Nachhaltig Einkaufen

Nachhaltigkeit ist heute kein Trend mehr, sondern ein Muss – und wird immer mehr zu einer gemeinsamen Aufgabe von Unternehmen und Mitarbeiter:innen. Mit einem Fokus auf nachhaltiges Einkaufen können Betriebe nicht nur ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren, sondern auch ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen und gleichzeitig die lokale Wirtschaft tatkräftig unterstützen. Dabei spielt die Implementierung von nachhaltigen Einkaufspraktiken eine entscheidende Rolle. Doch wie genau kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter:innen dazu motivieren, sich für nachhaltiges Konsumieren zu entscheiden? Welche Rolle spielen dabei steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse und wie beflügeln sie die Bereitschaft der Mitarbeiter:innen, nachhaltig zu handeln? Dieser Ratgeber wird Licht ins Dunkel bringen und aufzeigen, wie durch nachhaltiges Einkaufen langfristig nicht nur die Umwelt, sondern auch das Betriebsklima und die lokale Wirtschaft profitieren können.

Wie können Unternehmen ihren Einkauf nachhaltig gestalten?

Unternehmen gestalten ihren Einkauf nachhaltig, indem sie eine ganzheitliche Beschaffungsstrategie entwickeln, die ökologische, soziale und ökonomische Kriterien systematisch integriert. Dies umfasst die Auswahl von Lieferant*innen nach transparenten Nachhaltigkeitsstandards, die Bevorzugung langlebiger und ressourcenschonender Produkte sowie die kontinuierliche Messung und Optimierung der eigenen Lieferketten.

Warum ist nachhaltige Beschaffung für Unternehmen entscheidend?

Eine nachhaltige Beschaffung ist für Unternehmen von strategischer Bedeutung, da sie maßgeblich zur Risikominimierung in der Lieferkette, zur Stärkung des Markenimages und zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen beiträgt. Sie ist ein wesentlicher Hebel, um den eigenen ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Die Ausrichtung auf Nachhaltigkeit stärkt das Unternehmensimage und die Kundenbindung erheblich. Da Konsument*innen zunehmend Wert auf Umwelt- und Sozialverantwortung legen, kann eine transparente, nachhaltige Beschaffung zu einem entscheidenden Kaufargument werden. Studien belegen, dass über 60 % der Konsument*innen Unternehmen bevorzugen, die sichtbar Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft übernehmen, was die Relevanz für die Markenpositionierung unterstreicht. [YouGov Deutschland GmbH] Dies schafft Vertrauen und eine positive Wahrnehmung am Markt.

Darüber hinaus ist eine nachhaltige Beschaffung ein effektives Instrument des Risikomanagements. Wenn Unternehmen ihre Lieferketten genau analysieren und auf robuste Nachhaltigkeitsstandards achten, reduzieren sie ihre Anfälligkeit für Störungen. Dazu gehören Risiken durch den Klimawandel, Ressourcenknappheit oder neue gesetzliche Vorgaben wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Eine diversifizierte und ethisch geprüfte Lieferantenbasis führt zu stabileren und resilienteren Geschäftsabläufen.

Nicht zuletzt ist Nachhaltigkeit ein entscheidender Faktor im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte. Insbesondere jüngere Generationen legen bei der Wahl ihres Arbeitgebers großen Wert auf die Unternehmenswerte und ein glaubwürdiges Engagement für Umwelt und Gesellschaft. Ein Unternehmen, das nachweislich nachhaltig wirtschaftet, erhöht somit seine Attraktivität als Arbeitgeber und kann talentierte Mitarbeiter*innen besser gewinnen und langfristig binden. Dies wird zu einem immer wichtigeren strategischen Vorteil.

Welche Kriterien definieren einen nachhaltigen Einkauf?

Ein nachhaltiger Einkauf wird durch eine ausgewogene Berücksichtigung von ökologischen, sozialen und ökonomischen Kriterien entlang des gesamten Produktlebenszyklus definiert. Dazu zählen die Minimierung des Ressourcenverbrauchs, die Einhaltung fairer Arbeitsbedingungen und die Sicherstellung der langfristigen Wirtschaftlichkeit über den reinen Anschaffungspreis hinaus.

