Desk Sharing

Im Jahr 2024 verändert Desk Sharing den Alltag im Büro grundlegend: Stell dir vor, jeden Tag an einem neuen, inspirierenden Platz zu arbeiten, umgeben von wechselnden Kollegen und frischen Ideen. Dieses innovative Konzept verspricht nicht nur Kosteneinsparungen für Unternehmen, sondern auch mehr Flexibilität und Kreativität für Mitarbeiter:innen. Doch wie funktioniert Desk Sharing in der Praxis? Welche Herausforderungen gilt es zu meistern? Und wie sieht die Zukunft des flexiblen Arbeitens aus? Tauche ein in die Welt des Desk Sharing und entdecke, wie es die Arbeitswelt transformieren könnte.

Was ist Desk Sharing und wie kann es die Arbeitswelt transformieren?

Desk Sharing, auch als Shared Desk oder Hot Desking bekannt, ist ein Arbeitsplatzorganisationsmodell, bei dem Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch mehr haben. Stattdessen wählen sie bei Bedarf einen freien Arbeitsplatz im Büro. Dieses Konzept transformiert die Arbeitswelt, indem es Büroflächen effizienter nutzt, Kosten senkt und die Flexibilität fördert.

Welche konkreten Vorteile bietet Desk Sharing für Unternehmen und Mitarbeitende?

Desk Sharing ermöglicht eine signifikante Reduzierung des Büroflächenbedarfs und der damit verbundenen Betriebskosten, da weniger Arbeitsplätze für die gleiche Anzahl an Mitarbeitenden benötigt werden. Gleichzeitig fördert es die abteilungsübergreifende Kommunikation und den Wissensaustausch, da sich Teams dynamisch neu zusammensetzen und Silos aufgebrochen werden.

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Optimierung der Flächennutzung. Da durch hybride Arbeitsmodelle und Homeoffice-Regelungen ohnehin nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro anwesend sind, können ungenutzte Schreibtische vermieden werden. Studien deuten darauf hin, dass durch flexible Arbeitsplatzkonzepte der Bedarf an Büroflächen in deutschen Großstädten um bis zu 30 % sinken könnte [Statista]. Dies führt direkt zu Einsparungen bei Miete, Energie und Reinigung. Unternehmen können so ihre Immobilienkosten an die tatsächliche Nutzung anpassen und Kapital für andere Investitionen freisetzen.

Darüber hinaus kann Desk Sharing die Zusammenarbeit und Kreativität im Team steigern. Wenn Mitarbeitende nicht an feste Plätze gebunden sind, entstehen neue soziale Interaktionen und ein spontaner Austausch von Ideen wird gefördert. Dies kann zu einer dynamischeren und innovativeren Unternehmenskultur führen, in der Hierarchien flacher und Kommunikationswege kürzer werden. Ein Bericht, der sich auf deutsche Studien stützt, zeigt, dass diese Flexibilität als entscheidender Faktor für die Förderung von Kreativität und Ressourcennutzung angesehen wird [NRW Lokal Magazin].

Für Mitarbeitende bietet Desk Sharing vor allem eine erhöhte Autonomie und Flexibilität bei der Gestaltung ihres Arbeitstages. Sie können ihren Arbeitsplatz je nach anstehender Aufgabe wählen – sei es ein ruhiger Ort für konzentriertes Arbeiten oder ein Platz in der Nähe von Kolleg*innen für ein gemeinsames Projekt. Diese Wahlfreiheit wird insbesondere von jüngeren Generationen als wichtiger Faktor für die Work-Life-Balance und die allgemeine Arbeitszufriedenheit wahrgenommen [OfficeEfficient].

Was sind die größten Herausforderungen und Nachteile bei der Einführung von Desk Sharing?

Die größten Herausforderungen bei der Einführung von Desk Sharing sind psychische Belastungsfaktoren wie der Verlust des persönlichen Raums, der tägliche Organisationsaufwand und die Sorge, keinen geeigneten Platz zu finden. Eine mangelhafte technische Ausstattung oder unklare Regeln können zudem zu Frustration und sinkender Produktivität führen.

