Cloud-basiertes HRIS

Warum ist ein Cloud-basiertes HRIS die Zukunft des Personalmanagements?

Ein Cloud-basiertes Human-Ressourcen-Informationssystem (HRIS) stellt eine zentrale, webbasierte Plattform für die Verwaltung sämtlicher Personalprozesse dar. Im Gegensatz zu traditionellen, lokal installierten (On-Premise) Systemen werden Daten und Anwendungen in der Cloud gehostet. Dies ermöglicht Unternehmen eine flexiblere, skalierbarere und oft kosteneffizientere Personalarbeit. Da die Software von einem externen Anbieter gewartet und aktualisiert wird, können sich HR-Abteilungen auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit der IT-Infrastruktur zu befassen. Der Trend zur Digitalisierung und zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Akzeptanz solcher Lösungen stark beschleunigt.

Die Verlagerung von HR-Prozessen in die Cloud ist eine direkte Antwort auf die gestiegenen Anforderungen an moderne Unternehmen. Eine Studie zeigt, dass trotz der offensichtlichen Vorteile noch immer fast 40 % der Unternehmen in Deutschland auf veraltete, lokale HR-Systeme angewiesen sind [Johan Bosschaerts]. Diese Systeme sind oft starr, verursachen hohe Wartungskosten und erschweren den standortunabhängigen Zugriff auf Personaldaten. Ein Cloud-basiertes HRIS überwindet diese Hürden, indem es einen sicheren Echtzeit-Zugriff von jedem Endgerät mit Internetverbindung ermöglicht. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um in einer globalisierten und zunehmend dezentral organisierten Arbeitswelt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die strategische Bedeutung von Cloud-Lösungen für die Produktivität wird durch verschiedene Analysen untermauert. Der europäische Markt für HRIS-Software, zu dem Deutschland maßgeblich beiträgt, macht bereits über 30 % des globalen Umsatzes aus [Cognitive Market Research]. Insbesondere das Segment der Cloud-basierten Systeme verzeichnet ein prognostiziertes jährliches Wachstum von 3,2 % bis 2031. Wenn Unternehmen agiler werden und datengestützte Entscheidungen treffen wollen, dann führt kaum ein Weg an der Einführung eines modernen, cloud-fähigen HR-Informationssystems vorbei. Es bildet die technologische Grundlage für effiziente und zukunftssichere Personalarbeit.

Welche konkreten Vorteile bietet ein Cloud-basiertes HRIS gegenüber On-Premise-Lösungen?

Cloud-basierte HR-Informationssysteme bieten entscheidende Vorteile gegenüber lokalen On-Premise-Installationen, insbesondere in den Bereichen Kosten, Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Wartung. Da keine teure Server-Hardware angeschafft oder gewartet werden muss, sinken die initialen Investitionskosten (CAPEX) und werden durch planbare monatliche Nutzungsgebühren (OPEX) ersetzt.

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Flexibilität. Wächst ein Unternehmen, kann die Kapazität des Cloud-HRIS einfach und schnell angepasst werden, ohne dass neue Server beschafft werden müssen. Dieses Prinzip der Skalierbarkeit ist besonders für mittelständische Unternehmen und Start-ups relevant, die schnell auf Marktveränderungen reagieren müssen. Zudem ermöglichen Cloud-Lösungen den autorisierten Zugriff auf HR-Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit. Dies unterstützt mobile Arbeitsweisen und die Verwaltung internationaler Teams, was die Employee Experience nachweislich verbessert [ATOSS Software AG].

Die Wartung und Aktualisierung der Software wird vollständig vom Anbieter übernommen. Das bedeutet, dass Sicherheits-Patches, neue Funktionen und rechtliche Anpassungen automatisch eingespielt werden. Dadurch wird die interne IT-Abteilung entlastet und die HR-Abteilung arbeitet stets mit der neuesten und sichersten Version der Software. On-Premise-Lösungen erfordern hingegen manuelle Updates, die zeitaufwendig und fehleranfällig sein können. Laut einer PwC-Studie planen 41 % der deutschen Unternehmen eine Modernisierung ihrer HR-IT-Landschaft, was den Trend weg von isolierten Altsystemen hin zu integrierten Cloud-Lösungen bestätigt [PwC Deutschland].

Wie verbessert ein Cloud-HRIS die Effizienz und strategische Ausrichtung der HR-Abteilung?

