Fahrtkostenpauschale

Die Fahrtkostenpauschale ist dein Schlüssel zur steuerlichen Entlastung bei Arbeitswegen. In diesem Ratgeber erfährst du, wie du die Pauschale optimal nutzt, um deine Steuerlast zu senken. Von aktuellen Sätzen über Berechnungsmethoden bis hin zu steuerlichen Feinheiten - hier findest du alle Informationen, die du brauchst, um finanziell vom täglichen Pendeln zu profitieren. 

Wie können Arbeitgeber die Fahrtkostenpauschale zur Entlastung der Belegschaft nutzen?

Die Fahrtkostenpauschale, offiziell Entfernungspauschale, ist primär ein Instrument für Arbeitnehmer*innen, um ihre Steuerlast zu senken. Für Arbeitgeber*innen bietet sie jedoch eine strategische Grundlage, um durch ergänzende Leistungen wie den Fahrtkostenzuschuss die Mitarbeiterzufriedenheit und die eigene Attraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte gezielt zu steigern.

Was ist die Fahrtkostenpauschale und wie funktioniert sie?

Die Entfernungspauschale ist eine steuerliche Vereinfachungsregelung, die es Arbeitnehmer*innen ermöglicht, die Kosten für den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte pauschal als Werbungskosten geltend zu machen. Diese Pauschale reduziert das zu versteuernde Einkommen und damit die Steuerlast, sie stellt jedoch keine direkte Auszahlung dar.

Die Funktionsweise basiert auf einer einfachen Distanzberechnung. Für die ersten 20 Kilometer der einfachen Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsort können für das Steuerjahr 2024 30 Cent pro Kilometer angesetzt werden. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag auf 38 Cent [ADAC e.V.]. Da diese Regelung verkehrsmittelunabhängig ist, profitieren nicht nur Autofahrer*innen, sondern auch Nutzer*innen von öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrrädern oder Fahrgemeinschaften. Die Pauschale gilt für jeden Arbeitstag, an dem die Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wird.

Für Unternehmen ist das Verständnis dieses Mechanismus entscheidend. Wenn-Dann-Logik: Wenn ein*e Mitarbeiter*in eine hohe steuerliche Entlastung durch die Pauschale erfährt, steigert dies das verfügbare Nettoeinkommen. Arbeitgeber können diese Entlastung durch eigene, steuerbegünstigte Zuschüsse weiter verstärken. Die Entfernungspauschale dient somit als Basis, auf der attraktive Mobilitätspakete aufgebaut werden können, die die finanzielle Belastung des Arbeitsweges für die Belegschaft spürbar reduzieren.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen und Höchstgrenzen sind zu beachten?

Die rechtliche Grundlage für die Entfernungspauschale findet sich im deutschen Einkommensteuergesetz (§ 9 EStG). Es gibt eine wichtige Obergrenze: Der Abzug der Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt [Lexware Fachartikel]. Diese Begrenzung greift allerdings nicht, wenn der Arbeitsweg mit einem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftfahrzeug zurückgelegt wird. In diesem Fall können auch höhere Kosten als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Für die Berechnung ist immer die kürzeste, verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich, unabhängig vom tatsächlich gewählten Weg oder Verkehrsmittel. Eine längere, aber verkehrsgünstigere Strecke kann nur dann angesetzt werden, wenn sie regelmäßig genutzt wird und eine deutliche Zeitersparnis mit sich bringt. Pro Arbeitstag kann die Pauschale nur für eine Hin- und Rückfahrt angesetzt werden. Bei mehreren Fahrten an einem Tag bleibt der Ansatz unverändert.

Eine weitere wesentliche Bedingung ist die Abgrenzung zu Dienstreisen. Die Entfernungspauschale gilt ausschließlich für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Fahrten zu anderen Standorten, Kundenterminen oder Fortbildungen fallen unter die Reisekostenregelungen, bei denen die tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) mit anderen Pauschalen angesetzt werden können [spendit.de Magazinbeitrag]. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass eine klare Definition der "ersten Tätigkeitsstätte" im Arbeitsvertrag für die korrekte steuerliche Behandlung von Fahrtkosten unerlässlich ist.

Wie unterscheidet sich die Fahrtkostenpauschale von einem steuerfreien Fahrtkostenzuschuss?

