Verpflegungspauschale: Mitarbeiterversorgung optimieren

Die Verpflegungspauschale ist ein in Deutschland steuerfreier Sachbezug des Arbeitgebers an das Personal und dient zur Deckung der Mehrkosten, die dem Arbeitnehmer durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Sie ist fest in der Einkommensteuergesetzgebung verankert und kann einen signifikanten Beitrag zur Mitarbeitermotivation leisten. Darüber hinaus kann sie auch in signifikantem Maße die lokale Wirtschaft stärken, indem sie die Kaufkraft von Angestellten in lokalen Geschäften und Gaststätten erhöht. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber die Bedeutung der Verpflegungspauschale verstehen und erkennen, wie sie diese effizient für ihre Mitarbeiter und zur Unterstützung der lokalen Wirtschaft einsetzen können. Dieser Ratgeber wird tiefer in dieses Thema eintauchen und die praktische Umsetzung sowie die möglichen Zukunftsperspektiven der Verpflegungspauschale in modernen Unternehmensstrukturen aufgreifen.

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Wie kann die Verpflegungspauschale die Mitarbeiterversorgung optimieren und steuerliche Vorteile schaffen?

Die Implementierung einer Verpflegungspauschale ist ein strategisches Instrument für Unternehmen, um die Versorgung von Mitarbeiter*innen auf Dienstreisen effizient zu gestalten. Sie dient dem Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands, der entsteht, wenn Angestellte sich außerhalb ihrer gewohnten Umgebung verpflegen müssen. Durch die Nutzung der gesetzlich festgelegten, steuerfreien Pauschbeträge können Unternehmen nicht nur den administrativen Aufwand für die Reisekostenabrechnung erheblich reduzieren, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Da die Erstattung der Pauschalen für das Unternehmen und die empfangenden Mitarbeiter*innen steuer- und sozialabgabenfrei ist, entsteht ein finanzieller Vorteil für beide Seiten. Dieser Mechanismus entlastet die Angestellten von der Notwendigkeit, jeden einzelnen Verpflegungsbeleg zu sammeln und einzureichen, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Die strategische Nutzung der Verpflegungspauschale geht über die reine Kostenerstattung hinaus. Sie ist ein Zeichen der Wertschätzung und Fürsorge des Arbeitgebers. Wenn Unternehmen diese Pauschalen proaktiv anbieten, anstatt die Mitarbeiter*innen auf die Möglichkeit der Geltendmachung als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung zu verweisen, wird dies als positives Signal wahrgenommen. Die Vereinfachung der Prozesse durch pauschale Abrechnungen setzt zudem wertvolle Ressourcen in der Personal- und Finanzabteilung frei. Anstatt komplexe Belegprüfungen durchzuführen, kann die Abrechnung standardisiert und automatisiert werden. Dies führt zu einer schnelleren Kostenerstattung an die Mitarbeiter*innen und verbessert die interne Effizienz nachhaltig.

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Was genau ist eine Verpflegungspauschale und wer hat Anspruch darauf?

Die Verpflegungspauschale, auch als Verpflegungsmehraufwand oder Spesen bezeichnet, ist ein gesetzlich definierter, steuerfreier Betrag, den Arbeitgeber ihren Mitarbeiter*innen für Verpflegungskosten während beruflich bedingter Abwesenheit erstatten können. Anspruchsberechtigt sind alle Arbeitnehmer*innen, die eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ausüben, also außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte und ihrer privaten Wohnung tätig sind.

Die rechtliche Grundlage für diese Pauschalen findet sich im deutschen Einkommensteuergesetz, konkret in § 9 Abs. 4a EStG. Weil Mitarbeiter*innen auf Dienstreisen typischerweise höhere Kosten für Mahlzeiten haben als zu Hause oder am regulären Arbeitsplatz, soll die Pauschale diesen Mehraufwand unbürokratisch ausgleichen [Handelsblatt, Redaktion Finanzen]. Es ist nicht erforderlich, die tatsächlichen Kosten durch Belege nachzuweisen; die Dauer der Abwesenheit ist das alleinige Kriterium für die Höhe des Anspruchs. Falls der Arbeitgeber die Pauschale nicht oder nur teilweise erstattet, haben Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, den Betrag als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend zu machen und so ihre Steuerlast zu mindern. [Finanztip e.V.]