Eine zentrale Herausforderung ist die psychische Anpassung der Mitarbeitenden. Der Verzicht auf einen personalisierten Arbeitsplatz kann zu einem Gefühl der Anonymität und des Identitätsverlustes führen. Die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz und das Einrichten des Equipments können als zusätzlicher Stressfaktor empfunden werden. Eine Studie des Instituts für Arbeit und Gesundheit der DGUV zeigt, dass rund ein Viertel der Befragten negative Effekte auf die Gesundheit durch Desk Sharing wahrnimmt, während etwa 40 % angeben, dass die Zusammenarbeit dadurch nicht einfacher wurde [Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV].

Technische und organisatorische Mängel stellen eine weitere Hürde dar. Wenn nicht jeder Arbeitsplatz identisch und ergonomisch hochwertig ausgestattet ist, entsteht ein Wettbewerb um die „besten“ Plätze. Fehlende Dockingstations, unzureichende Monitore oder nicht funktionierende Technik führen zu erheblichem Frust. Eine qualitative Studie hebt hervor, dass eine mangelhafte technische Ausstattung und fehlende Mitbestimmung bei der Gestaltung des Systems die Akzeptanz und Motivation erheblich senken können [Universität Graz].

Soziale Aspekte dürfen ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Feste Sitzordnungen fördern oft den Teamzusammenhalt. Beim Desk Sharing können gewachsene soziale Strukturen verloren gehen, was ein Gefühl der Isolation begünstigen kann. Es bedarf daher aktiver Maßnahmen zur Förderung des sozialen Miteinanders, wie gemeinsamer Team-Bereiche oder regelmäßiger Treffen, um die informelle Kommunikation und den Zusammenhalt zu sichern.

Wie wird Desk Sharing erfolgreich im Unternehmen implementiert?

Eine erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung, transparente Kommunikation und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden. Ein klar definierter Prozess, der technische, organisatorische und kulturelle Aspekte berücksichtigt, ist entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und die Vorteile des Modells voll auszuschöpfen.

Ein schrittweiser Implementierungsplan kann wie folgt aussehen:

• 1. Analyse und Bedarfsermittlung: Zunächst sollte die tatsächliche Büroauslastung analysiert werden. Wie viele Mitarbeitende sind an welchen Tagen im Büro? Welche Arbeitsweisen (konzentrierte Einzelarbeit, Teamarbeit) dominieren? Diese Daten bilden die Grundlage für die Dimensionierung der Desk-Sharing-Flächen.
• 2. Strategie und Konzeptentwicklung: Basierend auf der Analyse wird ein Konzept entwickelt. Dies umfasst die Festlegung einer Sharing-Ratio (z. B. 0,8 Schreibtische pro Mitarbeiter*in), die Definition verschiedener Arbeitszonen (Ruhezonen, Kreativbereiche, Kollaborationsflächen) und die Erstellung klarer Nutzungsregeln („Clean Desk Policy“).
• 3. Einbindung der Mitarbeitenden: Die Einbindung der Belegschaft ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Umfragen und Workshops helfen, Bedenken frühzeitig zu erkennen und die Mitarbeitenden am Gestaltungsprozess zu beteiligen. Laut einer Untersuchung der DGUV ist der Erfolg von Desk Sharing maßgeblich von dieser Partizipation abhängig [Grellert, F.].
• 4. Technische und räumliche Ausstattung: Alle Arbeitsplätze müssen mit einer einheitlichen, hochwertigen und ergonomischen Ausstattung versehen werden. Dazu gehören höhenverstellbare Tische, qualitativ gute Stühle, Monitore und universelle Dockingstations. Die Investition in eine Buchungssoftware erleichtert die Organisation erheblich.
• 5. Kommunikation und Change Management: Die Einführung muss durch eine offene und kontinuierliche Kommunikation begleitet werden. Es muss klar vermittelt werden, warum die Umstellung erfolgt und welche Vorteile sie für alle Beteiligten bringt. Schulungen zum Umgang mit neuer Technik und den neuen Arbeitsabläufen sind ebenfalls wichtig.
• 6. Pilotphase und Optimierung: Es empfiehlt sich, Desk Sharing zunächst in einer Pilotabteilung zu testen. Das Feedback aus dieser Phase ermöglicht es, das Konzept vor dem unternehmensweiten Roll-out zu optimieren und anzupassen.

