Kanban für HR

Wie kann Kanban die Effizienz in HR-Abteilungen steigern?

Die Kanban-Methode steigert die Effizienz in HR-Abteilungen, indem sie komplexe Personalprozesse visualisiert, den Arbeitsfluss optimiert und Engpässe systematisch identifiziert. Da durch das Kanban-Board alle Aufgaben und deren Status transparent sind, können Teams ihre Kapazitäten besser planen und Prioritäten klarer setzen. Dies führt zu einer Reduzierung der Durchlaufzeiten für Aufgaben wie Recruiting oder Onboarding und einer Steigerung der allgemeinen Produktivität der Personalabteilung.

Kanban ist eine agile Methode, die ursprünglich aus der Produktionssteuerung stammt, sich aber hervorragend für die Verwaltung von Wissensarbeit eignet, wie sie in der Personalarbeit typisch ist. Die Implementierung basiert auf einfachen Prinzipien, die keine radikale Umstrukturierung der Abteilung erfordern, sondern eine evolutionäre Verbesserung bestehender Prozesse anstoßen. Durch die Begrenzung paralleler Arbeiten wird die Konzentration auf die Fertigstellung von Aufgaben gefördert, was die Qualität der Ergebnisse erhöht und die Reaktionsfähigkeit des HR-Teams auf neue Anforderungen verbessert.

Statistiken belegen den steigenden Druck auf HR-Abteilungen: Rund 80 % der HR-Professionals berichten von zunehmenden qualitativen Anforderungen an ihre Arbeit [HRblue AG]. Methoden wie Kanban bieten einen strukturierten Ansatz, um diesen Herausforderungen durch verbesserte Prozesseffizienz zu begegnen und die strategische Rolle der Personalabteilung im Unternehmen zu stärken.

Was sind die grundlegenden Prinzipien von Kanban für die Personalarbeit?

Kanban für die Personalarbeit basiert auf der Visualisierung von Arbeitsabläufen, der Begrenzung angefangener Arbeit (WIP-Limits) und der Steuerung des Arbeitsflusses. Ziel ist es, Prozesse kontinuierlich zu verbessern, indem Engpässe transparent gemacht und Durchlaufzeiten reduziert werden, um eine höhere Prozesssicherheit und Effizienz zu erreichen.

Das erste Kernprinzip ist die Visualisierung des Workflows. Hierfür wird ein Kanban-Board genutzt, das den gesamten HR-Prozess in logische Phasen unterteilt, beispielsweise "Ideen/Anfragen", "In Prüfung", "In Bearbeitung" und "Erledigt". Jede einzelne Aufgabe, wie etwa eine Stellenausschreibung oder die Organisation einer Weiterbildung, wird auf einer Karte notiert und durchläuft diese Phasen. Da der Status jeder Aufgabe für alle Teammitglieder sichtbar ist, führt dies zu einer drastisch erhöhten Transparenz und einem gemeinsamen Verständnis des aktuellen Arbeitsaufkommens.

Ein weiteres zentrales Element ist die Begrenzung der parallelen Arbeit durch sogenannte Work-in-Progress (WIP)-Limits. Für jede Prozessphase wird eine Obergrenze für die Anzahl der Aufgabenkarten festgelegt. Wenn dieses Limit erreicht ist, dürfen keine neuen Aufgaben in diese Phase verschoben werden, bis eine bestehende Aufgabe abgeschlossen und in die nächste Phase bewegt wird. Dieses "Pull-Prinzip" verhindert eine Überlastung des Teams und deckt systematisch Engpässe auf, da sich Aufgaben vor der überlasteten Prozessphase stauen. [ZHAW]

Die Steuerung des Arbeitsflusses und die kontinuierliche Verbesserung bilden das dritte Prinzip. Durch die Analyse des Flusses, beispielsweise mittels Messung der Durchlaufzeit einer Aufgabe, kann das Team datengestützte Entscheidungen zur Prozessoptimierung treffen. Regelmäßige Meetings vor dem Board helfen dabei, Probleme zu besprechen und Anpassungen vorzunehmen. Laut dem offiziellen Kanban-Leitfaden ist die Methode auf evolutionäre Veränderung ausgelegt, was bedeutet, dass bestehende Prozesse schrittweise und ohne große Disruption verbessert werden. [Kanban University]

Wie wird ein Kanban-Board für HR-Prozesse konkret aufgebaut?