Die Entfernungspauschale ist eine reine Steuererleichterung für Arbeitnehmer*innen, während der Fahrtkostenzuschuss eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers ist. Ein Zuschuss entlastet die Mitarbeitenden direkt finanziell, während die Pauschale die Steuerlast am Jahresende mindert. Beide Instrumente können sich gegenseitig beeinflussen und sollten differenziert betrachtet werden.

Ein vom Arbeitgeber gezahlter Fahrtkostenzuschuss kann entweder pauschal mit 15 % versteuert oder als steuerfreier Sachbezug in Form eines Jobtickets gewährt werden. Der entscheidende Punkt ist: Jeder steuerbegünstigte Zuschuss des Arbeitgebers mindert den Betrag, den der oder die Arbeitnehmer*in über die Entfernungspauschale absetzen kann [ADAC e.V.]. Weil ein Zuschuss die Kosten des Mitarbeitenden bereits senkt, verringert sich folgerichtig auch der abzugsfähige Aufwand in der Steuererklärung. Dies stellt sicher, dass dieselben Kosten nicht doppelt steuerlich begünstigt werden.

Für HR-Verantwortliche ist diese Unterscheidung fundamental, um Benefits korrekt zu gestalten und zu kommunizieren. Die folgende Tabelle verdeutlicht die zentralen Unterschiede:

Welche Rolle spielt die Fahrtkostenpauschale für die Arbeitgeberattraktivität?

Obwohl die Entfernungspauschale ein Instrument der Arbeitnehmer*innen ist, kann sie von Unternehmen strategisch genutzt werden, um die eigene Attraktivität zu steigern. Sie signalisiert ein Bewusstsein für die finanzielle Belastung durch den Arbeitsweg und bildet die Basis für weiterführende, mitarbeiterorientierte Mobilitätskonzepte.

Daten des Statistischen Bundesamtes zeigen, dass im Jahr 2020 rund 13,8 Millionen Beschäftigte die Pauschale in Anspruch nahmen, wobei 84 % zumindest teilweise das Auto nutzten [Statistisches Bundesamt]. Der durchschnittliche einfache Arbeitsweg betrug dabei 28 Kilometer. Da die Pauschale die realen Kosten oft nicht vollständig deckt – eine Studie im Auftrag des Bundestags kam zu dem Ergebnis, dass die Pauschale bei rund 74 Cent liegen müsste, um die gleiche Entlastung wie 1991 zu bieten [Wissenschaftlicher Dienst des Deutschen Bundestags] –, entsteht hier eine Lücke. Arbeitgeber, die diese Lücke durch einen intelligent gestalteten Fahrtkostenzuschuss schließen, positionieren sich als sozial verantwortlich und fürsorglich.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise aktiv über die Möglichkeiten der Entfernungspauschale aufklärt und zusätzlich einen Zuschuss anbietet, der die verbleibende finanzielle Last der Mitarbeitenden reduziert, führt dies zu einer spürbaren finanziellen Entlastung. Dieses Vorgehen wird dann zu einem konkreten Vorteil im Recruiting, insbesondere in ländlichen Regionen oder bei der Anwerbung von Fachkräften mit längeren Anfahrtswegen. Es zeigt, dass das Unternehmen die Lebensrealität seiner Belegschaft versteht und bereit ist, über gesetzliche Mindestanforderungen hinauszugehen.

Welche Alternativen und zukünftigen Entwicklungen gibt es?

Die klassische Entfernungspauschale steht zunehmend in der Kritik, da sie vor allem lange Pendelstrecken mit dem PKW subventioniert und damit ökologisch kontraproduktiv wirken kann [Deutschlandfunk]. Daher gewinnen Alternativen an Bedeutung, und auch der Gesetzgeber plant Anpassungen. Unternehmen sollten diese Entwicklungen kennen, um ihre Mobilitätsstrategie zukunftsfest auszurichten.

Eine gängige Alternative ist das steuerfreie oder pauschal besteuerte Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr. Eine modernere und flexiblere Option stellt das Mobilitätsbudget dar. Hier stellt der Arbeitgeber einen festen Betrag zur Verfügung, den die Mitarbeitenden flexibel für verschiedene Verkehrsmittel wie ÖPNV, Carsharing, E-Scooter oder auch für das eigene Fahrrad nutzen können. Dieser Ansatz fördert nachhaltige Mobilität und bietet den Mitarbeitenden maximale Wahlfreiheit.

