Scrum im HR

Wie kann Scrum die Effizienz und Flexibilität im Personalmanagement steigern?

Die Anwendung des agilen Frameworks Scrum kann die Effizienz und Flexibilität im Personalmanagement (HR) maßgeblich steigern, indem es starre, langfristige Projektpläne durch kurze, iterative Arbeitszyklen, sogenannte Sprints, ersetzt. Dieser Ansatz ermöglicht es HR-Teams, schneller auf unvorhersehbare Veränderungen im Unternehmen oder am Arbeitsmarkt zu reagieren. Weil Projekte in kleine, überschaubare Aufgabenpakete zerlegt werden, wird eine kontinuierliche Lieferung von Mehrwert sichergestellt. Dies führt zu einer beschleunigten Abwicklung von HR-Initiativen wie Recruiting-Kampagnen oder der Einführung neuer Personalentwicklungsprogramme.

Ein zentraler Mechanismus zur Effizienzsteigerung ist die Transparenz, die durch Scrum-Artefakte wie das Product Backlog und das Sprint Backlog geschaffen wird. Alle Beteiligten haben jederzeit Einblick in den aktuellen Projektfortschritt und die nächsten anstehenden Aufgaben. Regelmäßige Meetings wie das Daily Scrum fördern die tägliche Abstimmung und helfen, Hindernisse frühzeitig zu identifizieren und zu beseitigen. Wenn ein Team strukturiert und fokussiert arbeitet, reduziert dies Reibungsverluste und administrative Leerläufe, wodurch die Gesamtproduktivität der Abteilung steigt. Eine Studie der DGFP und Kienbaum zeigt, dass Agilität in HR positiv mit der Innovationskraft von Unternehmen korreliert, obwohl die praktische Anwendung von Methoden wie Scrum oft noch ausbaufähig ist. [DGFP, Kienbaum]

Die Flexibilität wird insbesondere durch die iterative Natur von Scrum gefördert. Nach jedem Sprint, der in der Regel ein bis vier Wochen dauert, wird ein fertiges Teilprodukt (Inkrement) präsentiert. In der anschließenden Sprint Retrospektive reflektiert das Team die Zusammenarbeit und den Prozess, um ihn für den nächsten Zyklus zu verbessern. Diese eingebauten Feedbackschleifen ermöglichen es, die Projektprioritäten bei Bedarf neu auszurichten. Wenn sich beispielsweise die Anforderungen an eine zu besetzende Stelle ändern, kann das HR-Team im nächsten Sprint sofort darauf reagieren, anstatt an einem veralteten Plan festzuhalten. Diese Anpassungsfähigkeit ist in der heutigen dynamischen Arbeitswelt ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Was genau ist Scrum und wie funktioniert es im HR-Kontext?

Scrum ist ein agiles Rahmenwerk für das Management komplexer Projekte, das ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammt. Im HR-Kontext wird es genutzt, um Aufgaben wie Recruiting, Onboarding oder Personalentwicklung in kurzen, festen Zyklen (Sprints) zu strukturieren und Teams zu befähigen, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren.

Die Funktionsweise von Scrum im Personalwesen lässt sich anhand seiner Kernelemente erklären. Das Product Backlog ist eine priorisierte Liste aller Anforderungen und Aufgaben für ein größeres HR-Projekt, beispielsweise die Einführung eines neuen Performance-Management-Systems. Der/die Product Owner*in, meist eine HR-Führungskraft, ist für die Pflege und Priorisierung dieses Backlogs verantwortlich. Für jeden Sprint, einen Zeitraum von ein bis vier Wochen, wählt das HR-Team dann eine Auswahl an Aufgaben aus dem Product Backlog aus, die im Sprint Backlog festgehalten werden. Während des Sprints arbeitet das Team fokussiert an diesen Aufgaben, um am Ende ein nutzbares Ergebnis, das sogenannte Inkrement, zu liefern. Ein Inkrement könnte beispielsweise ein fertig ausgearbeitetes Modul für ein neues Schulungsprogramm sein.