Ein HR-Kanban-Board wird typischerweise mit Spalten aufgebaut, die die einzelnen Phasen eines Prozesses abbilden, z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Aufgaben wie Bewerbungen oder Onboarding-Schritte werden als Karten visualisiert und durch die Spalten bewegt, um den Fortschritt transparent nachzuverfolgen.

Die Erstellung eines Kanban-Boards für die Personalarbeit lässt sich in einfachen Schritten umsetzen:

• Schritt 1: Prozess identifizieren und visualisieren: Zuerst wird ein wiederkehrender HR-Prozess, wie das Recruiting, ausgewählt. Anschließend werden alle notwendigen Schritte von der Anforderung bis zur Einstellung definiert.
• Schritt 2: Spalten für das Board festlegen: Jeder Prozessschritt wird zu einer Spalte auf dem Board. Ein Recruiting-Board könnte die Spalten "Anforderungsprofil erstellt", "Stelle ausgeschrieben", "Bewerbungen gesichtet", "Interviews geplant", "Angebot gemacht" und "Eingestellt" umfassen.
• Schritt 3: Aufgaben als Karten erstellen: Jede zu bearbeitende Einheit (z.B. eine offene Stelle oder ein*e Kandidat*in) wird zu einer Karte. Auf dieser Karte werden relevante Informationen wie die Stellenbezeichnung, der*die zuständige Recruiter*in und wichtige Fristen vermerkt.
• Schritt 4: WIP-Limits definieren: Für die "In Bearbeitung"-Spalten werden Obergrenzen festgelegt, um Multitasking zu reduzieren und den Fluss zu optimieren. Beispielsweise könnte das Limit für "Interviews geplant" auf fünf gesetzt werden.
• Schritt 5: Regelmäßige Board-Meetings etablieren: Das Team trifft sich regelmäßig (z.B. täglich oder wöchentlich) vor dem Board, um den Fortschritt zu besprechen und Blockaden zu lösen.

Die spezifische Struktur eines HR-Kanban-Boards kann je nach Prozess stark variieren. Die folgende Tabelle zeigt beispielhafte Spaltenstrukturen für verschiedene HR-Aufgabenbereiche.

Welche spezifischen HR-Aufgaben profitieren am meisten von Kanban?

Kanban eignet sich besonders für repetitive und prozessorientierte HR-Aufgaben wie Recruiting, Onboarding von neuen Mitarbeitenden, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Personalentwicklung. Die Methode schafft Transparenz bei Prozessen, die oft mehrere Tage oder Wochen dauern und viele Beteiligte involvieren.

Im Recruiting-Prozess, der laut einer Studie durchschnittlich 55 Tage dauert, hilft Kanban, den Überblick über zahlreiche Bewerber*innen in verschiedenen Phasen zu behalten [McKinsey Deutschland]. Jede*r Kandidat*in wird als Karte dargestellt und durchläuft Spalten wie "Bewerbungseingang", "Screening", "Erstes Interview", "Fachgespräch" und "Angebot". Dies ermöglicht es dem gesamten Team, den Status jeder Bewerbung sofort zu erkennen und Engpässe, etwa bei der Terminfindung für Interviews, schnell zu identifizieren und zu beheben.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist ein weiterer idealer Anwendungsfall. Eine Umfrage zeigte, dass bei 84 % der Unternehmen die Zuständigkeiten im Onboarding oft unklar sind [Factorial HR]. Ein Kanban-Board kann diesen Prozess strukturieren, indem es alle notwendigen Aufgaben (z. B. "Arbeitsplatz einrichten", "Zugänge beantragen", "Einarbeitungsplan erstellen") visualisiert. So wird sichergestellt, dass keine Aufgabe vergessen wird und der*die neue Mitarbeitende einen reibungslosen Start hat.

