Mobilitätsbudget für Mitarbeitende

Was ist ein Mobilitätsbudget und wie funktioniert es für Mitarbeitende?

Ein Mobilitätsbudget ist ein vom Arbeitgeber bereitgestellter, monatlicher Geldbetrag, den Mitarbeitende flexibel für verschiedene Mobilitätsdienstleistungen nutzen können. Statt eines festen Dienstwagens oder Jobtickets erhalten sie ein Guthaben, das für öffentliche Verkehrsmittel, Carsharing, E-Scooter, Fahrrad-Leasing oder sogar Tankkosten eingesetzt werden kann.

Die grundlegende Funktionsweise ist einfach: Das Unternehmen definiert eine Budgethöhe und die abrechenbaren Mobilitätskategorien. Mitarbeitende nutzen die gewünschten Verkehrsmittel, reichen die Belege digital über eine App oder Plattform ein und erhalten die Kosten im Rahmen ihres Budgets erstattet. Da diese Flexibilität den individuellen Bedürfnissen der Belegschaft stark entgegenkommt, gewinnt das Modell an Popularität. Eine Studie von SAP Concur zeigt, dass 50 % der Befragten größtmögliche Flexibilität bei ihren Transportoptionen wünschen, was durch ein solches Budget direkt adressiert wird [SAP Concur Deutschland]. Dieses System ermöglicht es Unternehmen, ihre Mobilitätsangebote zu modernisieren und gleichzeitig administrative Prozesse zu vereinfachen, da die Verwaltung oft über spezialisierte digitale Anbieter abgewickelt wird.

Die Einführung eines solchen Budgets ist eine strategische Entscheidung, die das traditionelle Verständnis von betrieblicher Mobilität verändert. Anstatt ein spezifisches Verkehrsmittel vorzugeben, fördert der Arbeitgeber die Freiheit der Wahl. Dies führt dazu, dass Mitarbeitende ihre Mobilität situativ und bedarfsgerecht gestalten können – sei es der Zug für die Langstrecke, das Fahrrad für den Weg ins Büro oder das Carsharing-Auto für den Wochenendeinkauf. Die Studie „Berufliche Mobilität neu gestalten“ der Universität St. Gallen unterstreicht diesen Wandel, indem sie aufzeigt, dass über 59 % der befragten Unternehmen ihre Mobilitätsangebote aktiv verändern [Universität St. Gallen, Mobility Lab]. Das Mobilitätsbudget ist dabei ein zentrales Instrument, um den Wandel hin zu einer multimodalen und nachhaltigeren Mobilitätskultur im Unternehmen erfolgreich zu gestalten.

Welche Vorteile bietet ein Mobilitätsbudget für Unternehmen und Mitarbeitende?

Ein Mobilitätsbudget bietet Unternehmen entscheidende Vorteile im Wettbewerb um Fachkräfte, unterstützt Nachhaltigkeitsziele und ermöglicht eine flexible Kostengestaltung. Für Mitarbeitende bedeutet es vor allem individuelle Freiheit, finanzielle Vorteile und eine bessere Anpassung der Mobilität an den persönlichen Lebensstil, was die allgemeine Zufriedenheit erhöht.

Für Unternehmen ist der größte Vorteil die gesteigerte Attraktivität als Arbeitgeber. In einem umkämpften Arbeitsmarkt wird ein flexibles Mobilitätsbudget zu einem entscheidenden Benefit, der über die klassische Gehaltsverhandlung hinausgeht. Es signalisiert Modernität, Vertrauen und Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden. Weil das Budget eine nachhaltige Verkehrsmittelwahl fördert, stärkt es zugleich das ökologische Image des Unternehmens. Laut einer Studie der Universität St. Gallen setzen bereits 77 % der Unternehmen auf Dienstrad-Leasing und 72 % auf die Elektrifizierung von Flotten, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen [Stöhr, Luisa; Scharfenberger, Philipp]. Ein Mobilitätsbudget integriert diese Einzelmaßnahmen in ein ganzheitliches, flexibles Konzept und positioniert das Unternehmen als zukunftsorientiert.