Auf ökologischer Ebene stehen die Reduzierung von Treibhausgasemissionen, der Schutz der Biodiversität und die Schonung natürlicher Ressourcen im Vordergrund. Dies wird erreicht, indem Produkte aus recycelten Materialien, mit geringem Energieverbrauch oder aus regionaler Herkunft bevorzugt werden. Da der Lebensmitteleinzelhandel eine zentrale Rolle bei der Beeinflussung von Umweltbelastungen spielt, können Unternehmen durch bewusste Entscheidungen ihre Umweltauswirkungen signifikant steuern. [Umweltbundesamt]

Soziale Kriterien umfassen die Gewährleistung von Menschenrechten und fairen Arbeitsbedingungen in der gesamten Lieferkette. Dazu gehört die strikte Ablehnung von Kinder- und Zwangsarbeit, die Zahlung fairer Löhne sowie die Sicherstellung von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Unternehmen tragen die Verantwortung, die Einhaltung dieser Standards bei ihren direkten und indirekten Lieferant*innen zu überprüfen, beispielsweise durch Audits oder die Forderung nach anerkannten Sozialzertifizierungen.

Ökonomische Nachhaltigkeit bedeutet, über den kurzfristigen Einkaufspreis hinauszublicken und die Gesamtkosten eines Produkts über dessen Lebensdauer zu bewerten (Total Cost of Ownership). Langlebige, reparaturfähige und energieeffiziente Güter sind oft langfristig kostengünstiger. Diese Perspektive fördert Investitionen in Qualität und Effizienz, was nicht nur die Betriebskosten senkt, sondern auch die Abfallmengen reduziert und die Ressourceneffizienz steigert.

Wie kann eine nachhaltige Beschaffungsstrategie implementiert werden?

Eine nachhaltige Beschaffungsstrategie wird durch einen systematischen Prozess implementiert, der mit einer Status-quo-Analyse beginnt, klare und messbare Ziele definiert, diese Kriterien fest in die Einkaufsprozesse integriert und den Erfolg durch regelmäßiges Monitoring und Reporting überprüft, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.

Der erste Schritt ist eine detaillierte Analyse der bestehenden Beschaffungsvorgänge und Lieferketten. Hierbei werden sogenannte „Hotspots“ identifiziert – also jene Bereiche mit den größten negativen Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft, wie etwa hohe CO2-Emissionen, hoher Wasserverbrauch oder Risiken bei den Arbeitsbedingungen. Diese Analyse schafft die notwendige Datengrundlage, um Prioritäten für die weitere Strategieentwicklung zu setzen.

Auf Basis der Analyse werden konkrete, messbare und realistische Ziele formuliert. Anstatt vager Absichtserklärungen sollten quantitative Vorgaben definiert werden. Beispiele sind: "Reduzierung der CO2-Emissionen in der Logistik um 20 % bis 2030" oder "Erhöhung des Anteils von Produkten mit anerkanntem Umweltzeichen auf 50 % innerhalb von drei Jahren". Solche Ziele machen den Fortschritt nachvollziehbar und steuerbar.

Die definierten Nachhaltigkeitskriterien müssen fest in die operativen Einkaufsprozesse verankert werden. Dies bedeutet, dass sie zu einem festen Bestandteil von Ausschreibungen, Lieferant*innenbewertungen und Rahmenverträgen werden. Der Einkauf agiert hier als sogenannter "Gatekeeper" und hat durch seine Marktmacht einen erheblichen Einfluss darauf, Umwelt- und Sozialstandards im Markt zu etablieren und zu fördern. [Umweltbundesamt] Wenn-dann-Szenarien sind hier hilfreich: Wenn ein Lieferant bestimmte Zertifikate vorweisen kann, dann erhält er in der Bewertung Bonuspunkte.

Schließlich ist die interne Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden im Einkauf essenziell. Sie müssen die Strategie verstehen, die Relevanz der Kriterien kennen und befähigt werden, diese in Verhandlungen und Entscheidungen anzuwenden. Eine transparente Berichterstattung über die erreichten Ziele – sowohl intern als auch extern – schafft Glaubwürdigkeit und motiviert alle Beteiligten, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzuverfolgen.

Woran erkennt man nachhaltige Produkte und Lieferant*innen?

Nachhaltige Produkte und Lieferant*innen erkennt man an anerkannten, unabhängigen Gütesiegeln und Zertifikaten, an einer hohen Transparenz hinsichtlich der Lieferkette und Produktionsbedingungen sowie an unternehmenseigenen Nachhaltigkeitsberichten, die verifizierbare Daten und klare Ziele enthalten. Eine lokale oder regionale Herkunft kann ebenfalls ein wichtiger Indikator sein.