Ein Cloud-HRIS steigert die Effizienz der Personalabteilung, indem es administrative Routineaufgaben automatisiert und zentrale, datengestützte Einblicke liefert. Dies ermöglicht es HR-Manager*innen, sich von operativen Tätigkeiten zu lösen und eine strategischere Rolle im Unternehmen einzunehmen, was für die langfristige Unternehmensentwicklung entscheidend ist.

Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Zeiterfassung, der Abwesenheitsverwaltung oder den Genehmigungsworkflows wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert. Da alle Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort gespeichert sind, entfallen redundante Dateneingaben und die Fehleranfälligkeit sinkt. Dies führt zu einer spürbaren Zeitersparnis. Diese freigewordenen Ressourcen können HR-Teams dann für wertschöpfende Aufgaben wie Talentmanagement, Mitarbeiterentwicklung und die Gestaltung einer positiven Unternehmenskultur nutzen. Eine IDC-Studie zeigte bereits früh, dass Cloud-Lösungen besonders im Bereich Talent Management stark genutzt werden [Marktforschungsinstitut IDC].

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die verbesserte Datenanalyse. Ein Cloud-HRIS fungiert als "Single Source of Truth" für alle Personaldaten. Mithilfe integrierter Analyse-Tools und Dashboards können HR-Verantwortliche Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, die Mitarbeiterzufriedenheit oder den Qualifikationsbedarf in Echtzeit auswerten. Weil fundierte Daten als Entscheidungsgrundlage dienen, können strategische Personalentscheidungen präziser getroffen und deren Erfolg gemessen werden. Dies stärkt die Position der HR-Abteilung als strategischer Partner der Geschäftsführung.

Welche Aspekte sind bei der Implementierung und Datenmigration zu beachten?

Eine erfolgreiche Implementierung eines Cloud-HRIS erfordert eine sorgfältige Planung, eine saubere Datenmigration und eine transparente Kommunikation im Unternehmen. Die Auswahl des richtigen Systems und eine strukturierte Vorgehensweise sind entscheidend, um den vollen Nutzen der neuen Software zu realisieren und Störungen im Betriebsablauf zu minimieren.

Der Prozess lässt sich in mehrere logische Schritte unterteilen, die eine systematische Einführung gewährleisten. Ein strukturierter Ansatz verhindert typische Fallstricke wie Datenverluste oder eine geringe Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen.

• 1. Anforderungsanalyse: Zunächst müssen die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens definiert werden. Welche HR-Prozesse sollen abgebildet werden? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. Lohnbuchhaltung, ERP) sind erforderlich?
• 2. Anbieterauswahl: Auf Basis der Anforderungen erfolgt der Vergleich verschiedener Anbieter. Kriterien wie Funktionsumfang, Preismodell, Skalierbarkeit und insbesondere der Standort der Rechenzentren (Stichwort DSGVO) sind hierbei zentral.
• 3. Datenbereinigung und -migration: Dies ist ein kritischer Schritt. Vor der Übertragung in das neue System müssen bestehende Personaldaten auf ihre Qualität, Vollständigkeit und Konsistenz überprüft und bereinigt werden.
• 4. Konfiguration und Testphase: Das System wird an die unternehmensspezifischen Prozesse angepasst. In einer anschließenden Testphase können Schlüsselnutzer*innen die Funktionalität überprüfen und Feedback geben.
• 5. Schulung und Go-Live: Alle zukünftigen Nutzer*innen, von HR-Mitarbeiter*innen bis hin zu Führungskräften und Angestellten (für Self-Service-Funktionen), müssen im Umgang mit dem neuen System geschult werden, bevor es unternehmensweit eingeführt wird.

Die Datenmigration stellt eine besondere Herausforderung dar. Es muss sichergestellt werden, dass historische Daten korrekt und vollständig in die neue Systemstruktur überführt werden. Wenn Daten aus mehreren Altsystemen zusammengeführt werden, dann ist ein präzises "Data Mapping" unerlässlich, um die Datenintegrität zu wahren. Die Einbindung der IT-Abteilung sowie externer Implementierungspartner kann hierbei maßgeblich zum Erfolg beitragen. Obwohl der deutsche Markt für HR-Software wächst, planen nur 20 % der Unternehmen eine gezielte Expansion der Digitalisierung im HR-Bereich, was auf einen vorsichtigen, aber stetigen Wandel hindeutet [Umantis HR-Trendstudie 2025].