Mitarbeitende profitieren von der maximalen Flexibilität. Sie sind nicht länger an ein einziges Verkehrsmittel wie den Dienstwagen gebunden, sondern können je nach Bedarf und Situation frei wählen. Eine Person im urbanen Raum nutzt vielleicht primär den ÖPNV und E-Scooter, während jemand im ländlichen Raum das Budget für Tankkosten oder ein Carsharing-Fahrzeug für gelegentliche Fahrten einsetzt. Diese Wahlfreiheit führt zu einer höheren Lebensqualität und einer besseren Work-Life-Balance. Da das Budget oft auch steuerliche Vorteile bietet, insbesondere bei der Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs, kann es zudem zu einem finanziellen Plus für die Angestellten führen.

Wie wird ein Mobilitätsbudget steuerlich behandelt und welche Regeln gelten?

Die steuerliche Behandlung eines Mobilitätsbudgets in Deutschland ist komplex, da sie von der Art der genutzten Leistung abhängt. Grundsätzlich wird das Budget als geldwerter Vorteil angesehen und ist damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, es existieren jedoch zahlreiche Steuerbefreiungen und Pauschalierungsmöglichkeiten für bestimmte Mobilitätsformen.

Die Versteuerung hängt davon ab, wofür das Budget konkret verwendet wird. Nutzt ein*e Mitarbeiter*in das Guthaben für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn, kann dieser Anteil oft steuerfrei als Jobticket abgerechnet werden. Dies gilt auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Wenn das Unternehmen diese Kosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übernimmt, bleiben sie komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Verband Deutscher Verkehrsunternehmen (VDV) schlägt zur Vereinfachung eine generelle Pauschalversteuerung von 25 Prozent für Mobilitätsbudgets vor, um den bürokratischen Aufwand zu reduzieren [Verband Deutscher Verkehrsunternehmen e.V.].

Für andere Mobilitätsformen gelten abweichende Regeln. Die Nutzung für private Zwecke, wie Carsharing am Wochenende oder E-Scooter-Fahrten, fällt in der Regel unter die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze. Solange der Gesamtwert aller Sachbezüge pro Monat 50 Euro nicht übersteigt, bleiben diese Leistungen steuerfrei [guud Benefits]. Wird diese Grenze überschritten, muss der gesamte Betrag als geldwerter Vorteil versteuert werden. Aufgrund dieser differenzierten Regelungen ist eine genaue Dokumentation der Nutzung unerlässlich. Arbeitgeber setzen daher meist auf digitale Plattformen, die eine automatische und rechtssichere Abrechnung der verschiedenen Mobilitätskategorien ermöglichen und den administrativen Aufwand für die Lohnbuchhaltung minimieren.

Wie hoch sollte ein Mobilitätsbudget angesetzt werden und wovon hängt die Höhe ab?

Die Höhe eines Mobilitätsbudgets liegt in Deutschland typischerweise zwischen 100 und 300 Euro pro Monat, kann aber je nach Unternehmensstrategie und Mitarbeitergruppe stark variieren. Entscheidende Faktoren für die Festlegung der Höhe sind die Position des Mitarbeitenden, der Standort und die bisherigen Mobilitätsleistungen.

Eine gängige Praxis zur Bestimmung der Budgethöhe ist die Orientierung am Bruttojahresgehalt. Ein Richtwert liegt hier bei 1 % bis 2 % des Jahresgehalts, um die durchschnittlichen Mobilitätskosten der Mitarbeitenden abzudecken [NAVIT]. Wenn das Mobilitätsbudget beispielsweise einen klassischen Dienstwagen ersetzen soll, orientiert sich die Höhe oft an der Leasingrate des bisherigen Fahrzeugs. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeitende keinen finanziellen Nachteil erleiden und der Umstieg attraktiv bleibt. Für Mitarbeitende ohne bisherigen Dienstwagenanspruch wird das Budget oft als reiner Zusatz-Benefit kalkuliert, wobei die Beträge hier tendenziell niedriger ausfallen.

Die geografische Lage des Unternehmens spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. In Großstädten mit einem gut ausgebauten ÖPNV und einer Vielzahl an Sharing-Diensten kann ein niedrigeres Budget bereits eine hohe Flexibilität ermöglichen. Im ländlichen Raum, wo die Abhängigkeit vom eigenen Pkw größer ist, muss das Budget möglicherweise höher angesetzt werden, um beispielsweise Tankkosten oder die Nutzung von Regionalzügen abzudecken. Laut einer Studie von SAP Concur besteht auch in ländlichen Gebieten eine Nachfrage von 40 % nach flexiblen Mobilitätsbudgets [SAP Concur Deutschland]. Letztlich ist eine transparente und faire Staffelung der Budgets innerhalb des Unternehmens entscheidend für die Akzeptanz des Modells. Die Kommunikation der Kriterien, nach denen die Budgethöhe festgelegt wird, schafft Vertrauen und sorgt für eine erfolgreiche Implementierung.