Welchen Einfluss hat Desk Sharing auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Unternehmenskultur?

Desk Sharing kann die Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Autonomie und Flexibilität positiv beeinflussen, birgt jedoch bei schlechter Umsetzung Risiken. Es fördert eine Kultur der Offenheit, des Vertrauens und der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, was Hierarchien abbauen und die Innovationskraft steigern kann.

Ein gut implementiertes Desk-Sharing-Modell steigert das Gefühl von Autonomie und Vertrauen seitens des Arbeitgebers, was sich positiv auf die Motivation auswirkt. Die Möglichkeit, den Arbeitsort und die Arbeitsweise flexibel zu wählen, wird als Zeichen der Wertschätzung empfunden und kann die Zufriedenheit erhöhen. Eine Studie der BMW Group widerlegte das Vorurteil, dass Desk Sharing zwangsläufig zu Vereinsamung führt, und zeigte stattdessen positive Effekte auf die Konzentration und Zufriedenheit der Mitarbeitenden [BMW Group].

Die Unternehmenskultur wird durch Desk Sharing nachhaltig verändert. Da persönliche Gegenstände am Abend entfernt werden müssen („Clean Desk Policy“), verschwinden Statussymbole und die Umgebung wirkt egalitärer. Dies kann traditionelle Hierarchien aufweichen und eine offenere Kommunikationskultur fördern. Der regelmäßige Platzwechsel führt dazu, dass Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen und Hierarchieebenen in Kontakt kommen, was den Wissensaustausch und das gegenseitige Verständnis verbessert. Diese Effekte unterstützen die Entwicklung einer agilen und vernetzten Organisation.

Allerdings hängt der positive Einfluss stark von den Rahmenbedingungen ab. Ohne klare Regeln, ausreichende Rückzugsmöglichkeiten und eine verlässliche technische Infrastruktur kann das Modell schnell zu Unzufriedenheit führen. Wenn Mitarbeitende täglich um die besten Plätze konkurrieren müssen oder die Technik nicht funktioniert, verkehren sich die potenziellen Vorteile ins Gegenteil. Daher ist die sorgfältige Planung und kontinuierliche Pflege des Systems entscheidend für eine positive Wirkung auf die Kultur und Zufriedenheit.

Wie hängen Desk Sharing, Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle zusammen?

Desk Sharing ist eine logische Konsequenz aus dem Anstieg von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen. Da Mitarbeitende nicht mehr täglich im Büro sind, ermöglicht Desk Sharing eine bedarfsgerechte und effiziente Nutzung der verbleibenden Büroflächen, anstatt teure, ungenutzte Arbeitsplätze vorzuhalten.

Die Zunahme der Arbeit im Homeoffice ist ein fundamentaler Treiber für die Einführung von Desk Sharing. Im Jahr 2023 arbeiteten in Deutschland bereits 23,5 % aller Beschäftigten zumindest teilweise von zu Hause aus, ein Wert, der sich seit 2019 fast verdoppelt hat [Destatis]. Weil dadurch viele Schreibtische an jedem beliebigen Tag leer bleiben, wird das Konzept fester Arbeitsplätze unwirtschaftlich. Desk Sharing löst dieses Problem, indem es die Anzahl der Schreibtische an die tatsächliche Anwesenheitsquote anpasst und so die Flächeneffizienz maximiert.