Wie gewährleistet ein Cloud-HRIS Datensicherheit und DSGVO-Konformität?

Ein Cloud-HRIS gewährleistet Datensicherheit und DSGVO-Konformität durch eine Kombination aus fortschrittlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen, strengen organisatorischen Prozessen des Anbieters und klar definierten vertraglichen Regelungen. Seriöse Anbieter übertreffen mit ihren Sicherheitsstandards oft die Möglichkeiten interner IT-Abteilungen.

Die technische Sicherheit basiert auf mehreren Säulen. Die Daten werden in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren gespeichert, die oft Standards wie ISO 27001 erfüllen. Diese Rechenzentren verfügen über physische Zugangskontrollen, redundante Stromversorgungen und Brandschutzsysteme. Die Datenübertragung sowie die Speicherung der Daten auf den Servern erfolgen in der Regel verschlüsselt. Ein zentrales Element der Sicherheit ist zudem ein detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept, das sicherstellt, dass Mitarbeiter*innen nur auf die Daten zugreifen können, die für ihre jeweilige Aufgabe relevant sind. Da Personaldaten besonders sensibel sind, ist die Einhaltung der DSGVO und des BDSG von größter Bedeutung [Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V.].

Für die DSGVO-Konformität ist der Standort der Server entscheidend. Unternehmen sollten einen Anbieter wählen, dessen Rechenzentren sich innerhalb der Europäischen Union befinden, um einen rechtssicheren Datentransfer zu gewährleisten. Die Beziehung zwischen Unternehmen und Anbieter wird durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt. Dieser Vertrag legt die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) fest, die der Anbieter zum Schutz der Daten ergreift. Studien aus dem öffentlichen Sektor betonen die Wichtigkeit standardisierter rechtlicher Rahmenbedingungen für die Cloud-Nutzung, um Vertrauen und Sicherheit zu schaffen [Fraunhofer FOKUS].

Für welche Unternehmensgrößen und Branchen eignet sich ein Cloud-HRIS besonders?

Cloud-basierte HRIS-Lösungen eignen sich aufgrund ihrer Skalierbarkeit und flexiblen Preismodelle für Unternehmen jeder Größe und Branche, von agilen Start-ups über den etablierten Mittelstand bis hin zu internationalen Großkonzernen. Die modulare Bauweise ermöglicht eine Anpassung an die jeweiligen spezifischen Bedürfnisse.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Start-ups ist der Kostenvorteil oft ausschlaggebend. Da keine hohen Anfangsinvestitionen in eigene Server-Infrastruktur anfallen, wird die finanzielle Einstiegshürde gesenkt. Stattdessen zahlen sie eine monatliche, nutzungsabhängige Gebühr, was die Kosten planbar macht. Wenn das Unternehmen wächst, dann kann das HRIS einfach mitskalieren, indem weitere Module oder Nutzerlizenzen hinzugebucht werden. Dies ermöglicht es auch kleineren Firmen, von professionellen HR-Prozessen zu profitieren, die sonst nur Großunternehmen zur Verfügung standen.

Großunternehmen und Konzerne mit mehreren Standorten, auch international, profitieren vor allem von der Zentralisierung und Standardisierung ihrer HR-Prozesse. Ein einheitliches Cloud-HRIS stellt sicher, dass weltweit die gleichen Standards für Recruiting, Mitarbeiterverwaltung oder Leistungsbeurteilung gelten. Der standortunabhängige Zugriff erleichtert die Zusammenarbeit globaler Teams und das Management von Expatriates. Die Fähigkeit, Daten unternehmensweit zu konsolidieren, ermöglicht zudem ein aussagekräftiges globales HR-Reporting für die Konzernzentrale. Die wachsende Akzeptanz zeigt sich darin, dass bereits 2019 rund 73 % der Unternehmen Cloud-Services in irgendeiner Form nutzten, was den Weg für umfassende Lösungen wie ein HRIS ebnete [hr-software-vergleich.de].

Häufige Fragen zu Cloud-basiertem HRIS

Was kostet ein Cloud-basiertes HRIS?