Welche Schritte sind zur Einführung eines Mobilitätsbudgets im Unternehmen notwendig?

Die Einführung eines Mobilitätsbudgets erfordert eine strukturierte Planung in mehreren Phasen, von der strategischen Zielsetzung über die rechtliche Prüfung bis hin zur internen Kommunikation. Ein durchdachtes Vorgehen stellt sicher, dass das neue Benefit von der Belegschaft angenommen wird und die Unternehmensziele unterstützt.

Ein strukturierter Einführungsprozess lässt sich in die folgenden Schritte unterteilen:

• 1. Analyse und Zieldefinition: Zunächst sollten die Ziele klar definiert werden: Geht es primär um Mitarbeiterbindung, Nachhaltigkeit oder Kostenoptimierung? Eine Analyse der aktuellen Mobilitätskosten (Dienstwagenflotte, Reisekosten, Jobtickets) und eine anonyme Befragung der Mitarbeitenden zu ihren Mobilitätswünschen bilden die Datengrundlage.
• 2. Konzeption und Richtlinienerstellung: Basierend auf den Zielen wird das Budgetmodell entwickelt. Hier werden die Höhe der Budgets (ggf. gestaffelt nach Mitarbeitergruppen), die anrechenbaren Mobilitätskategorien (ÖPNV, Sharing, Fahrrad etc.) und die Nutzungsregeln in einer klaren Richtlinie festgelegt.
• 3. Anbieterauswahl: Die Verwaltung eines Mobilitätsbudgets ist manuell sehr aufwendig. Daher ist die Auswahl eines digitalen Anbieters entscheidend. Dessen Plattform sollte die Einreichung von Belegen, die automatische steuerkonforme Abrechnung und eine nutzerfreundliche App für die Mitarbeitenden umfassen.
• 4. Rechtliche und steuerliche Prüfung: Das entwickelte Konzept muss von Rechts- und Steuerexpert*innen geprüft werden, um die Konformität mit dem Arbeits- und Steuerrecht sicherzustellen. Dies vermeidet spätere Komplikationen bei der Lohnabrechnung und bei Betriebsprüfungen.
• 5. Kommunikation und Implementierung: Eine transparente und frühzeitige Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Mitarbeitende müssen über die Vorteile, die Funktionsweise und die Nutzungsbedingungen informiert werden. Schulungen oder Informationsveranstaltungen können den Start begleiten.
• 6. Monitoring und Optimierung: Nach der Einführung sollten die Nutzung des Budgets und das Feedback der Mitarbeitenden kontinuierlich ausgewertet werden. Dies ermöglicht es, das Angebot anzupassen und langfristig zu optimieren, wie es das Zukunftsinstitut als Merkmal moderner Unternehmensführung beschreibt [Zukunftsinstitut].

Wie unterscheidet sich ein Mobilitätsbudget vom klassischen Dienstwagen oder einem Jobticket?

Ein Mobilitätsbudget unterscheidet sich vom Dienstwagen und Jobticket grundlegend durch seine Flexibilität und Individualität. Während Dienstwagen und Jobticket zweckgebundene Sachleistungen sind, stellt das Mobilitätsbudget ein freies Guthaben dar, das eine multimodale und bedarfsgerechte Mobilität ermöglicht und so verschiedene Lebensstile unterstützt.

Der zentrale Unterschied liegt im Paradigmenwechsel: Statt eines vorgegebenen Transportmittels (dem Auto oder dem ÖPNV) stellt der Arbeitgeber finanzielle Mittel zur Verfügung. Der klassische Dienstwagen bindet den Mitarbeitenden an ein einziges, oft fossil betriebenes Verkehrsmittel und verursacht hohe Fixkosten für das Unternehmen. Das Jobticket ist zwar nachhaltiger, beschränkt die Nutzung jedoch ausschließlich auf den öffentlichen Personennahverkehr. Das Mobilitätsbudget hebt diese Beschränkungen auf. Es erlaubt die freie Kombination verschiedenster Verkehrsmittel und fördert so eine effizientere und oft auch nachhaltigere Mobilität, wie es das Öko-Institut betont [Schreiber, Jonathan].

