweise einmal jährlich oder bei einem Umzug des/der Mitarbeiter*in, ist notwendig, um die Korrektheit der Daten sicherzustellen. Eine saubere Dokumentation aller Vereinbarungen und Berechnungen ist für den Fall einer Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Finanzamt unerlässlich.

Welche Rolle spielt der Fahrtkostenzuschuss bei der Förderung nachhaltiger Mobilität?

Obwohl der klassische Fahrtkostenzuschuss oft mit der Nutzung des privaten PKW in Verbindung gebracht wird, kann er gezielt als Instrument zur Förderung nachhaltiger Mobilität eingesetzt werden. Unternehmen können die internen Richtlinien so gestalten, dass umweltfreundliche Verkehrsoptionen besonders attraktiv werden. Beispielsweise kann ein höherer Zuschuss für Mitarbeiter*innen gewährt werden, die Fahrgemeinschaften bilden, mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen oder den öffentlichen Personennahverkehr nutzen. Damit wird ein finanzieller Anreiz geschaffen, das eigene Mobilitätsverhalten zu überdenken und auf nachhaltigere Alternativen umzusteigen.

Eine besonders effektive Maßnahme ist die Kombination des Fahrtkostenzuschusses mit Angeboten wie dem Jobticket. Der Arbeitgeber kann beispielsweise einen Zuschuss für das Deutschlandticket gewähren, der seit 2025 bei einem Preis von voraussichtlich 58 Euro monatlich liegt. Dieser Zuschuss zum ÖPNV ist unter bestimmten Voraussetzungen vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei und damit finanziell oft vorteilhafter als der pauschal versteuerte Zuschuss. [guud-benefits.com] Durch eine solche Schwerpunktsetzung kann ein Unternehmen aktiv zur Reduzierung von CO2-Emissionen und zur Entlastung des städtischen Verkehrs beitragen, was wiederum positiv auf die CSR-Bilanz und das öffentliche Ansehen einzahlt.

Die Förderung nachhaltiger Mobilität durch angepasste Fahrtkostenzuschüsse unterstützt zudem die Erreichung übergeordneter gesellschaftlicher Ziele. Wissenschaftliche Förderprogramme, wie die des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD) oder der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), nutzen Fahrtkostenzuschüsse ebenfalls, um die Mobilität von Studierenden und Forschenden zu erleichtern und internationale Kooperationen zu ermöglichen. [DAAD] [DFG] Indem Unternehmen ähnliche Anreizsysteme schaffen, positionieren sie sich als moderne und verantwortungsbewusste Akteure, die nicht nur ökonomische, sondern auch ökologische und soziale Aspekte in ihre Personalstrategie integrieren.

Häufige Fragen zum Fahrtkostenzuschuss

Was passiert, wenn der Fahrtkostenzuschuss höher ist als die Entfernungspauschale?

Wenn der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss den Betrag übersteigt, den der/die Arbeitnehmer*in als Entfernungspauschale steuerlich geltend machen könnte, ist der übersteigende Teil voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Nur der Anteil bis zur Höhe der Entfernungspauschale kann mit 15 % pauschal versteuert werden.

Ist ein Fahrtkostenzuschuss auch für Teilzeitkräfte oder Minijobber möglich?

Ja, der Fahrtkostenzuschuss kann allen Arbeitnehmer*innen gewährt werden, unabhängig von der Vertragsart. Die Berechnungsgrundlage bleibt dieselbe: die einfache Entfernung und die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage. Insbesondere für Geringverdiener*innen stellt der Zuschuss eine wichtige finanzielle Unterstützung dar und ist daher ein wertvoller Benefit.

Muss der/die Arbeitnehmer*in Nachweise über die Fahrtkosten erbringen?

Für den pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschuss sind keine Einzelnachweise wie Tankquittungen oder Fahrkarten erforderlich. Der Arbeitgeber muss jedoch die Berechnungsgrundlage dokumentieren, wofür in der Regel eine schriftliche Erklärung des/der Arbeitnehmer*in über die Entfernung und die Arbeitstage pro Monat ausreicht, die zu den Lohnunterlagen genommen wird.

Kann der Fahrtkostenzuschuss auch rückwirkend gezahlt werden?

Eine rückwirkende Zahlung des Fahrtkostenzuschusses ist steuerlich problematisch und in der Regel nicht möglich. Die steuerlichen Begünstigungen gelten für den laufenden Lohnzahlungszeitraum. Eine nachträgliche Gewährung für bereits abgerechnete Monate würde als regulärer, voll steuerpflichtiger Arbeitslohn oder als Nachzahlung gewertet werden.

Hat der Fahrtkostenzuschuss Auswirkungen auf die Steuererklärung des Mitarbeiters?

Ja. Der steuerfreie oder pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers mindert die abzugsfähigen Werbungskosten (Entfernungspauschale) des/der Arbeitnehmer*in in der Einkommensteuererklärung. Der Zuschuss muss in der Steuererklärung angegeben werden, da er die absetzbaren Pendlerkosten reduziert.

Quellenverzeichnis

1. Personio GmbH. (2024). Fahrtkostenzuschuss 2025: Alle Infos für Arbeitgeber. Abgerufen von https://www.personio.de/hr-lexikon/fahrtkostenzuschuss/
2. Finanztip. (2024). Entfernungspauschale. Abgerufen von https://www.finanztip.de/entfernungspauschale/
3. billyard.de. (2024). Informationen zum Fahrtkostenzuschuss und Jobticket (Steuerliche Aspekte). Abgerufen von https://billyard.de/fahrtkostenzuschuss/
4. ZEIT ONLINE. (2025, März 26). Fast 14 Millionen erhalten die umstrittene Pendlerpauschale. Unter Verwendung von Daten des Statistischen Bundesamtes. Abgerufen von https://www.zeit.de/news/2025-03/26/fast-14-millionen-erhalten-die-umstrittene-pendlerpauschale
5. guuD Benefits. (2024). Deutschlandticket-Zuschuss 2025. Abgerufen von https://guud-benefits.com/blog/details/deutschlandticket-zuschuss-wie-arbeitgeber-und-mitarbeitende-2025-profitieren
6. NAVIT. (2024). Fahrtkostenzuschuss 2025: Infos für Arbeitgeber. Abgerufen von https://www.navit.com/ressourcen/fahrtkostenzuschuss-erklaert
7. Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD). (2024). Fahrtkostenzuschüsse für vermittelte Fachpraktika im Ausland. Abgerufen von https://www2.daad.de/ausland/studieren/stipendium/de/70-stipendien-finden-und-bewerben/?detail=57085135
8. Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG). (2024, November). Forschungsstipendien: Fahrtkostenzuschuss. Abgerufen von https://www.dfg.de/de/foerderung/foerdermoeglichkeiten/programme/einzelfoerderung/forschungsstipendien