Eine wissenschaftliche Studie des Fraunhofer-Instituts schlägt zudem die Umwandlung der Pauschale in ein universelles "Mobilitätsgeld" vor, das einkommens- und entfernungsunabhängig gezahlt wird, um soziale Ungerechtigkeiten und negative Umweltanreize zu beseitigen [Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT]. Politisch ist bereits eine Änderung beschlossen: Ab dem Jahr 2026 soll die Entfernungspauschale einheitlich bei 38 Cent pro Kilometer liegen, auch für die ersten 20 Kilometer [Finanztip.de]. Unternehmen, die sich frühzeitig auf diese Veränderungen einstellen und flexible Mobilitätslösungen anbieten, beweisen Weitsicht und Innovationskraft.

Häufige Fragen zur Fahrtkostenpauschale

Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?

Die Berechnung erfolgt pro Arbeitstag und für die einfache Wegstrecke. Für die ersten 20 Kilometer werden 30 Cent und ab dem 21. Kilometer 38 Cent angesetzt. Beispiel: Bei 25 km Arbeitsweg und 220 Arbeitstagen ergibt sich folgende Rechnung: (20 km × 0,30 € + 5 km × 0,38 €) × 220 Tage.

Gilt die Fahrtkostenpauschale auch für das Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel?

Ja, die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Sie kann somit auch für Fahrten mit dem Fahrrad, zu Fuß, mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder in Fahrgemeinschaften geltend gemacht werden. Der Höchstbetrag von 4.500 € pro Jahr gilt, es sei denn, man nutzt einen PKW.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber ein Jobticket bereitstellt?

Ein vom Arbeitgeber steuerfrei zur Verfügung gestelltes Jobticket wird auf die abziehbare Entfernungspauschale angerechnet. Das bedeutet, der Wert des Jobtickets mindert den Betrag, den der oder die Arbeitnehmer*in in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann, um eine doppelte Begünstigung zu vermeiden.

Gibt es einen Unterschied für Auszubildende und Studierende?

Nein, grundsätzlich gelten dieselben Regeln. Für Auszubildende ist der Weg zur Berufsschule und für Studierende der Weg zur Universität als erster Tätigkeitsstätte mit der Entfernungspauschale absetzbar [Verband Lohnsteuerhilfevereine e.V.]. Besondere Regelungen können bei dualen Studiengängen oder Ausbildungen mit wechselnden Einsatzorten gelten.

Quellenverzeichnis

1. ADAC e.V. (10.04.2025). Entfernungspauschale - Pendlerpauschale berechnen. https://www.adac.de/rund-ums-fahrzeug/auto-kaufen-verkaufen/autokosten/entfernungspauschale/
2. spendit.de Magazinbeitrag (15.01.2025). Kilometerpauschale 2025: Wie Sie Dienstreisen mit privatem Pkw absetzen. https://www.spendit.de/magazin/kilometerpauschale/
3. Finanztip.de (23.07.2025). Pendlerpauschale: Fahrtkosten mit Entfernungspauschale absetzen. https://www.finanztip.de/entfernungspauschale/
4. Lexware Fachartikel (2025). Fahrtkostenpauschale. https://www.lexware.de/wissen/unternehmerlexikon/fahrtkostenpauschale/
5. Wissenschaftlicher Dienst des Deutschen Bundestags (2012), zitiert in: Stern.de. Studie im Auftrag des Bundestags: Pendlerpauschale hält nicht mit Fahrtkosten Schritt. https://www.stern.de/politik/deutschland/studie-im-auftrag-des-bundestags-pendlerpauschale-haelt-nicht-mit-fahrtkosten-schritt-3274910.html
6. Statistisches Bundesamt (Destatis), zitiert in: Zeit.de (26.03.2025). Fast 14 Millionen erhalten die umstrittene Pendlerpauschale. https://www.zeit.de/news/2025-03/26/fast-14-millionen-erhalten-die-umstrittene-pendlerpauschale
7. Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT und Institut für Energiewirtschaft und Rationelle Energieanwendung (IER) (2023), zitiert in: IDW-Online.de. Wissenschaftliche Studie empfiehlt Reform der Entfernungspauschale. https://idw-online.de/de/news809762
8. Deutschlandfunk (2024). Subventionen im Verkehr: Milliarden für den Klimawandel. https://www.deutschlandfunk.de/subventionen-verkehr-klimawandel-diesel-100.html
9. Verband Lohnsteuerhilfevereine e.V. (VLH) (29.05.2025). Student oder Azubi: Fahrtkosten richtig absetzen. https://www.vlh.de/arbeiten-pendeln/ausbildung-studium/student-oder-azubi-fahrtkosten-richtig-absetzen.html