Hybride Modelle, eine Kombination aus Präsenzarbeit und Homeoffice, funktionieren am besten in Verbindung mit einem flexiblen Bürokonzept. Das Büro wandelt sich von einem reinen Arbeitsort zu einem Ort der Begegnung, der Kollaboration und der Unternehmenskultur. Desk Sharing unterstützt diesen Wandel, indem es verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten bereitstellt. Mitarbeitende kommen gezielt ins Büro, um sich mit Kolleg*innen auszutauschen, und können hierfür passende Räumlichkeiten buchen, während konzentrierte Einzelarbeit auch zu Hause erledigt werden kann. Laut einer Erhebung des IW Köln setzen bereits 30 % der Unternehmen in Deutschland auf Desk Sharing, um auf diese veränderten Arbeitsweisen zu reagieren [IW Köln].

Häufige Fragen zu Desk Sharing

Welche Regeln sind für erfolgreiches Desk Sharing notwendig?

Für erfolgreiches Desk Sharing sind klare Regeln unerlässlich. Eine zentrale Regel ist die „Clean Desk Policy“, die besagt, dass der Arbeitsplatz am Ende des Tages vollständig geräumt werden muss. Weitere wichtige Regeln betreffen die Buchung von Plätzen, die Nutzungsdauer und Verhaltensweisen in den verschiedenen Arbeitszonen (z.B. Ruhe in Ruhezonen).

Braucht man für Desk Sharing eine spezielle Software?

Eine spezielle Buchungssoftware ist zwar nicht zwingend erforderlich, wird aber dringend empfohlen. Sie vereinfacht die Organisation erheblich, indem Mitarbeitende freie Plätze und die Anwesenheit von Kolleg*innen einsehen und Schreibtische oder Räume im Voraus buchen können. Dies verhindert Konflikte und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Ist Desk Sharing für jedes Unternehmen geeignet?

Desk Sharing eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Es passt am besten zu Organisationen mit einer hohen Homeoffice-Quote und tätigkeitsbasierten Arbeitsabläufen. Für Berufe, die spezielle Hardware oder einen fest eingerichteten, vertraulichen Arbeitsplatz erfordern, ist dieses Modell weniger geeignet. Eine sorgfältige Analyse der Arbeitskultur und -prozesse ist vor der Einführung entscheidend.

Wie wird die Hygiene beim Desk Sharing gewährleistet?

Die Hygiene ist ein wichtiger Aspekt. Unternehmen müssen klare Prozesse etablieren, wie die Bereitstellung von Desinfektionsmitteln und Tüchern an jedem Arbeitsplatz. Eine klare Anweisung, dass jede*r Nutzer*in den Platz vor und nach der Nutzung reinigt, sowie regelmäßige professionelle Reinigungen sind essenziell für die Akzeptanz und Sicherheit.

Was passiert mit persönlichen Gegenständen der Mitarbeitenden?

Da Schreibtische nicht mehr persönlich zugewiesen sind, müssen Unternehmen Lösungen für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände schaffen. In der Regel werden abschließbare Spinde oder mobile Rollcontainer zur Verfügung gestellt, in denen Mitarbeitende ihre Unterlagen, Büromaterial und persönlichen Dinge sicher verstauen können.

1. Desk-Sharing-Studie zu psychischen Belastungsfaktoren und Ansätze für die Gestaltung, Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV, 2024. Link
2. Desk Sharing: Arbeitsplatzflexibilität und ihre Auswirkungen auf Zufriedenheit und Produktivität, OfficeEfficient, 2025. Link
3. Employed persons working from home in Germany, Statistisches Bundesamt (Destatis), 2023. Link
4. Das Shared Desk-System in Industrieunternehmen: Positive und negative Effekte auf Mitarbeiter:innen-Motivation, Universität Graz, Masterarbeit. Link
5. Desk Sharing: So wird der geteilte Schreibtisch zum Erfolg, Grellert, F., Institut für Arbeit und Gesundheit der DGUV, 2024. Link
6. Desk-Sharing-Konzept arbeitet, Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln), 2023. Link
7. Impact of hybrid work on flexible office demand in Europe 2022-2026, Statista, 2022. Link
8. Desk Sharing als Konzept für die zukünftige Arbeitswelt, NRW Lokal Magazin. Link
9. 5 common misconceptions about hot desking, SwipedOn Blog (unter Bezugnahme auf Forschung der BMW Group). Link