Anerkannte Gütesiegel bieten eine verlässliche Orientierung. Im Umweltbereich sind beispielsweise der Blaue Engel, das EU Ecolabel oder das FSC-Siegel für Holz- und Papierprodukte etablierte Standards. Für soziale Fairness stehen Siegel wie Fairtrade. Da es eine Vielzahl von Labels gibt, ist es für Unternehmen wichtig, sich auf jene zu konzentrieren, die auf unabhängigen Kontrollen und transparenten Kriterien basieren. Sie dienen als Nachweis, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung bestimmte, vordefinierte Standards erfüllt.

Ein weiteres zentrales Merkmal ist die Transparenz der Lieferant*innen. Seriöse Partner sind bereit, Auskunft über ihre Produktionsprozesse, die Herkunft ihrer Rohstoffe und ihre eigenen Maßnahmen zur Nachhaltigkeit zu geben. Dies kann durch Lieferant*innenfragebögen, Selbstauskünfte oder Audits vor Ort überprüft werden. Eine proaktive und offene Kommunikation seitens des Lieferanten ist oft ein Zeichen für ein ernsthaftes Engagement.

Die Bevorzugung von lokalen und regionalen Lieferant*innen kann ebenfalls zur Nachhaltigkeit beitragen. Kürzere Transportwege führen direkt zu einer Reduzierung des CO2-Ausstoßes. Eine Studie zum Online-Handel zeigt, dass Einkäufe dann besonders klimafreundlich sind, wenn lange Autofahrten zum stationären Handel vermieden werden, was die Bedeutung der Logistik unterstreicht. [Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz] Die Stärkung der regionalen Wirtschaft ist zudem ein positiver sozioökonomischer Nebeneffekt.

• Zertifikate prüfen: Auf anerkannte Siegel wie Blauer Engel, Fairtrade oder ISO 14001 achten.
• Transparenz einfordern: Detaillierte Informationen über die Lieferkette und Produktionsmethoden anfragen.
• Nachhaltigkeitsberichte analysieren: Prüfen, ob Lieferant*innen messbare Ziele verfolgen und über Fortschritte berichten.
• Langlebigkeit und Reparierbarkeit bewerten: Produkte bevorzugen, die auf eine lange Nutzungsdauer ausgelegt sind.
• Regionale Partner berücksichtigen: Kurze Lieferwege reduzieren Emissionen und stärken die lokale Wirtschaft.

Welchen Einfluss hat nachhaltiges Einkaufen auf Kosten und Wirtschaftlichkeit?

Nachhaltiges Einkaufen kann anfangs mit höheren Anschaffungskosten verbunden sein, führt jedoch langfristig oft zu erheblichen Einsparungen und steigert die Wirtschaftlichkeit. Dies geschieht durch geringere Betriebskosten, eine höhere Ressourceneffizienz, die Vermeidung von Reputationsrisiken und die Erschließung neuer Marktpotenziale.

Die Annahme, dass Nachhaltigkeit grundsätzlich teurer ist, greift zu kurz. Während die Preisempfindlichkeit bei Konsument*innen hoch ist, zeigt sich gleichzeitig eine grundsätzliche Bereitschaft, für nachhaltige Produkte mehr zu bezahlen. Eine Umfrage ergab, dass Verbraucher*innen bereit wären, einen durchschnittlichen Aufpreis von rund 9 % zu akzeptieren. [PwC Deutschland] Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Investition in Nachhaltigkeit durch eine höhere Kundenwertschätzung kompensiert werden kann.

Ein entscheidender Faktor für die Wirtschaftlichkeit ist die Betrachtung der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO). Ein energieeffizientes IT-Gerät mag in der Anschaffung teurer sein, spart aber über seine Lebensdauer durch einen geringeren Stromverbrauch erhebliche Betriebskosten. Genauso führen langlebige und reparaturfreundliche Produkte zu selteneren Ersatzbeschaffungen und reduzieren Abfallgebühren. Diese langfristige Perspektive kehrt die anfängliche Kosten-Nutzen-Rechnung oft um.

Zudem minimiert nachhaltiges Handeln finanzielle Risiken. Unternehmen, die ihren CO2-Ausstoß nicht reduzieren, sehen sich künftig möglicherweise mit steigenden Kosten durch CO2-Steuern oder den Emissionshandel konfrontiert. Reputationsschäden durch Skandale in der Lieferkette können ebenfalls zu massiven Umsatzeinbrüchen führen. Proaktives nachhaltiges Wirtschaften ist daher eine Form der zukunftsorientierten Risikovorsorge, die die finanzielle Stabilität des Unternehmens sichert.