Die Zusammenarbeit wird durch regelmäßige, zeitlich begrenzte Meetings (Events) strukturiert. Das Daily Scrum ist ein kurzes, tägliches Treffen, in dem das Team den Fortschritt bespricht und Hindernisse identifiziert. Am Ende jedes Sprints findet ein Sprint Review statt, bei dem das Team den Stakeholdern das fertige Inkrement präsentiert und Feedback einholt. Die anschließende Sprint Retrospective dient dem Team zur internen Prozessverbesserung. Weil diese Zyklen kurz sind, kann das HR-Team schnell aus Erfahrungen lernen und seine Arbeitsweise kontinuierlich optimieren, wie es auch in einem Leitfaden der Universität Hohenheim für die praktische Anwendung von Scrum in Projekten beschrieben wird. [Universität Hohenheim]

Welche konkreten Vorteile bietet die Einführung von Scrum für HR-Abteilungen?

Die Einführung von Scrum in HR-Abteilungen führt zu beschleunigten Projektabschlüssen, erhöhter Transparenz für alle Beteiligten und einer verbesserten Teamkollaboration. Dies resultiert in qualitativ hochwertigeren Ergebnissen, beispielsweise in Recruiting-Prozessen, und einer besseren Fähigkeit, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Einer der signifikantesten Vorteile ist die Steigerung der Geschwindigkeit und Flexibilität. Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) setzen 57 % der deutschen HR-Abteilungen agile Methoden wie Scrum ein, um die Personalarbeit dynamischer zu gestalten. [BMAS] Durch die Arbeit in kurzen Sprints können HR-Teams Projekte, die früher Monate gedauert hätten, in kleinere, schneller lieferbare Pakete aufteilen. Wenn sich Prioritäten ändern, kann das Team bereits im nächsten Sprint reagieren, anstatt an einem starren, veralteten Jahresplan festzuhalten. Dies ist besonders bei der Besetzung kritischer Stellen oder der Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben von Vorteil.

Weitere zentrale Vorteile sind:

• Verbesserte Transparenz: Durch Werkzeuge wie das Scrum Board und regelmäßige Meetings wie das Daily Scrum ist der Fortschritt von Aufgaben für das gesamte Team und die Stakeholder jederzeit sichtbar.
• Höhere Ergebnisqualität: Kontinuierliches Feedback in den Sprint Reviews sorgt dafür, dass das Endprodukt (z.B. ein Onboarding-Prozess) den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und des Unternehmens entspricht.
• Gesteigerte Mitarbeitermotivation: Scrum fördert selbstorganisierte Teams, die eigenverantwortlich entscheiden, wie sie ihre Arbeit erledigen. Diese Autonomie führt nachweislich zu mehr Engagement und Zufriedenheit. [Henkel AG & Co. KGaA]
• Effizientere Ressourcennutzung: Da sich das Team auf die wichtigsten Aufgaben im Sprint Backlog konzentriert, wird die Arbeitszeit effektiver genutzt und auf die wertschöpfendsten Tätigkeiten fokussiert.

Wie werden die Scrum-Rollen auf ein HR-Team übertragen?

Die drei zentralen Scrum-Rollen – Product Owner, Scrum Master und Development Team – werden direkt auf die Strukturen und Aufgaben eines HR-Teams adaptiert. Der/die Product Owner*in ist typischerweise eine HR-Führungskraft, die Projektziele definiert, während der/die Scrum Master*in den Prozess moderiert und das Team aus HR-Spezialist*innen die operativen Aufgaben umsetzt.

Die genaue Ausgestaltung der Rollen hängt von der Größe und dem Aufbau der Personalabteilung ab. Die Übertragung erfordert eine klare Definition der Verantwortlichkeiten, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Eine Studie der Universität Stuttgart betont, wie wichtig die Definition spezifischer Kompetenzprofile für agile Rollen ist, damit das HR-Management die richtigen Personen für die agile Zusammenarbeit auswählen und entwickeln kann. [Rost et al.]

Die folgende Tabelle verdeutlicht die Übertragung der Rollen in den HR-Kontext:

Welche Schritte sind für die erfolgreiche Implementierung von Scrum im Personalwesen notwendig?