Eine wichtige Einschränkung ist die sogenannte Dreimonatsfrist. Die steuerfreie Zahlung der Verpflegungspauschale ist auf die ersten drei Monate einer ununterbrochenen Tätigkeit am selben auswärtigen Ort begrenzt. Nach Ablauf dieser Frist geht der Gesetzgeber davon aus, dass sich der oder die Mitarbeiter*in auf die neue Situation eingestellt hat und der Ort zu einer neuen regelmäßigen Tätigkeitsstätte wird, wodurch der Anspruch auf die steuerfreie Pauschale entfällt.

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Welche Pauschbeträge gelten für 2025 in Deutschland und wie werden sie berechnet?

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten auch im Jahr 2025 die seit 2020 unveränderten Pauschbeträge. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden wird eine kleine Pauschale von 14 Euro gewährt, während für eine 24-stündige Abwesenheit die große Pauschale von 28 Euro anfällt. Diese Beträge sind für An- und Abreisetage sowie für volle Zwischentage relevant.Trotz politischer Diskussionen über eine Anpassung an die gestiegenen Lebensmittelpreise wurden die Pauschalen für 2024 und 2025 nicht erhöht [TravelPerk]. Die Berechnung richtet sich ausschließlich nach der Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung am jeweiligen Kalendertag. Die genauen Sätze sind klar definiert, um eine einfache und einheitliche Anwendung zu gewährleisten.

Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen in Deutschland 2025

Wenn eine Dienstreise beispielsweise am Montag beginnt und am Mittwoch endet, gestaltet sich die Berechnung wie folgt: Für den Anreisetag (Montag) und den Abreisetag (Mittwoch) wird jeweils die Pauschale von 14 Euro angesetzt, sofern die Abwesenheit an diesen Tagen mehr als acht Stunden betrug. Für den vollen Zwischentag (Dienstag) wird die Pauschale von 28 Euro gewährt. Insgesamt würde der Anspruch für diese dreitägige Reise 14 € + 28 € + 14 € = 56 € betragen. Eine Sonderregelung besteht für Berufskraftfahrer*innen, die bei einer Übernachtung im Fahrzeug zusätzlich 9 Euro pro Tag erhalten können. [Wikipedia-Artikel „Verpflegungsmehraufwand“]

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Wie wirken sich vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten auf die Pauschale aus?

Werden Mitarbeiter*innen während einer Dienstreise Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Diese Regelung verhindert eine steuerliche Doppelförderung, da der oder die Angestellte für die betreffende Mahlzeit keine eigenen Kosten hatte.Die Kürzung erfolgt nach festen prozentualen Sätzen, die sich auf die große Tagespauschale von 28 Euro beziehen. Für ein zur Verfügung gestelltes Frühstück werden 20 % (entspricht 5,60 Euro) von der Pauschale des jeweiligen Tages abgezogen. Für ein Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (entspricht 11,20 Euro). Diese Kürzung wird auch dann vorgenommen, wenn der oder die Mitarbeiter*in die angebotene Mahlzeit aus persönlichen Gründen nicht in Anspruch nimmt. [HR Works] Wenn durch die Kürzungen der errechnete Pauschalbetrag auf null oder einen negativen Wert sinkt, wird die Erstattung für diesen Tag auf null Euro gesetzt.

Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten (Basis: 28 €)

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Anwendung: Ein*e Mitarbeiter*in befindet sich einen vollen Tag auf Dienstreise (Anspruch: 28 €). Das Hotelzimmer, das vom Arbeitgeber gebucht wurde, inkludiert Frühstück. Abends lädt ein Geschäftspartner zum Essen ein, dessen Kosten das Unternehmen übernimmt. In diesem Fall wird die Pauschale von 28 Euro um 5,60 Euro für das Frühstück und um 11,20 Euro für das Abendessen gekürzt. Der verbleibende, steuerfrei auszahlbare Betrag für diesen Tag beläuft sich somit auf 28 € - 5,60 € - 11,20 € = 11,20 €. [VLH (Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.)]

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Welche Regelungen gelten für Dienstreisen ins Ausland?

Für Dienstreisen, die ins Ausland führen, gelten spezielle, länderspezifische Verpflegungspauschalen. Da die Lebenshaltungskosten und insbesondere die Preise für Verpflegung weltweit stark variieren, legt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) jährlich eine aktualisierte Liste mit den Auslandspauschalen fest. Diese Beträge sind oft deutlich höher oder niedriger als die deutschen Sätze, um den realen Gegebenheiten im jeweiligen Reiseland gerecht zu werden.