Die Kosten für ein Cloud-basiertes HRIS variieren stark und hängen vom Anbieter, dem Funktionsumfang und der Anzahl der Mitarbeiter*innen ab. Üblich sind Modelle, die pro Mitarbeiter*in und Monat abgerechnet werden. Die Preise können von wenigen Euro bis zu zweistelligen Beträgen pro Nutzer*in reichen, je nachdem, welche Module (z.B. Lohnabrechnung, Recruiting, Talentmanagement) gewählt werden.

Wie lange dauert die Einführung eines Cloud-HRIS?

Die Implementierungsdauer eines Cloud-HRIS ist abhängig von der Komplexität der Prozesse und der Qualität der vorhandenen Daten. Für kleine Unternehmen mit Standardanforderungen kann die Einführung innerhalb weniger Wochen erfolgen. Bei größeren Unternehmen mit komplexen Anpassungen und umfangreicher Datenmigration kann der Prozess mehrere Monate in Anspruch nehmen.

Können bestehende Systeme wie die Lohnbuchhaltung integriert werden?

Ja, die meisten modernen Cloud-HRIS-Lösungen bieten standardisierte Schnittstellen (APIs) zur Anbindung an bestehende Systeme. Eine Integration mit der Lohnbuchhaltungssoftware, ERP-Systemen oder Zeiterfassungsterminals ist in der Regel problemlos möglich, um einen nahtlosen Datenfluss und konsistente Daten über Systemgrenzen hinweg zu gewährleisten.

Sind meine Daten in der Cloud wirklich sicher?

Ja, bei seriösen Anbietern sind die Daten oft sicherer als auf lokalen Servern. Cloud-Anbieter investieren massiv in Sicherheitstechnologien wie Verschlüsselung, Firewalls und redundante Systeme in zertifizierten Rechenzentren. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt zudem die Einhaltung der strengen Vorgaben der DSGVO.

Welcher Anbieter für Cloud-HR-Software ist der richtige?

Die Wahl des richtigen Anbieters hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Wichtige Kriterien sind der Funktionsumfang, die Skalierbarkeit, die Benutzerfreundlichkeit, das Preismodell und die DSGVO-Konformität (Serverstandort EU). Eine Marktanalyse, wie sie beispielsweise die Fosway Group durchführt, kann bei der Orientierung helfen [Fosway Group Ltd.].

Quellenverzeichnis

1. Cognitive Market Research. (2024). Europe Human Resources Information System (HRIS) Software Market Report 2025. https://www.cognitivemarketresearch.com/regional-analysis/europe-human-resources-information-system-hris-software-market-report
2. Bosschaerts, J. (2024). Strada-Studie „Fast 40 Prozent der Unternehmen sind nach wie vor auf veraltete Systeme angewiesen“. Strada Global GmbH. https://stradaglobal.com/de/news/strada-studie-fast-40-prozent-der-unternehmen-sind-nach-wie-vor-auf-veraltete-systeme-angewiesen/
3. ATOSS Software AG. (o. D.). Vorteile und Herausforderungen von Cloud Computing in HR. https://www.atoss.com/de/human-resources/vorteile-und-herausforderungen-von-cloud-computing-in-hr
4. PwC Deutschland. (2024). PwC HR Tech Survey 2024. Zitiert in Umantis HR-Trendstudie 2025. https://www.umantis.com/en/hr-trends-2025/
5. Marktforschungsinstitut IDC. (2014). Cloud-Studie: An welchen HR-Prozessen die Wolke vorbeizieht. Haufe.de. https://www.haufe.de/personal/hr-management/cloud-studie-an-welchen-hr-prozessen-die-wolke-vorbeizieht_80_276138.html
6. Umantis. (2024). HR-Trendstudie 2025. https://www.umantis.com/en/hr-trends-2025/
7. Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. (GDD). (o. D.). Informationstechnologie und Datenschutz im Personalwesen – Stand und Perspektiven. Fachmagazin „Datenschutz und Datensicherheit (DuD)“.
8. Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS). (2012). Cloud-Computing für die öffentliche Verwaltung. https://publica.fraunhofer.de/bitstreams/c3dad8c8-ae78-4e8d-9848-f4cab216c2b5/download
9. hr-software-vergleich.de. (2020). HR Software aus der Cloud: Definition, Auswahl, Vorteile. https://www.hr-software-vergleich.de/aktuelle-nachrichten/cloud-hr-software/
10. Fosway Group Ltd. (2024). Fosway 9-Grid™ for Cloud HR. https://www.fosway.com/de/9-grid-2/cloud-hr/