Eine erfolgreiche Implementierung von Scrum im HR-Bereich beginnt mit der Sicherstellung des Verständnisses und der Unterstützung durch das Management, gefolgt von der Auswahl eines geeigneten Pilotprojekts. Entscheidend sind zudem die Schulung des Teams, eine klare Rollenverteilung und der iterative Wille zur kontinuierlichen Verbesserung des Prozesses.

Die Einführung sollte schrittweise erfolgen, um das Team nicht zu überfordern und die Akzeptanz zu fördern. Wenn eine Organisation diesen Weg geht, kann sie frühzeitig Erfolge erzielen und aus Fehlern lernen. Der Workshop-Ansatz der Technischen Universität München bestätigt, dass Scrum als flexible Methode eine schnelle Neuausrichtung von Projekten ermöglicht, was gerade bei der Einführung von Vorteil ist. [Technische Universität München]

Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

1. Verständnis und Akzeptanz schaffen: Zunächst müssen die Führungskräfte und das HR-Team von den Vorteilen agiler Methoden überzeugt werden. Workshops und Informationsveranstaltungen können dabei helfen, die Funktionsweise und den Nutzen von Scrum zu vermitteln.
2. Pilotprojekt auswählen: Es empfiehlt sich, mit einem klar abgegrenzten und überschaubaren HR-Projekt zu starten, z.B. der Optimierung des Bewerbermanagements für eine bestimmte Abteilung.
3. Team zusammenstellen und Rollen definieren: Ein funktionsübergreifendes Team wird gebildet und die Rollen des Product Owners, Scrum Masters und Development Teams werden klar zugewiesen.
4. Schulung des Teams: Die Teammitglieder sollten eine fundierte Einführung in die Scrum-Prinzipien, Events und Artefakte erhalten, idealerweise durch einen erfahrenen agilen Coach.
5. Technische und räumliche Voraussetzungen schaffen: Ein physisches oder digitales Scrum Board zur Visualisierung des Workflows wird eingerichtet. Regelmäßige Termine für die Scrum-Events werden im Kalender blockiert.
6. Den ersten Sprint starten: Das Team beginnt mit dem ersten Sprint-Zyklus. Hierbei ist es wichtig, pragmatisch vorzugehen und nicht von Anfang an Perfektion zu erwarten.
7. Iterativ verbessern: Die Sprint Retrospective ist das wichtigste Werkzeug, um aus den Erfahrungen zu lernen. Hier werden konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses für den nächsten Sprint beschlossen.

Welche HR-Prozesse eignen sich besonders gut für die Anwendung von Scrum?

Scrum eignet sich besonders gut für komplexe HR-Projekte, bei denen die Anforderungen nicht von Anfang an vollständig bekannt sind oder sich im Laufe der Zeit ändern können. Dazu gehören insbesondere Recruiting, Employer Branding, die Entwicklung von Trainingsprogrammen oder die Einführung neuer HR-Systeme.

Für standardisierte, repetitive und hochgradig vorhersehbare Aufgaben wie die monatliche Gehaltsabrechnung ist Scrum hingegen weniger geeignet. Hier bieten sich andere Methoden wie Kanban oder klassische Workflow-Automatisierungen an. Laut Daten der Hans-Böckler-Stiftung wird Scrum am häufigsten in der Personalentwicklung und im Recruiting eingesetzt; 45 % der Unternehmen mit agilen HR-Praktiken nutzen es in diesen Bereichen. [IAQ, Hans-Böckler-Stiftung] Der Grund dafür ist, dass diese Prozesse oft dynamisch sind und eine schnelle Anpassung an den Markt oder die Bedürfnisse der Bewerber*innen erfordern.

Die folgende Tabelle stellt die Eignung von klassischem Projektmanagement und Scrum für verschiedene HR-Aufgaben gegenüber:

Häufige Fragen zu Scrum im HR

Wie lange dauert ein typischer HR-Sprint?