Die offizielle Liste wird in einem BMF-Schreiben veröffentlicht und ist die verbindliche Grundlage für die steuerfreie Erstattung. [Bundesministerium der Finanzen] Wie bei Inlandsreisen gibt es für jedes Land zwei Sätze: eine Pauschale für volle 24-Stunden-Tage und eine geringere Pauschale für An- und Abreisetage sowie für eintägige Aufenthalte von mehr als acht Stunden. Bei Reisen, die durch mehrere Länder an einem Tag führen, ist für die Berechnung der Pauschale der Ort maßgeblich, den der oder die Mitarbeiter*in vor Mitternacht zuletzt erreicht hat. Die Industrie- und Handelskammern stellen diese Listen ebenfalls zur Verfügung, um Unternehmen die Anwendung zu erleichtern. [Industrie- und Handelskammer (IHK) Region Stuttgart]

• Logik der Anpassung: Die Pauschalen werden angepasst, weil die Verpflegungskosten beispielsweise in der Schweiz erheblich höher sind als in Deutschland, während sie in anderen Ländern deutlich niedriger sein können.
• Finden der Sätze: Unternehmen sollten sich stets auf das aktuellste BMF-Schreiben beziehen, um die korrekten Pauschalen für das jeweilige Land und Jahr zu verwenden.
• Kürzungen: Die Kürzungsregeln für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten (20 % für Frühstück, 40 % für Mittag-/Abendessen) gelten auch für Auslandspauschalen, wobei sich die Prozentsätze auf die jeweilige 24-Stunden-Auslandspauschale beziehen.

Welche Alternativen zur Verpflegungspauschale gibt es für Unternehmen?

Obwohl die Verpflegungspauschale eine effiziente Methode darstellt, existieren Alternativen, die je nach Unternehmensstruktur und Zielsetzung vorteilhaft sein können. Die gängigsten Alternativen sind die Erstattung der tatsächlichen Kosten gegen Belegvorlage sowie die Gewährung von Sachbezügen wie einem digitalen Essenszuschuss, der nicht auf Dienstreisen beschränkt ist.

Bei der Erstattung der tatsächlichen Kosten reichen Mitarbeiter*innen alle Verpflegungsbelege ein, die dann vom Unternehmen erstattet werden. Dieser Ansatz ist präzise, verursacht jedoch einen erheblich höheren administrativen Aufwand durch die Prüfung jedes einzelnen Belegs auf Angemessenheit und steuerliche Konformität. Demgegenüber steht der Essenszuschuss als Sachbezug. Hierbei erhalten Mitarbeiter*innen einen täglichen Zuschuss für Mahlzeiten, der bis zu einem bestimmten amtlichen Sachbezugswert steuer- und sozialabgabenfrei ist. Für 2025 steigt der monatliche Sachbezugswert für Mahlzeiten auf 333 Euro (11,10 Euro pro Tag) [Spesenfuchs.de]. Dieser Benefit kann auch an Arbeitstagen im Büro oder im Homeoffice gewährt werden und steigert somit die tägliche Arbeitgeberattraktivität.

Vergleich: Verpflegungspauschale vs. Alternativen

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Häufige Fragen zur Verpflegungspauschale

Muss ein Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zahlen?

Nein, es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, die Verpflegungspauschale zu erstatten. Es handelt sich um eine freiwillige Leistung. Zahlt das Unternehmen nicht, können Mitarbeiter*innen die ihnen zustehenden Pauschalen als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen und so ihre Steuerlast senken. [Circula GmbH]

Was ist die Dreimonatsfrist bei der Verpflegungspauschale?

Die steuerfreie Erstattung der Verpflegungspauschale ist auf die ersten drei Monate einer durchgehenden beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschränkt. Nach Ablauf dieser Frist wird der Ort steuerlich als neue erste Tätigkeitsstätte angesehen, weshalb der Anspruch auf die steuerfreie Pauschale erlischt.

Können auch Selbstständige und Freiberufler die Verpflegungspauschale nutzen?

Ja, auch Selbstständige, Freiberufler*innen und Gewerbetreibende können für ihre Geschäftsreisen die Verpflegungspauschalen ansetzen. Sie ziehen die entsprechenden Pauschbeträge als Betriebsausgaben von ihren Einnahmen ab, was ihren zu versteuernden Gewinn und somit die Steuerlast effektiv reduziert.

Gilt die Verpflegungspauschale auch für Arbeitstage im Homeoffice?

Nein, die Verpflegungspauschale ist ausschließlich für berufliche Auswärtstätigkeiten vorgesehen. Da die Arbeit im Homeoffice am Wohnort und nicht an einer externen Tätigkeitsstätte stattfindet, entsteht kein Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand. Alternative Benefits wie der Essenszuschuss können hier jedoch greifen.