Auch administrative Routineaufgaben, die in vielen Unternehmen zentral für die Personalplanung sind, lassen sich effizienter gestalten. Etwa 60 % der deutschen Unternehmen führen eine jährliche Personalplanung durch, bei der zahlreiche Einzelaufgaben koordiniert werden müssen [Haufe Online Redaktion]. Die Bearbeitung von Urlaubs- und Fortbildungsanträgen oder die Erstellung von Arbeitszeugnissen sind ebenfalls Prozesse mit klaren Schritten, deren Durchlauf durch ein Kanban-System beschleunigt und standardisiert werden kann. Die visuelle Darstellung fördert zudem die crossfunktionale Kommunikation zwischen HR und anderen Abteilungen. [Haufe Online Redaktion]

Wie werden Work-in-Progress (WIP)-Limits im HR-Kanban sinnvoll eingesetzt?

Work-in-Progress (WIP)-Limits im HR-Kanban begrenzen die Anzahl der Aufgaben, die sich gleichzeitig in einer bestimmten Prozessphase befinden dürfen. Dies erzwingt die Fertigstellung begonnener Aufgaben, bevor neue gestartet werden, was Engpässe aufdeckt und den Gesamtdurchsatz des Teams erhöht.

Der Hauptgrund für die Einführung von WIP-Limits ist die Vermeidung von Überlastung und ineffizientem Multitasking. Wenn Teammitglieder an zu vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten, führt dies zu häufigem Kontextwechsel, was die Konzentration stört und die Fehlerquote erhöht. Da ein WIP-Limit das Starten neuer Aufgaben verhindert, solange die aktuelle Phase "voll" ist, entsteht ein Pull-System. Das Team zieht sich also erst dann neue Arbeit, wenn Kapazitäten frei geworden sind. Dies führt zu einem gleichmäßigeren und vorhersagbaren Arbeitsfluss.

Ein konkretes Wenn-Dann-Szenario verdeutlicht den Nutzen: Wenn die Spalte "Fachinterviews führen" ein WIP-Limit von 4 hat und bereits vier Interviews in dieser Woche geplant sind, dann kann keine weitere Bewerbung in diese Phase verschoben werden. Das Team muss sich darauf konzentrieren, eines der laufenden Verfahren abzuschließen. Sollte sich herausstellen, dass die Interviews schneller als gedacht abgeschlossen werden, kann das WIP-Limit in Zukunft angepasst werden. So dienen die Limits als Werkzeug zur kontinuierlichen Prozessoptimierung.

Die Festlegung der richtigen WIP-Limits ist ein iterativer Prozess. Zu Beginn kann ein Limit pro Teammitglied oder ein pauschales Limit für das gesamte Team (z. B. 1,5-mal die Anzahl der Teammitglieder) angesetzt werden. Beobachtet das Team anschließend, dass Aufgaben in einer Spalte stagnieren, ist das Limit möglicherweise zu hoch. Bilden sich hingegen ständig Warteschlangen vor einer Spalte, könnte das Limit zu niedrig sein. Die regelmäßige Anpassung der WIP-Limits basierend auf Beobachtung und Daten ist ein zentraler Aspekt der agilen Arbeitsweise mit Kanban.

Was sind die messbaren Vorteile und potenziellen Herausforderungen bei der Einführung?

Messbare Vorteile sind kürzere Durchlaufzeiten für HR-Prozesse, eine höhere Termintreue und eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit im HR-Team. Herausforderungen können die anfängliche Umstellung des Denkens von Push- zu Pull-Prinzipien und die Gefahr sein, dass das Board bei zu vielen Projekten unübersichtlich wird.

Die Implementierung von Kanban in der Personalarbeit führt zu signifikanten, quantifizierbaren Verbesserungen. Durch die Visualisierung von Engpässen und die Optimierung des Workflows verkürzt sich die Zykluszeit – also die Zeit von Beginn bis Abschluss einer Aufgabe. Teams können vorhersagen, wann eine Aufgabe voraussichtlich erledigt sein wird, was die Planbarkeit für andere Abteilungen erhöht. Eine Studie von Hays zeigt, dass Personal Kanban bereits in 24 % der befragten deutschen Unternehmen genutzt wird, was auf eine breite Akzeptanz und wahrgenommene Vorteile hindeutet. [Hays AG]