Die Dauer eines Sprints im HR-Kontext liegt typischerweise zwischen einer und vier Wochen. Kürzere Sprints von ein oder zwei Wochen werden oft bevorzugt, da sie schnellere Feedbackzyklen und eine höhere Flexibilität ermöglichen, um auf dringende Personalangelegenheiten oder sich ändernde Prioritäten reagieren zu können.

Benötigt jedes HR-Team einen zertifizierten Scrum Master?

Obwohl eine Zertifizierung hilfreich ist, stellt sie keine zwingende Voraussetzung dar. Wichtiger ist, dass die Person in der Rolle des Scrum Masters die Prinzipien tiefgreifend versteht und das Team effektiv anleiten, Meetings moderieren und Hindernisse für die Arbeit des Teams beseitigen kann.

Kann Scrum auch in kleinen HR-Abteilungen eingesetzt werden?

Ja, Scrum ist sehr gut skalierbar und kann auch für kleine HR-Teams adaptiert werden. In solchen Fällen können Rollen kombiniert werden (z.B. agiert eine HR-Führungskraft sowohl als Product Owner als auch als Mitglied des Development Teams), aber die Kernprinzipien des iterativen Arbeitens und regelmäßigen Feedbacks bleiben wertvoll.

Welche Tools unterstützen Scrum im Personalmanagement?

Digitale Werkzeuge wie Jira, Trello oder Asana werden häufig verwendet, um Product und Sprint Backlogs zu verwalten und den Arbeitsfluss auf einem Scrum Board zu visualisieren. Diese Tools erhöhen die Transparenz und erleichtern die Zusammenarbeit, insbesondere für HR-Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten.

Ist Scrum für alle HR-Aufgaben geeignet?

Nein, Scrum ist am besten für komplexe Projektarbeiten mit sich entwickelnden Anforderungen geeignet. Für hochgradig standardisierte, wiederkehrende operative Aufgaben wie die Entgeltabrechnung oder die Verwaltung von Sozialleistungen sind andere Prozessmanagementmethoden wie Kanban oder traditionelle Workflows oft effizienter.

Quellenverzeichnis

1. BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales). (2024). Arbeitswelt 4.0 – Digitalisierung im Personalmanagement. Verfügbar unter: https://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsmarkt/Arbeitswelt-4-0/arbeitswelt-4-0.html
2. DGFP (Deutsche Gesellschaft für Personalführung e. V.) & Kienbaum. (2018). Whitepaper: ALL-AGILE HR?. Verfügbar unter: https://www.dgfp.de/uploads/documents/CO110-189_WhitePaper_AllAgileHR_181205.pdf
3. Henkel AG & Co. KGaA. (2019). Agiles Arbeiten: Wie Scrum und Design Sprints das Projektmanagement transformieren. Verfügbar unter: https://www.henkel.de/spotlight/2019-08-02-agiles-arbeiten-wie-scrum-und-design-sprints-das-projektmanagement-transformieren-967990
4. IAQ (Institut für Arbeit und Qualifikation), Hans-Böckler-Stiftung. (2023). Agile Organisationen und HR-Management. Verfügbar unter: https://www.boeckler.de/pdf/p_iaq_2023_07.pdf
5. Rost, M., Mahringer, C. A., & Renzl, B. (2020). Rollen-Anforderungen für die Zusammenarbeit in Scrum Teams. Austrian Management Review, Vol. 10. Verfügbar unter: https://www.tuwien.at/fileadmin/ACE/ACE_Allgemein/Austrian_Management_Review/Volume_10/AtMR10-3-Rost_et_al-Rollenanforderungen_fuer_die_Zusammenarbeit_in_Scrum_Teams.pdf
6. Technische Universität München. (2023). Workshop: Agiles Projektmanagement – How to Scrum in der Forschung. Verfügbar unter: https://www.docgs.tum.de/de/node/783386
7. Universität Hohenheim. (2020). Scrum Guide Humboldt Reloaded. Verfügbar unter: https://humboldt-reloaded.uni-hohenheim.de/fileadmin/einrichtungen/humboldt-reloaded/Downloads/HR_digital/ScrumGuideHumboldtReloaded_01_ENVNCM_062020.pdf