Die Lücke zwischen der Absicht, nachhaltig zu konsumieren, und dem tatsächlichen Kaufverhalten ist eine bekannte Herausforderung. [EY-Parthenon] Unternehmen, die es schaffen, nachhaltige Produkte attraktiv, zugänglich und preislich wettbewerbsfähig anzubieten, können sich einen entscheidenden Marktvorteil sichern. Sie bedienen nicht nur eine wachsende Nachfrage, sondern positionieren sich auch als innovative und zukunftsfähige Akteure am Markt.

Häufige Fragen zum nachhaltigen Einkauf im Unternehmen

Ist nachhaltige Beschaffung nur für große Konzerne relevant?

Nein, nachhaltige Beschaffung ist für Unternehmen jeder Größe relevant. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können durch Flexibilität, regionale Verankerung und eine glaubwürdige Kommunikation punkten. Sie können oft agiler auf nachhaltige Innovationen reagieren und durch eine gezielte Positionierung neue Kundengruppen erschließen.

Wie lässt sich der Erfolg von nachhaltigem Einkauf messen?

Der Erfolg lässt sich über definierte Kennzahlen (KPIs) messen. Beispiele sind der prozentuale Anteil zertifizierter Produkte am gesamten Einkaufsvolumen, die CO2-Reduktion in der Logistik, die Abfallverringerung oder die Anzahl der auditierten Lieferant*innen. Diese KPIs sollten regelmäßig erfasst und berichtet werden.

Was ist der erste, konkrete Schritt für ein KMU?

Ein guter erster Schritt für ein kleines oder mittleres Unternehmen ist die Analyse der größten Ausgabenposten im Einkauf. Oft lässt sich in einem Bereich, wie zum Beispiel bei Bürobedarf oder Energie, mit einer Umstellung auf nachhaltige Alternativen (z.B. Recyclingpapier, Ökostrom) schnell und sichtbar ein erster Erfolg erzielen.

Wie geht man mit Lieferant*innen um, die Nachhaltigkeitsstandards nicht erfüllen?

Anstatt Lieferant*innen sofort auszuschließen, sollte zunächst der Dialog gesucht werden. Oft ist es wirksamer, gemeinsam einen Entwicklungsplan mit klaren Zielen und Fristen zu erarbeiten. Dieser partnerschaftliche Ansatz fördert die Transformation in der Lieferkette effektiver als ein reiner Ausschluss, der das Problem nur verlagert.

1. Questionmark in Zusammenarbeit mit der Albert Schweitzer Stiftung für unsere Mitwelt, ProVeg, Madre Brava und PAN International. Superlist Umwelt Deutschland 2025. Verfügbar unter: https://albert-schweitzer-stiftung.de/aktuell/superlist-umwelt-2025
2. PwC Deutschland. (2024). PwC-Umfrage „Die Deutschen passen Einkauf und Konsum an“. Verfügbar unter: https://www.pwc.de/de/pressemitteilungen/2024/klimafreundlicher-und-nachhaltiger-die-deutschen-passen-einkauf-und-konsum-an.html
3. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV). „Nachhaltiger Konsum im Online-Handel“ – Studie im Auftrag des Umweltbundesamts (UBA). Verfügbar unter: https://www.bundesumweltministerium.de/themen/nachhaltigkeit/konsum-und-produkte/nachhaltiger-online-handel
4. Keller, O., Sager, R., Schader, C., Jungmichel, N., & Teriete, M. (2022). Wie nachhaltig sind die deutschen Supermärkte? Systematische Bewertung der acht umsatzstärksten Lebensmittel-Einzelhändler in Deutschland aus Umweltsicht. Umweltbundesamt (UBA). Verfügbar unter: https://www.umweltbundesamt.de/sites/default/files/medien/479/publikationen/texte_107-2022_wie_nachhaltig_sind_die_deutschen_supermaerkte.pdf
5. EY-Parthenon. Studie: Nachhaltigkeit deutscher Konsument:innen. EY Deutschland. Verfügbar unter: https://www.ey.com/de_de/insights/consumer-products/studie-nachhaltigkeit-deutscher-konsument-innen
6. YouGov Deutschland GmbH. Sustainability matters – Nachhaltigkeit beim Lebensmitteleinkauf in Deutschland. Verfügbar unter: https://yougov.de/consumer/articles/35530-bei-60-prozent-deutschen-beeinflusst-der-gedanke-n