Die folgende Tabelle verdeutlicht die zentralen Unterschiede zwischen den drei Modellen:

Häufige Fragen zum Mobilitätsbudget

Kann das Mobilitätsbudget auch für private Fahrten genutzt werden?

Ja, die Nutzung für private Fahrten ist einer der Kernvorteile des Mobilitätsbudgets. Mitarbeitende können das Guthaben flexibel für private Zwecke wie Carsharing am Wochenende, E-Scooter-Fahrten oder private Zugreisen einsetzen. Diese Leistungen müssen jedoch in der Regel als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Was passiert mit nicht genutztem Budget am Monatsende?

Die Handhabung von Restguthaben hängt von der Unternehmensrichtlinie ab. Einige Modelle sehen vor, dass nicht genutztes Budget verfällt. Andere, mitarbeiterfreundlichere Ansätze erlauben das Ansparen des Guthabens über mehrere Monate oder sogar die Umwandlung in andere Benefits wie eine Einzahlung in die betriebliche Altersvorsorge.

Ist ein Mobilitätsbudget auch für Unternehmen im ländlichen Raum sinnvoll?

Ja, auch im ländlichen Raum ist ein Mobilitätsbudget sinnvoll, auch wenn die Mobilitätsoptionen anders sind. Das Budget kann dort beispielsweise für Tankkosten, die Finanzierung eines (E-)Bikes, Reparaturkosten am eigenen Pkw oder für die Nutzung von Regionalzügen und bedarfsgesteuerten Rufbussen verwendet werden.

Ersetzt das Mobilitätsbudget immer den Dienstwagen?

Nicht zwangsläufig. Ein Mobilitätsbudget kann als vollwertige Alternative zum Dienstwagen angeboten werden, insbesondere für Mitarbeitende, die keinen klassischen Firmenwagen benötigen. Es kann aber auch als Ergänzung oder als Benefit für Mitarbeitergruppen ohne bisherigen Dienstwagenanspruch eingeführt werden, um die Mobilitätsoptionen im Unternehmen zu erweitern.

Quellenverzeichnis

1. NAVIT (2024). Mobilitätsbudget 2025: Wie hoch sollte es sein?. Abgerufen von https://www.navit.com/ressourcen/mobilitätsbudget-2024-wie-hoch-sollte-es-sein
2. SAP Concur Deutschland (o. D.). Mobilitätsstudie: So sieht Mitarbeitermobilität von morgen aus. Abgerufen von https://www.concur.de/blog/article/mobilitaetsstudie-so-sieht-mitarbeitermobilitaet-von-morgen-aus
3. Universität St. Gallen, Mobility Lab (o. D.). Studie „Berufliche Mobilität neu gestalten“. Zitiert nach Lofino. Abgerufen von https://www.lofino.de/mobilitaetsbudget/homeoffice-mitarbeiter-mobilitaetbudget/
4. Stöhr, L. & Scharfenberger, P. (2025). Berufliche Mobilität und Mobilitätsbudget. Institut für Mobilität der Universität St.Gallen. Zitiert nach Women in Mobility. Abgerufen von https://www.womeninmobility.org/post/die-berufliche-mobilit%C3%A4t-entwickelt-sich-zunehmend-weg-pkw-und-hin-zu-vielf%C3%A4ltigen-mobilit%C3%A4tsangebo
5. Verband Deutscher Verkehrsunternehmen e.V. (VDV) (o. D.). Das Mobilitätsbudget – flexibel, klimafreundlich, attraktiv. Abgerufen von https://www.vdv.de/mobilitaetsbudget.aspx
6. guud Benefits (2024). Mobilitätsbudget für Mitarbeiter 2025. Abgerufen von https://guud-benefits.com/blog/details/mobilitaetsbudget-fuer-mitarbeiter-2025
7. Zukunftsinstitut (o. D.). Mobilitätsbudget: Benefit für Unternehmen & Mitarbeitende. Abgerufen von https://www.zukunftsinstitut.de/zukunftsthemen/mobilitaetsbudget
8. Schreiber, J. (2024). Mobilität: Was ist ein Mobilitätsbudget und wie profitiert das Klima davon?. Der Spiegel, im Auftrag des Öko-Institut. Abgerufen von https://www.spiegel.de/karriere/mobilitaet-was-ist-ein-mobilitaetsbudget-und-wie-profitiert-das-klima-davon-a-c0bf9f01-566a-4e30-8595-0e99ad01fe1d