Trotz der klaren Vorteile gibt es auch Hürden. Die größte Herausforderung ist oft der kulturelle Wandel. Mitarbeiter*innen müssen lernen, nicht einfach neue Aufgaben zu beginnen (Push), sondern zu warten, bis Kapazität frei wird (Pull). Dies erfordert Disziplin und ein Umdenken. Zudem kann ein physisches oder digitales Board bei einer sehr hohen Anzahl an parallelen Prozessen und Aufgaben schnell unübersichtlich werden, was den eigentlichen Zweck der Transparenz untergräbt. [Haufe Online Redaktion]

Die folgende Tabelle stellt die zentralen Vorteile den typischen Herausforderungen gegenüber:

Eine Studie der DGFP betont, dass agile Kompetenzen in HR-Abteilungen zwar oft vorhanden sind, die konsequente Anwendung von Methoden wie Kanban jedoch verbessert werden kann, um die Innovationskraft zu steigern. [DGFP – Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.] Die Überwindung dieser Herausforderungen ist entscheidend, um das volle Potenzial der Methode auszuschöpfen.

Häufige Fragen zu Kanban für HR

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Scrum in der Personalarbeit?

Der Hauptunterschied liegt im Rhythmus und in der Struktur. Kanban ist ein kontinuierlicher Fluss ohne feste Zeitintervalle, bei dem Aufgaben je nach Kapazität bearbeitet werden. Scrum hingegen arbeitet in festen Zyklen, sogenannten Sprints, in denen ein vordefiniertes Arbeitspensum abgeschlossen wird.

Sind digitale oder physische Kanban-Boards besser für HR-Teams?

Die Wahl hängt vom Team ab. Physische Boards (Whiteboards mit Klebezetteln) fördern die direkte Interaktion bei Teams an einem Standort. Digitale Tools eignen sich besser für verteilte oder remote arbeitende Teams, da sie den Zugriff von überall ermöglichen und oft automatisierte Auswertungen bieten.

Wie lange dauert die Implementierung von Kanban in einer HR-Abteilung?

Die grundlegende Einführung eines Kanban-Boards kann innerhalb weniger Tage erfolgen. Die vollständige Verinnerlichung der Prinzipien und die Optimierung der Prozesse durch kontinuierliche Verbesserung ist jedoch ein evolutionärer Prozess, der mehrere Wochen bis Monate dauern kann, bis sich spürbare Effizienzgewinne einstellen.

1. Haufe Online Redaktion. (o. D.). Agile Methoden in HR: Kanban. Haufe. Abgerufen von https://www.haufe.de/personal/hr-management/agile-methoden-in-hr/agile-methoden-in-hr-kanban_80_515782.html
2. Hays AG. (2018). Hays Studie HR-Report 2018. Abgerufen von https://www.hays.de/documents/10192/118775/hays-studie-hr-report-2018.pdf
3. McKinsey Deutschland GmbH. (2024). HR-Monitor 2024. Abgerufen von https://www.mckinsey.de/~/media/mckinsey/locations/europe%20and%20middle%20east/deutschland/news/presse/2024/2024%20-%2002%20-%2005%20hr%20monitor/hr-monitor%202024%20final.pdf
4. DGFP – Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (2018). All-Agile HR?. Abgerufen von https://www.dgfp.de/uploads/documents/CO110-189_WhitePaper_AllAgileHR_181205.pdf
5. HRblue AG. (2024). HR Career Trend Report 2024/25. Abgerufen von https://www.hrblue.com/de/hr-career-formula-for-2025-in-germany-plan-proactively-and-seize-opportunities/
6. FactorialHR. (o. D.). Kanban-Methode einfach erklärt. Factorialhr.de. Abgerufen von https://factorialhr.de/blog/kanban-methode/
7. ZHAW Winterthurer Institut für Gesundheitsökonomie. (o. D.). Kanban. ZHAW. Abgerufen von https://www.zhaw.ch/de/sml/institute-zentren/wig/leanhealthch/wissensdatenbank/leanhealth-toolsammlung/kanban
8. Kanban University. (2021). Der offizielle Kanban-Leitfaden. Abgerufen von https://resources.kanban.university/wp-content/uploads/2021/07/The-Official-Kanban-Guide_German_A4.pdf